Отправляя сотрудника в командировку, отделом кадров готовится необходимая документация, подписанная руководителем предприятия.
Служебная записка от имени командировочного сотрудника является основанием всей процедуры.
Нужно ли оформлять?
Служебной запиской является документ, который подтверждает факт (время) пребывания конкретного специалиста на месте его направления для исполнения служебного долга.
Ее составление необходимо в случаях, когда:
- работника направили в командировку на автомобиле (собственном, служебном, арендованном);
- специалист не имеет других доказательств выполнения служебного поручения.
Служебная записка является документом-основанием для расчета суточных работнику и подтверждения его затрат.
Кто составляет?
Служебная записка оформляется письменно самим специалистом, направляющимся в командировку.
Ее необходимо полностью заполнить к дате возвращения поездки.
Как правильно составить текст?
Являясь важным первичным бланком, служебная записка должна содержать все необходимые реквизиты для подобного рода бумаг (перечень обозначен в статье 9 №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года).
В число этих реквизитов входят:
название бумаги;- наименование хозяйствующего субъекта, в штат которого зачислен работник;
- ФИО и должность специалиста;
- дата составления служебки;
- населенный пункт командировки, ее продолжительность;
- подпись сотрудника с расшифровкой;
- приложения к документу.
Помимо указанных сведений в связи с осуществлением командировки на автомобиле, необходимо обозначить его марку и государственный номер регистрации транспортного средства.
На предприятии может быть разработан собственный образец для заполнения служебной записки, оформленный в виде таблицы.
Утвердить ее надо в локальных актах организации. На разработанном документе можно внести информацию в известные поля, а по приезду из командировки заполняются остальные сведения и проставляется подпись сотрудника.
Образец текста служебки о направлении генерального директора
Наряду с тем, что директор предприятия также является наемным работником, он не освобождается от заполнения обязательной документации при необходимости отправления в командировку. Не имеет значения поехал директор за рулем автомобиля или воспользовался услугами личного водителя.
Зачастую складывается мнение, что руководитель предприятия освобождается от оформления служебной записки. Это мнение ошибочное, издавая и утверждая приказ о своей командировке, руководитель не подтверждает ни факт самой командировки, ни ее длительность.
Обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку не зависит от статуса и должности работника.
Как и рядовой специалист компании глава фирмы обязан предоставить служебную записку.
Но мнение Роструда отличается на этот счет. В основу этого суждения входит факт, что руководитель фирмы самостоятельно принимает решение в тех или иных вопросах, и не нуждается в оформлении документов. Он все равно проставит на них свою визу, то есть продублирует свое решение.
Утвержденной формы бланка записки не предусмотрено, основываться необходимо на главные принципы делопроизводства.
Командировка директора предприятия должна быть обусловлена оправданной целью и необходимостью для развития деятельности компании.
В текстовой части документа прописывается:
«В соответствии с приглашением ООО «…» и необходимостью расширения рынка сбыта прошу откомандировать меня на … дней (дата начала и окончания поездки) в город …».
Данная категория записок является наиболее востребованной и составляется для отъезда с рабочего места по причине служебной необходимости.
Для компенсации расходов в тексте прописывается также просьба об их возмещении после возвращения из командировки.
Определяется список услуг, на которые были израсходованы денежные средства для служебной необходимости.
В качестве подтверждения данных расходов к заявлению прикрепляются все чеки, авиабилеты, квитанции, железнодорожный билет, иные документы, отчетливо фиксирующие дату отъезда сотрудника и его возвращение.
Выводы
Подписывает всю документацию компании, утверждает ее, в том числе и бумаги по предстоящей командировкой директор компании. Ее необходимо согласовать с бухгалтером предприятия, все понесенные расходы оформить надлежащим образом.
Законодательные акты не прописывают четкой сдачи отчетности по расходам за исполнение служебного задания. Все бумаги, подтверждающие затраты сотрудника необходимо предоставить в бухгалтерию как можно раньше, сразу после приезда.
