Направление работника на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы требует соответствующего документального оформления.
Помимо приказа, которым назначается командировка, в обязательном порядке следует проставлять дни такой поездки в табеле учета рабочего времени, поскольку этот документ лежит в основании начисления сотрудникам заработной платы, а также относится к отчетности предприятий (организаций) перед Федеральной налоговой службой.
Неверное проставление отметок о днях служебной поездки может привести к наложению штрафов за неправильное оформление первичной учетной документации.
Как учитывается?
Обязательство работодателя вести регистрацию отработанного сотрудниками времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса России.
Ведомости, которые в обязательном порядке вносятся в табель учета рабочего времени представлены Федеральным законом № 402 (пункт 2 статья 9).
Табель оформляется на каждом предприятии (в организации) с использованием утвержденных Положением Государственного комитета статистики России от 5 января 2004 года бланков Т-13 и Т-12. Этим же документом вносится разъяснение, какие именно сведения необходимо фиксировать в табеле.
Важно! Выбор формы (бланка), по которой будет вестись учет отработанного времени работниками предприятия, зависит от способа фиксации деятельности сотрудников: если учет осуществляется автоматизированным способом – бланк Т-13, при ручной записи, соответственно, Т-12.
Для правильного внесения сведений в табель каждому сотруднику присваивают индивидуальный номер, который проставляется в графе документа.
Ответственное лицо, уполномоченное заполнять представленную форму, назначается из числа бухгалтерии или кадрового отдела, которые непосредственно связаны с расчетом заработной платы трудящимся.
Каждый из указанных бланков имеет графы и строки, в которые следует вносить следующие ведомости:
- Табельный номер работника;
- Длительность отработанного временного отрезка или продолжительность неотработанного времени;
- Количество рабочих дней каждого работника;
- Явки на работу, пребывание в служебных поездках, посещение повышения квалификации, отпуск и т.д.
Для удобства заполнения табеля учета отработанного времени разработаны условные обозначения, которые вписываются цифровым и буквенным методами.
Как отметить командировочные дни — обозначения
Дни пребывания работника на выполнении служебного задания, предусмотренного приказом о командировке, в обязательном порядке должны фиксироваться в табеле учета рабочего времени наряду с отработанным временем на постоянном рабочем месте, поскольку именно представленный документ позволяет рассчитать и произвести расчёт с командированным сотрудником.
Стандартная процедура проставления в табеле дней пребывания трудящегося в служебной поездке представляет собой фиксацию в соответствующей ячейке бланка кода «К».
Помимо указанного символа командированному работнику могут быть поставлены и другие, сопутствующие, условные обозначения.
Что ставить, если поездка выпадает на выходной день?
Для того, чтобы произвести правильный финансовый расчёт с командированным работником следует вести учет отработанных выходных дней в командировке. Для этого в верхней ячейке ставится буква «К», а в нижней «В».
Вне зависимости от того, выполнял ли сотрудник в день отдыха часть служебного задания или находился в дороге (к месту командировки или назад), это время, в соответствии с законом, оплачивается по двойной ставке среднего заработка.
Как отразить больничный командированного работника?
Если во время командировки работнику был открыт больничный лист и руководитель дал согласие на продление срока поездки для выздоровления и окончания выполнения поставленной приказом о направлении служебной задачи, дни, в которые работник пребывал в поездке и болел отмечаются символом «К» в верхней строке и символом «Б» в нижней.
Больничный лист командированным гражданам оплачивается на общих основаниях.
Как обозначается сверхурочная работа?
Превышенное время работы во время пребывания в командировке отмечается в табеле учета рабочего времени как «К/С» и указанием точного количества переработанных часов.
Сверхурочные, а также работа в ночное время, оплачиваются командированным работникам аналогично таким рабочим режимам на постоянном месте работы.
Образец заполнения
Порядковый номер |
Фамилия имя отчество сотрудника, должность, табельный номер |
Выходы/пропуски |
|||
дата |
|||||
01.12 |
02.12 |
03.12 |
04.12 |
||
1 |
Ганжиров Петр Олегович, главный механик, 53422 |
К |
К |
К |
К |
В |
В |
Выводы
Табель учета отработанного времени является основанием для произведения расчета с работником, направленным в служебную поездку.
Представленный документ заполняется на специальном бланке путем проставления специальных символов. Игнорирование требований по ведению учетных документов может привести к наложению на работодателя штрафных санкций.