Трудовая деятельность многих сотрудников включает в себя командировки. Под последними принято понимать отъезды трудящихся в другую местность на определенный промежуток времени.
Данной теме в Трудовом Кодексе отведены несколько отдельных статей. В частности, под номерами 166 и 167.
Порядок оформления служебных поездок требует особого внимания. Работодатель должен позаботиться о грамотном оформлении соответствующих бумаг, в том числе журнала регистрации.
Для чего нужен?
Основное предназначение журнала учета командировок – фиксация информации о специалистах, отправляющихся по служебной необходимости в поездки.
Документация указанного характера является актом первичного учета, используемого в бухгалтерском и налоговом учете.
В налоговом учете журнал может быть использован в качестве подтверждающего материала. Наличие бумаги доказывает, что в конкретный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине пребывания в командировке.
Также журнал используется для достижения других целей. Среди таковых необходимо выделить следующие:
- получение информации о работниках, отправленных в командировку, подробностях данного мероприятия, длительности и количеству таковых;
- получение информации о частоте деловых встреч;
- произведение расчета с сотрудниками, которые были отправлены;
- организация сотрудничества с компаниями-партнерами;
- получение информации о числе сторонних трудящихся граждан.
В общем итоге можно сказать, что журнал командировок, прежде всего, нужен для ведения в организации статистического, кадрового и управленческого учета.
Обязательно ли вести учет и регистрацию работников, выбывающих в поездки?
В 2019 году оформление командировок существенно изменилось.
Некоторая документация, которая до ближайшего времени была обязательной, в настоящее время потеряла такой статус.
В текущем году к числу обязательных не относятся такие документы:
- командировочное удостоверение. Его можно заменить билетом, в котором должна стоять дата прибытия и выбытия;
- служебное задание;
- отчет о выполнении служебного задания;
- журнал регистрации командировок.
После введения изменений, начиная с августа текущего года, у работодателей появилась возможность отказаться от ведения перечисленной документации.
При желании можно продолжать вести на предприятии прежний документооборот.
Информация, которая указывается в журнале командировок, присутствует в других бумагах. К примеру, в приказе руководителя, на основании которого сотрудник отправляется в поездку. Именно в связи с этим пропала обязательная необходимость ведения журнала указанного типа на предприятии.
Если в компании присутствует такой журнал, информация о правилах его ведения должна быть отражена в нормативной внутренней документации.
К примеру, в качестве таковой может выступать Положение о командировках. Технология оформления командировок может также отражаться в приказе руководителя компании.
В ситуации, когда в организации не заполняется журнал командировок, вместо него ведется несколько других – выбытия и прибытия. Оформлением такой документации занимается руководитель предприятия или специалист, назначенный им ответственным.
Как оформить?
Журнал указанного образца не имеет унифицированной формы, потому как не является обязательным. Его не могут запросить для проверки сотрудники контролирующих органов, он больше не используется в бухгалтерском учете.
Руководитель, принявший решение вести журнал, вправе самостоятельно разработать его форму. В документе следует отразить следующую информацию:
- наименование документа;
- дата начала ведения (при окончании заполнения также ставится соответствующая дата);
порядковый номер каждой внесенной записи (он же является регистрационным номером);- сведения о сотруднике, отправляющемся или приехавшем в командировку;
- длительность служебной поездки, дата ее начала и окончания;
- подписи ответственных лиц.
Журнал должен быть пронумерован и прошит. В нем указывается информация о работнике, ответственном за его ведение.
В документе свою подпись ставит руководитель. Под каждой оставленной записью в обязательном порядке расписывается специалист, который ее оставил.
Скачать образец
Скачать пример журнала учета и регистрации командировок и работников, в них выбывающих – word.
Выводы
Журнал учета и регистрации командировок выполняет несколько функций. Прежде всего, в нем фиксируется информация о данном событии и сотруднике, принявшем в нем участие.
Документация носит необязательный характер. Решение о его ведении/неведении принимается работодателем самостоятельно. Отказ от заполнения журнала не является неправомерным действием.
