В случае появления определенных обстоятельств работник может быть отправлен в командировку.
Данное мероприятие подразумевает собой поездку трудящегося в регион, удаленный от основного места работы. Каждая командировка имеет определенную цель и задачи.
Поездки указанного типа могут быть нескольких видов – плановыми, внеплановыми, краткосрочными, продолжительными.
В них может отправиться как один, так и группа сотрудников.
Местность, в которую работодатель посылает трудящегося, может находиться как в пределах РФ, так и заграницей.
Вне зависимости от особенностей и вида мероприятия, каждое из них требует соответствующего документального оформления и определенной тактики действий обеих сторон трудовых отношений.
Как отправить работника в служебную поездку – правила и пошаговая инструкция
Прежде чем запустить процесс отправки работника в командировку, руководитель предприятия должен убедиться, что выбранного специалиста можно направить в поездку.
Выделяют несколько категорий трудящихся граждан, которых нельзя отправить в командировку. Среди таковых нужно выделить следующих сотрудников:
- девушек,ожидающих рождения ребенка;
- несовершеннолетних(за исключением работников, деятельность которых связана с творчеством –актеров, певцов, журналистов и т.п.);
- граждан,работающих по ученическому контракту.
Также важно учитывать, что некоторых работников отправить в поездку можно только после получения их согласия.
К таковым относятся:
- девушки,имеющие детей, не достигших возраста 3-х лет;
- родители детей-инвалидов;
- одинокие родители детей, не достигших возраста 5-ти лет;
- работники,осуществляющие медицинский уход за членами своей семьи;
- работники,имеющие инвалидность;
- родитель,являющийся единственным законным представителем ребенка, не достигшего возраста 3-х лет.
Только убедившись в том, что согласно ТК РФ,выбранный сотрудник может быть отправлен в служебную командировку, работодатель может запустить процесс ее оформления.
Для этого ему необходимо придерживаться определенной последовательности действий.
Пошаговая инструкция для кадровика, которая поможет правильно оформить служебную командировку работника:
- Шаг 1. Издание приказа.
Документ может быть оформлен в соответствии с унифицированной формой Т-9 или Т-9а (если в командировку отправляется группа лиц). В приказ вносятся данные о трудящемся, работодателе и деталях поездки.
Перед отправлением сотрудник получает деньги, предназначение которых – оплата жилья, проезда и прочих необходимых расходов.
Кроме этого работник получает суточные. Размер выплат определяется с учетом особенностей поездки — подробности здесь.
- Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (при необходимости).
С недавнего времени документ указанного типа перестал быть обязательным, поэтому каждая компания вправе сама принимать решение о необходимости их ведения.
Следует учесть, что данный момент должен быть отражен в нормативной локальной документации компании.
- Шаг 4. Внесение информации в журнал учета командировочных удостоверений.
Ситуация обстоит так же, как и с командировочными удостоверениями. Все зависит от того, оформляются эти бумаги,или нет.
- Шаг 5. Оформление и сдача работником авансового отчета.
Для выполнения этого действия командировочному сотруднику дается 3 дня, отсчет которых начинается с момента его возвращения из поездки.
Отчет заполняется по унифицированной форме АО-1.
К отчету в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие расходы, оплаченные в командировке – билеты, чеки и т.д.
- Шаг 6. Возвращение в кассу оставшихся денежных средств.
Этот шаг осуществляется в том случае, если он имеет смысл. Другими словами, если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, выданные ему работодателем.
Если таковые есть, оформляется приходный кассовый ордер. По договоренности с работодателем данная сумма может удерживаться из заработной платы работника.
- Шаг 7. Возмещение перерасходованных денежных средств.
Действие, полностью противоположное предыдущему. В зависимости от ситуации выполняется одно из них.
- Шаг 8. Правильное обозначение командировочных дней в табеле.
Как оформить командировку директора?
Какие документы нужно оформить сотруднику – документальный порядок
В настоящее время в обязательном порядке должны оформляться всего 2 документа:
- Приказ.
- Основная бумага, на основании которой сотрудник отправляется в поездку. В нем указываются подробности мероприятия:
- данные о работодателе;
- данные о сотруднике;
- данные о месте командировки;
- продолжительность и дата поездки;
- цель, для достижения которой работник и оправляется в командировку.
В приказе ставят личные подписи руководитель организации и командированный сотрудник.
Наличие подписи последнего означает согласие работниками с данными, отраженными в документе.
- Авансовый отчет.
Оформляется документ по унифицированной форме АО-1.
Изначально необходимые сведения в документ вносит работник, а после сдачи отчета в компанию-работодателя, незаполненные поля заполняются специалистами бухгалтерии.
Некоторые документы с недавнего времени оформляются по решению руководства.
Командировочные документы, которые не обязательны для оформления:
- Командировочное удостоверение.
В нем свои отметки ставит компания, принимающая командированного сотрудника.
- Служебное задание — образец.
Содержит в себе информацию о задачах, которые необходимо выполнить сотруднику во время нахождения в поездке.
- Отчет о выполненных задачах.
Заполняется специалистом по возвращении из командировки.
- Журнал учета командировок — образец.
В нем регистрируются данные о сотрудниках, отправленных в командировку.
- Служебная записка — образец.
Оформляется в том случае, если работник отправляется в поездку на личном транспортном средстве.
Читайте также об особенностях оформления однодневных командировок — ссылка.
Полезное видео
О порядке и правилах оформления командировки сотрудника, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Каждая командировка, вне зависимости от ее вида и длительности, должна быть оформлена соответствующим образом.
В обязательном порядке всегда оформляется приказ работодателя и авансовый отчет, заполняемый работником и бухгалтером.
Перед оформлением приказа работодатель должен убедиться, что сотрудника можно отправить в поездку, потому как некоторые категории трудящихся граждан нельзя направлять в поездку.
Только после этого он может приступить к остальным шагам оформления данной процедуры.
