Служебные поездки сотрудников для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы влекут за собой денежные затраты.
Командировки осуществляются по приказу работодателя и должны быть профинансированы за счет предприятия путем выдачи работнику аванса (часть 1 статьи 168 ТК РФ и пункт 10 Постановления Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года).
Как получить деньги подотчет?
Затраты на проезд к пункту назначения командировки, наем жилья на время пребывания не по месту постоянной работы, а также суточные расходы в соответствии со ст.168 Трудового кодекса покрываются работодателем.
Помимо этого, если служебная поездка подразумевает расходование дополнительных финансов (например, приобретение командированным механиком запчастей для осуществления ремонта техники), аванс должен включать в себя соответствующие дополнительные денежные суммы.
Аванс на командировку выдается в бухгалтерии предприятия, которое направляет работника в служебную поездку и может производиться как в наличной, так и в безналичной форме (на банковскую зарплатную карточку сотрудника).
Для того, чтоб работнику был выдан аванс на расходы, связанные со служебной поездкой, необходимо наличие одного из двух ниже представленных документа:
- Заполненная надлежащим образом форма Т-9 (или приказ начальника на фирменном бланке предприятия);
- Заявление на выдачу командировочных денежных средств, составленное работником и завизированное руководителем.
В случае, когда производится наличный расчёт, необходимо заполнение расчетного кассового ордера, который утвержден постановлением №88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.
Аванс выдается на руки самому командированному работнику по удостоверению личности (паспорт) либо его представителю при предъявлении заверенной нотариально доверенности.
Кассир предприятия (организации) прописывает словами в расчетном кассовом ордере выданную сумму.
После получения аванса сотрудник должен в присутствии кассира пересчитать всю сумму и поставить подпись в ордере в случае соответствия.
Безналичный расчет командировочного аванса разрешен в соответствии с письмом Министерства Финансов Российской Федерации №02-03-10/37209, письмом Казначейства №42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года и регулируется локальным актом предприятия (организации) (коллективным трудовым договором).
При безналичном расчете приказ начальства на выплату аванса на служебную поездку передается в бухгалтерию предприятия (организации) и является основанием для перевода рассчитанной суммы на зарплатную карту работника.
В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты.
Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа.
Если срок командировки был продлен, работодатель должен профинансировать расходы сотрудника за все дни продления путем перевода дополнительных средств на банковскую карту.
Важно! Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку.
Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.
Как оформить заявление?
Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой.
Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации – состоять из шапки, основной части и заключения.
Заявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника.
В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку (номер, дата), период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов (на проживание, проезд, суточные траты).
Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.
В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства.
Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций.
Скачать образец заявления на получение аванса на командировку – word.
В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах?
Отчет о растрате командировочного аванса – это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст.ст.313—314 Налогового кодекса РФ.
Представленный отчет должен быть составлен на специальном бланке №АО-1 и предоставлен работником в течении трех рабочих дней после окончания командировки (абз.2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года).
К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр.
Полезное видео
Чем подтвердить командировочные расходы, рассказано в данном видео:
Выводы
Выдача аванса на командировку – это обязательный пункт, без выполнения которого направление работника в служебную поездку является незаконным.
Платеж может быть произведет путем выдачи наличных средств из кассы или безналичным переводом необходимой суммы на банковскую карту.
Все произведенные сотрудником растраты должны быть отражены в отчете по авансовому платежу и подтверждены документально.
