Для решения различных производственных вопросов работодатель может отправлять трудящихся в командировки, в том числе за границу.
Цель зарубежных служебных поездок может быть самой разнообразной.
Визит работника в другую страну может понадобиться для обмена опытом, подписания заграничного контракта, выполнения других задач за рубежом подобного характера.
Командировка, подразумевающая собой отправку сотрудника за границу, должна оформляться в соответствии с установленными ТК РФ правилами.
Особые условия к оформлению данного мероприятия выдвигаются в том случае, если сотрудник выезжает за границу.
Как оформить зарубежную поездку?
Информация о служебных командировках отражена в 166 статье ТК РФ и других нормативных актах. Кроме этого сведения, касающиеся данной темы, могут присутствовать в локальной документации компании.
Первое, что оформляется перед отправкой в зарубежную командировку – приказ руководителя предприятия.
На основании этой бумаги специалист отправляется на определенный промежуток времени в другую страну для выполнения служебных задач.
В компании может быть разработан специальный шаблон, с использованием которого должны издаваться подобные приказы. Он, в свою очередь, должен быть утвержден соответствующим Положением или приказом.
Для оформления документа также разработан рекомендованный образец – форма Т9.
В распоряжении следует отражать такие данные:
наименование организации и структурного подразделения, специалист которого отправляется в зарубежную командировку;- код ОКПО;
- наименование документа;
- порядковый номер приказа;
- дата оформления распоряжения;
- сведения о работнике – инициалы, должность, табельный номер. Если в командировку за рубеж отправляется несколько сотрудников, данные о них оформляются в виде таблицы;
- сведения о месте командировки. Страна, регион, наименование встречающей компании;
- дата начала и окончания заграничной командировки, продолжительность мероприятия;
- информация об источнике финансирования;
- основание для издания распоряжения. В качестве такового может выступать заявление трудящегося, служебная записка начальника структурного подразделения и т.д.;
- подпись главного руководителя фирмы, его инициалы и должность;
- подпись специалиста, отправляющегося в зарубежную командировку.
В 2018 году вступили в силу новые правила, согласно которым командировочные удостоверения стали необязательными документами.
Каждый работодатель вправе решать сам, оформлять сотрудникам, отправляющимся в командировку такое удостоверение, или нет.
Отказ от ведения документооборота привычном образом не является нарушением. Информация о присутствии/отсутствии необходимости оформления командировочных удостоверений должна быть отражена во внутренних документах фирмы.
Аналогичным образом обстоит ситуация со служебным заданием.
Рекомендуемым к оформлению документом является дополнительное соглашение. Оно заключается с сотрудником на период действия командировки за границу.
В нем указываются нюансы, касающиеся данного события. К примеру, напоминание о необходимости оформления загранпаспорта. При необходимости работник оформляет медицинскую страховку.
Какие командировочные расходы оплачиваются при отъезде в другую страну?
Правила, обязательные к соблюдению при отправке трудящихся в командировки, в том числе зарубежные, отражены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки.
Согласно данному нормативному акту, сотрудники могут быть отправлены руководством в командировку за рубеж при возникновении соответствующей необходимости.
Продолжительность заграничного мероприятия также определяется работодателем. В документе отражен перечень трудящихся, которых нельзя отправить в командировку.
В Положении также указан перечень расходов, оплата которых – обязанность работодателя.
В стандартном случае таковыми являются:
- транспортные расходы и оплата арендованного жилья;
- дополнительные расходы, требующиеся для оплаты непостоянного места жительства во время командировки;
- иные денежные средства, потраченные работником после получения разрешения от руководства.
Перечисленный список считается стандартным, и оплачивается трудящемуся в любом случае, вне зависимости от места командировки.
Если последнее находится за границей РФ, к перечню добавляются другие расходы, обязательные к возмещению:
- денежные средства, потраченные на оформление загранпаспорта, визы и другой подобной документации;
- обязательные сборы – консульские и аэродромные;
- сборы, оплата которых необходима для получения права на въезд в другую страну или трансфер;
- расходы, потраченные на оформление обязательной медицинской страховки;
- другие обязательные платежи и сборы.
