Необходимость передачи дел между специалистами возникает часто, но данная процедура упоминается в локальной документации предприятий лишь изредка.
Этот вопрос не отражается должным образом и в нормативных правовых актах, направленных на регулирование трудовых отношений.
А в этой области проблемные моменты, которые возникают из-за неверного оформления приема-передачи дел, на сегодняшний момент не теряют своей актуальности.
Дела передают из-за:
- непрерывности рабочего процесса;
- надлежащие выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
Необходимость передачи дел возникает во время отпуска, длительной командировки, болезни и увольнением работника.
Как передаются дела?
Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.
Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).
На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.
В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.
Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.
Осуществить передачу правильнее в день увольнения.
Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.
Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.
При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.
Нужно ли составлять распоряжение?
Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.
Должности, для которых требуется данная процедура:
- директор;
- главный бухгалтер;
- кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
- материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).
Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.
На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.
При уходе главного бухгалтера
Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:
составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;- осуществление инвентаризации;
- встреча бухгалтера с преемником;
- составление акта передачи с подробным списком дел.
Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.
Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.
Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:
- регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
- индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
- дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.
Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.
Скачать образец
Скачать пример приказа о передаче дел и документов при увольнении главного бухгалтера – word.
О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ
В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.
В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.
Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:
переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;- проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
- составление акта передачи имущества новому специалисту.
В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.
Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.
Пример
Скачать образец приказа о передаче материальных ценностей при увольнении материально-ответственного лица – word.
Выводы
Отсутствие указаний на законодательном уровне по процедуре передачи дел говорит об отсутствии обязательного оформления приказа для всех без исключения сотрудников.
С другой стороны, его оформление позволит избежать ошибок при осуществлении бухгалтерского учета и учета материальных ценностей, которые могут начаться при смене бухгалтера и материально-ответственного специалиста.
