В каждой организации должен вестись учет и регистрация оформляемой документации.
Четкое ведение этого процесса позволяет снизить риск возникновения проблем с отчетностью, утерей бумаг и других подобных недоразумений.
Информация об оформляемых документах в большинстве случаев вносится в соответствующий журнал, разработанный специально для этой цели.
Учету подлежит документация, касающаяся командировок. В частности, на предприятии должна вестись регистрация командировочных удостоверений.
Назначение документа
Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором фиксируется информация о командировке. В частности, о месте, в которое был отправлен сотрудник, а также о других подробностях данного мероприятия.
Удостоверение указанного типа выдается специалисту перед его отправкой в командировку.
По возвращению на рабочее место работник сдает документ руководителю в течение 3-х дней.
Он принимается и регистрируется в специальном журнале ответственным лицом. В основном в качестве такового выступает кадровик, назначенный для выполнения данного действия работодателем.
Главное предназначение журнала – регистрация и учет командировочных удостоверений. В случае возникновения необходимости руководитель может найти в нем нужную информацию, касающуюся этого вопроса.
Обязательно ли вести учет и регистрацию?
Важно отметить, что в настоящее время командировочное удостоверение не является документом, обязательным для заполнения.
Данную бумагу можно заменить билетом, на котором сотруднику ответственными специалистами делается отметка о прибытии работника на место командировки и выбытии из такового.
Из этого можно сделать вывод, что и журнал, созданный для учета и регистрации подобных документов, перестал иметь статус обязательного.
Несмотря на отмену обязательной необходимости ведения, многие работодатели продолжают их заполнять. Если на предприятии командировочные удостоверения не оформляются, то, следовательно, осуществлять их учет и регистрацию не нужно.
В такой ситуации учету подлежат документы, используемые вместо них. К примеру, билет, на котором ставится отметка о прибытии и выбытии из командировки.
Важно учитывать, что у командировочных удостоверений есть определенный срок сдачи руководителю. По возвращению из командировки сотрудник должен сдать документ в течение нескольких дней.
Технология, необходимость и правила заполнения документации должны быть установлены руководителем предприятия. Информация такого характера отражается в локальных нормативных документах фирмы.
Как оформить?
Журнал, в котором регистрируется командировочные удостоверения, как было указано ранее, не является обязательным документом. Именно поэтому унифицированной формы для его оформления не предусмотрено.
Работодатель вправе разработать собственный образец, или заполнять документ аналогично тому, как заполняются другие книги подобного назначения.
В стандартном виде журнал регистрации заполняется по следующей схеме:
- Обложка. На ней следует отражать информацию такого характера:
- полное название компании;
- дата начала ведения;
- дата окончания ведения. Заполняется при необходимости. В период заполнения журнала данная графа пустует.
- Основная часть. Представляет собой таблицу, в которую вносятся данные о сотруднике, командировочное удостоверение которого регистрируется. Отражению
подлежат такие сведения:
- инициалы трудящегося;
- занимаемая специалистом должность;
- описание места, в котором работник пребывал в командировке;
- номер командировочного удостоверения;
- инициалы ответственного специалиста;
- фактическая длительность командировки, точная дата прибытия и выбытия;
- подпись специалиста.
Подпись сотрудника выступает в качестве его согласия с информацией, указанной в журнале. Перед тем как ее оставить, работнику необходимо тщательно проверить подлинность данных.
Скачать образец
Скачать пример журнала выдачи – ссылка.
Выводы
Журнал в настоящее время, как и сами командировочные удостоверения, является документом, необязательным для ведения. Унифицированной формы для его заполнения нет.
Компания вправе как вести, так и не вести такой журнал. В случае его оформления необходимо придерживаться стандартных правил.
В форме отражается информация об удостоверении, специалисте, его предоставившем, подробностях командировки.