Технология возмещения сотруднику потраченных им денежных средств в предприятиях коммерческого плана устанавливается коллективным договором или другим локальным актом. Данное правила регламентировано 168 статьей ТК РФ.
Размер суточных при заграничной служебной поездке
Согласно нормам, установленным трудовым законодательством РФ, размер суточных при командировках за границу определяется работодателем самостоятельно.
Информация по данной теме при этом обязательно отражается в коллективном соглашении или другой подобной бумаге.
На величину суточных ключевое значение оказывает страна, в которую сотрудник отправляется в командировку.
В случае с коммерческими предприятиями размер выплаты устанавливается руководством.
Для работников государственных учреждений суточные устанавливаются Правительством РФ.
К примеру, при отправке в командировку в Белоруссию, работодатель должен установить величину суточных, которая равна 57 долларам.
В ситуации с Великобританией этот показатель возрастает до отметки 69 долларов.
Сведения по каждой из стран можно найти в Постановлении РФ №812.
В нормативном акте отражен перечень государств и величина суточных, которая должна устанавливаться работнику при отправке в страну из указанного списка.
Как рассчитать оплату за день отъезда и приезда?
Тема оплаты суточных в день отъезда и день приезда вызывает много вопросов у специалистов отдела кадров. К примеру, как оплачивать день отправки, если самолет, на котором работник отправляется в командировку, вылетает в 23:00?
Для того чтобы разобраться, как поступить в данной ситуации, необходимо изучить информацию, представленную ниже.
Днем отъезда в заграничную командировку считается день, в который транспортное средство, доставляющее специалиста в другую страну, выбывает из населенного пункта по расположению его места работы.
Днем приезда считается день, в которое транспортное средство, выполнявшее аналогичную функцию, доставляет сотрудника назад в домашний регион из-за рубежа.
Трудовым законодательством РФ установлено, что суточные при зарубежных поездках выплачиваются как за день отъезда, так и за день приезда.
При этом не играет роль время отправки и прибытия. Работник должен получить денежные средства даже в том случае, если отправка состоялась в 23:55, а прибытие в 01:00.
Как пересчитать затраты в валюте?
При отправке в командировку за границу суточные и другие виды выплат могут быть возмещены работнику как в иностранной, так и российской валюте.
Трудящийся вправе сам выбрать наиболее удобный для него способ.
В письме Минфина РФ от 17.07.2015 указано, что предпочтительным вариантом перечисления денежных средств на счет сотрудника является использование банковских карт — как перечислить на карту.
В Постановлении Правительства РФ №749 отражено, что технология расчета суточных и других выплат определяется коллективным договором.
Если сотрудник желает получить расчет за заграничную командировку в рублях, работники бухгалтерии должны пересчитать полагающиеся к выплате денежные средства в соответствии с курсом, установленным ЦБ РФ.
Учитывается курс Центробанка, установленный на момент перечисления денежных средств на счет трудящегося.
Как заполнить авансовый отчет при возврате из-за рубежа?
Авансовый отчет при поездке за границу может оформляться по унифицированной форме № АО-1 или в соответствии с бланком, разработанным работодателем. Документ заполняется несколькими лицами.
Прежде всего, информацию в отчет вносит сотрудник, который был в командировке. Помимо своих данных он указывает сведения о расходах.
К отчету он прилагает бумаги, подтверждающие расходы, указанные в отчете. После этого документ заполняется бухгалтером. Он вносит данные в строки «Израсходовано», «Остаток», «Перерасход».
Полезное видео
О размерах и правилах выдачи суточных при заграничных командировках, можно узнать из данного видео:
Выводы
При необходимости отправки сотрудника в зарубежную командировку работодатель издает соответствующий приказ, а также проверяет, можно ли отправить данного специалиста в поездку или нет.
Командированному сотруднику выплачиваются суточные, размер которых устанавливается коллективным соглашением или Постановлением Правительства РФ.
Работодатель также обязан оплатить работнику все расходы, в том числе транспортные. Важно учитывать, что оплате подлежит день отъезда и приезда.
