Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.
Одной из таковых является авансовый отчет.
Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.
Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.
После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.
Именно это действие должно быть произведено одновременно с предоставлением авансового отчета.
Срок сдачи
Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.
Срок представления отчета по командировочным расходам:
- 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
- 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.
Правило, касающееся срока сдачи авансового отчета, обязательно к соблюдению.
В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.
По какой форме составлять?
Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.
Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.
Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.
Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.
Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.
При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».
Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.
Кто оформляет?
Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.
В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:
- сотрудники предприятия;
- физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.
При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.
Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.
Как правильно заполнить АО-1?
Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:
наименование компании-работодателя;- ОКПО организации;
- порядковый номер, присваиваемый отчету;
- дата составления бумаги.
Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.
Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:
- наименование отдела, в котором он числится;
- табельный номер;
- инициалы и должность;
- назначение полученных работником денежных средств.
Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.
Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.
Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.
Вместе с авансовым отчетом сотрудник сдает приложения – документы, подтверждающие его расходы. Отметку о таковых также необходимо сделать в отчете.
Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:
- дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
- наименование документа;
- точная сумма расходов;
- номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.
После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.
Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.
Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.
Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.
Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:
- инициалы трудящегося;
- порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
- сумма выданных денежных средств – прописью;
- общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).
Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.
Как отразить суточные?
При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.
Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.
Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.
Оформление электронных билетов
В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.
В настоящий момент времени действуют не только бумажные, но и электронные билеты. Оба варианта документа подлежат обязательному учету.
Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.
Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.
Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы
Скачать бланк формы АО-1 – excel, word.
Пример заполнения авансового отчета по командировочным расходам после командировки – скачать.
Образец заполнения отчета по загранкомандировке — ссылка.
Полезное видео
О правилах оформления авансового отчета и какую информацию необходимо отразить, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Авансовый отчет представляет собой документ, содержащий в себе информацию о денежных средствах, выданных командированному сотруднику для оплаты соответствующих расходов.
При возвращении из рабочей поездки трудящийся заполняет часть авансового отчета, к которой прикладывает документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки, квитанции и т.д.
Остальную информацию в отчет вносит бухгалтер. При принятии бумаги он заполняет и отдает работнику ее отрывную часть. Одновременно с этим сотрудник получает перерасходованные денежные средства, или, наоборот, возвращает в кассу оставшиеся.
Заключительный этап оформления отчета – проставление подписей ответственных лиц.
