Законом не ограничено минимальное и максимальное количество дней командировки — читайте о продолжительности здесь.
Поэтому длительность поездки вполне может определяться работодателем и может составлять и 1 день.
Соответственно, однодневная командировка не противоречит закону.
Нужен ли приказ?
Так как однодневная командировка оформляется стандартным образом, она подразумевает составление специального приказа по форме Т-9 или Т-9а.
Поэтому ответ на вопрос однозначен — да, приказ обязательно издается.
Положены суточные или нет, если работник едет в соседний город?
Отличий в однодневных или многодневных командировках законом не предусмотрено — как оформить многодневную поездку?
Поэтому в бухгалтерских и кадровых документах они отображаются и оплачиваются одинаково:
- если выпадает на рабочий день – оплата командировочных расходов производится по среднему;
- если выпадает на выходной или праздничный –оплачивается по среднему, но в двойном размере.
Единственным отличием в таких командировках по городам РФ является то, что суточные за один день не платят.
Если сотрудник едет за границу на срок меньше 1 дня,оплачивается половина положенной суммы.
При этом разрешается на усмотрение работодателя прописать во внутренней документации условие об оплате суточных при командировке за один день.
Что такое суточные и в каком размере они платятся, читайте здесь.
Как оплачивается – правила оплаты командировочных расходов
Работодатель выплачивает сотруднику на командировочные расходы следующие суммы:
Когда работник едет в другой или соседний город на один день, работодатель вправе не выплачивать ему суточные.
Однако он может прописать в договоре определенную сумму и на свое усмотрение платить еще и при однодневных поездках. Закон ему этого не запрещает.
Если в положении о командировках такого пункта нет, перед выплатой обязательно издается приказ.
Суточные могут оплачиваться в любом размере. Однако есть ограничения, сверх которых придется платить налоги.
Так при поездках по РФ не облагаются налогом суточные в размере 700 руб., за рубеж — 2500 руб.
Важно! Расходы на жилье в другом городе может оплачиваться в однодневных командировках, если сотруднику требуется где-то остановиться и отдохнуть перед дорогой.
Если сотрудник едет в соседний город на личном или служебном транспорте составляется служебная записка, описывающая необходимость такого передвижения.
Дополнительно прописывается маршрут и примерная стоимость. На основании служебной записки работодатель компенсирует ГСМ из расчета по километражу.
Важно! Если командировочный день выпадает на выходной или праздничный, он оплачивается в двойном размере.
Как оформляется однодневная поездка в другой населенный пункт?
Однодневные командировки оформляются так же, как и длительные:
- Составляется служебная записка на направление сотрудника.
- Если сотрудник относится к льготной категории граждан, с него рекомендуется взять согласие — кто может отказаться от поездки.
- Далее издается приказ по форме Т-9 или Т-9а (в зависимости от того, один он едет или командируют несколько человек).
Работодатель также вправе разработать свою индивидуальную форму документа.
Однако распоряжение должно содержать обязательные реквизиты:
- название компании;
- дата и номер оформления документа;
- данные сотрудника (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
- название города или иного населенного пункта, куда командируют сотрудника;
- длительность поездки (с какого по какое число);
- цель;
- за счет каких средств поездка;
- основания для направления в командировку;
- подпись руководителя;
- подпись об ознакомлении сотрудника.
Скачать образец приказа на однодневную командировку – word.
В приказе не должно быть ошибок, описок и исправлений. Такой документ подшивается в отдельную папку и хранится в отделе кадров.
Организация может оформить на работника служебное задание и командировочное удостоверение.
Однако делать этого не обязательно так же, как и вести журнал учета выбывающих сотрудников.
Дополнительно составляются документы:
- заявка на кассовый расход или заявка на получение денег;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение.
В табеле учета рабочего времени обязательно ставится отметка в виде буквы «К», означающая командировку. Порядок обозначения поездок в табеле — ссылка.
Когда сотрудник вернется из другого города, он обязан отчитаться за потраченные средства.
С этой целью он делает авансовый отчет. К нему прикладываются все чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
Форма авансового отчета утверждена законом и заполняется согласно строго установленным правилам – АО-1.
Скачать авансовый отчет АО-1 – excel, word.
Выводы
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Командировка на один день не запрещена на законодательном уровне.
- Однодневные поездки оплачиваются стандартно. Исключением является выплата суточных. Суточные оплачиваются только в том случае, если данное условие оговорено коллективным договором. По закону работодатель не обязан платить суточные.
- Однодневная командировка оформляется как обычная служебная поездка. Чтобы направить человека на один день, придется издать специальный приказ по форме Т-9, Т-9а или по утвержденной на предприятии форме.
- По приезду работник обязан отчитаться, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Этот документ утвержден законом и заполняется по строго установленным правилам.
- С суммы свыше 700 руб. суточных за день при командировке по РФ и 2500 за границу,придется платить налоги.
- Работодатель вправе не платить работнику суточные за один день по закону. Если им будет принято решение выплачивать их, такое условие прописывается в коллективном договоре.
