Когда сотрудника направляют в командировку, работодатель обязан платить ему зарплату по среднему заработку, суточные, а также компенсировать расходы на проезд и проживание.
В текущем материале разберемся, как оплачивается проживание и какие документы требуется предоставить работодателю.
Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.
Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.
Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.
Пример:
Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.
В положении о командировках указано, что сумма превышения командировочных расходов может составлять до 1000 руб. в сутки.
Согласно авансового отчета, он потратил на проживание в гостинице 12000 рублей. Соответственно, разницу в сумме 3000 рублей работодатель ему возместит.
Какие еще расходы оплачивает работодатель в командировке, читайте здесь.
Оплата гостиницы и гостиничные документы
На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.
К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке. Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.
Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов.
Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:
- договор;
- счет-выписка.
Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:
- реквизиты гостиницы;
- паспортные данные жильца;
- сумма оплаты за проживание;
- срок нахождения в номере;
- печать и подпись.
Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке. И именно она прикладывается к авансовому отчету.
Важно! Факт оплаты подтверждается кассовым чеком либо приходным кассовым ордером, оформленным по правилам бухгалтерского учета.
Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице.
Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.
Отчетные бумаги в квартире посуточно
Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги.
Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.
Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.
Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.
Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.
Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.
Без подтверждающих документов
Нельзя оплатить возмещение за проживание в квартире или гостинице, если у человека нет подтверждающих документов.
Бухгалтерия просто не сможет при таких обстоятельствах отчитаться в налоговой инспекции за выплаченные средства, и они будут признаны как доход.
На практике некоторые работодатели устанавливают в таких случаях компенсационные выплаты.
Согласно закону, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату на расходы жилья, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в размере до 700 рублей по РФ и 2500 за рубежом.
Поэтому оплатить-то их, конечно, можно, но налоги с компенсации придется платить.
НДФЛ с компенсации выплачивается за счет средств работника.
Поэтому лучше искать жилье, при оплате которого выдают квитанции, оформленные должным образом.
Выводы
По представленной теме выделим несколько основных выводов:
- Работодатель обязан возмещать оплату проживания сотрудника в командировке.
- Командированный сотрудник несет обязательство в течение 3 дней по возвращении из поездки отчитаться работодателю за понесенные расходы.
- Если работник не сможет предоставить чеки на оплату гостиницы или съемной квартиры, работодатель сможет ему компенсировать затраты, но тогда с этих сумм придется платить налоги.
- В авансовый отчет о командировке требуется вложить квитанцию, подтверждающую оплату жилья, оформленную в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
- Дополнительно за проживание работодатель оплачивает работнику суточные. Они не подлежат отчету, оплачиваются за каждый день, проведенный в командировке. Сумма до 700 руб. при командировке по РФ и 2500 руб. за границей – не подлежит налогообложению.
- Оплата за проживание сотрудника в командировке производится до отъезда. По приезду работник вносит в кассу неиспользованные средства или получает от работодателя перерасход на основании авансового отчета.
