Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.
Для заграничных командировок применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и пункт 10 Положения о командировках, закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.
Значительной отличительной чертой таких командировок являются валютные растраты, подтверждение которых должно отображаться работником по приезду в авансовом отчете и в дальнейшем компенсировано предприятием в рублевом эквиваленте.
Особенности заполнения по поездке за границу и отражение суточных
Авансовый отчет по командировке – это предоставление командированным сотрудником в течении тех рабочих дней после возвращения из служебной поездки информации о расходовании средств, выданных ему предприятием перед началом поездки.
Указанная в отчете информация должна подтверждаться приложением соответствующих документов (например, проездных билетов, чеков об оплате гостиничных номеров, фискальные чеки об оплате топлива, если поездка совершалась на личном (служебном) транспорте и пр.).
Представленный документ может быть составлен как на бланке, утвержденном законодателем (№АО-1), так и на фирменном бланке предприятия (организации), закрепленном в локальных актах.
Денежные средства на заграничную служебную поездку могут выдаваться направляющим предприятием (организацией) как в наличной, так и в безналичной формах.
При этом законодатель предоставляет возможность финансировать иностранные командировке в валюте страны направления, в российских рублях, а также в международной валюте.
Важно, что авансовый отчет должен предоставляться работником в той валюте, которая была выдана ему направляющим предприятием (с указанием пересчета на рубли в отдельной графе).
Также в соответствующей валюте необходимо вернуть средства, которые остались из сумм авансового платежа (если таковые остались).
При заполнении представленного документа работнику следует дублировать все иностранные ведомости, внесенные в отчет, на русском языке (допустимо просторечие).
Такой перевод может совершаться самим работником или третьим лицом.
По какому курсу и на какую дату считать валюту?
Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.
Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:
- При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
- При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.
Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.
В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.
Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).
Срок сдачи
При подписании приказа о направлении в командировку работник уведомляется о необходимости предоставления отчета о потраченных суммах в бухгалтерию направляющего предприятия (организации) в течении трех рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки.
Представленный срок устанавливается не самим юридическим лицом, на котором официально трудоустроен командируемый работник, а Банком России в своем Указании №3210-У от 11 марта 2014 года.
Заграничные командировки в представленном вопросе не являются исключением.
Важно отметить, что возвращением здесь следует считать приезд работника к месту постоянной работы, а не пересечение границы Российской Федерации.
Отсчет трех суток, предоставленных на предоставление авансового отчета, начинается после даты, которая была отмечена в приказе о направлении как дата окончания служебной поездки.
Если работник возвращается из командировки досрочно, как правило, в приказе о преждевременном окончании служебной поездки указываются сроки, предоставляемые для подачи в бухгалтерию соответствующего отчета.
Если возвращение работника из поездки совпало с оформлением листа нетрудоспособности, три дня начинают отсчет с даты закрытия представленной медицинской справки, поскольку в Указании Банка России закреплено положение о рабочих днях, а не о календарном исчислении.
Как оформить форму АО-1?
Заполнение авансового отчета по заграничной командировке должно осуществляться командированным сотрудником, однако на практике часто представленные документы составляются бухгалтером.
Выше указывалось, что отчетность по расходованию денежных средств, выданных работнику на заграничную поездку на выполнение служебного задания, предоставляется на унифицированном бланке или на фирменном бланке предприятия, разработанным для соответствующих целей.
Авансовый отчет заполняется на русском языке. Если имеются специальные отметки на иностранном языке – они дублируются русским.
Все документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки об оплате проживания, проездные документы и пр.) должны иметь приложенный перевод на русский язык).
Полная сумма трат, произведённых командированным сотрудником, фиксируется на обратной стороне унифицированного бланка или в специальной графе, отведенной для соответствующих ведомостей в фирменном бланке предприятия.
Также в отчете следует отметить сумму аванса, если она произведена в иностранной валюте (с указанием ее названия), а также ее пересчет на российские рубли (с учетом курса, действующим на момент утверждения авансового отчета по соответствующей командировке).
Для удобства расчётов все суммы лучше вносить в двух валютах (иностранная и рубли). В унифицированном бланке для таких ведомостей представлена специальная графа.
Если на бланке предприятия не отведено место для произведения соответствующих записей, допускается их приложение на отдельном листе.
Полезное видео
Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Отчет по заграничной командировке следует заполнять с учетом общих требований, установленных для служебных поездок в России. Отличительным моментом является валютная составляющая представленного документа.
Внесение ведомостей в авансовый отчет должно осуществляться в валюте, в которой выдавался платеж. При приложении подтверждающей документации необходимо учитывать, что она должна быть переведена на русский язык.
