Передача дел не регламентирована на законодательном уровне.
Однако рекомендуется ее проводить документально, чтобы избежать проблем, не упустить передачу всей документации и ценностей.
Для оформления данной процедуры используют акт.
В текущей статье рассмотрим, как правильно оформить его оформить и обязательно ли его наличие.
Как передать дела?
С целью передать дела рекомендуется придерживаться такого порядка действий:
- Введение в курс дела и ознакомление принятого главного бухгалтера с должностной инструкцией и приказом относительно передачи дел.
- С целью инвентаризации документации и дел, вверенных главному бухгалтеру, создается комиссия.
- Проверка отчетности и ее состояния. Разрешается привлечение аудитора.
- Непосредственная приемка-передача дел. Пояснения от бывшего главного бухгалтера новому сотруднику по поводу отклонений и нарушений, а также по работе с документами.
- Составление и подписание передаточного акта. Визирование заинтересованными лицами.
После документальной передачи дел, за них отвечает вновь принятый главбух организации.
Читайте также: Как передать дела при увольнении кадровика?
Нужно ли оформлять документ о приеме и сдаче?
При увольнении из компании главного бухгалтера производится передача вверенной ему документации и отчетности. С этой целью составляется акт приема-передачи.
Можно, конечно, этот документ не оформлять. Но потом сложно будет доказать, в каком состоянии были получены дела сотрудника.
Поэтому в интересах обеих сторон все-таки оформить такой документ в двух экземплярах и подписать его.
Главный бухгалтер производит передачу документации за последние пять лет.
Передать дела можно новому главному бухгалтеру, другому сотруднику бухгалтерии или непосредственно руководителю.
Как составить?
Законом не утвержден специальный бланк акта приема-передачи при увольнении главного бухгалтера. Поэтому организации вправе утвердить свою форму документа.
Рекомендуется в документ включить пункты:
- дата совершения передаточной процедуры;
- перечень лиц, вовлеченных в передачу дел (аудиторы, работники бухгалтерии);
- перечень изученных документов с обозначением дат и наименований, подлежащих сдаче;
- ошибки и нарушения в передаваемой документации;
- расхождения данных в бухгалтерской и налоговой отчетности;
- несоответствие данных на бумажном носителе с программой;
- перечень передаваемых бланков строгой отчетности и ценностей, вверенных главному бухгалтеру;
- если есть расхождения при инвентаризации нужно приложить письменные объяснения.
Печать на акте не является обязательным реквизитом. Но если форма компании предусматривает ее наличие, значит, поставить ее придется.
Дополнительно по акту приема передачи передаются печати, ключи от сейфов, коды, пароли в систему «клиент-банк» и т.п.
Особое внимание необходимо уделить передаваемой документации за последние три года, за это время может быть проведена налоговая проверка.
В конце документа прописывает перечень приложений к документу.
На акте обязательно проставляются подпись принимающей и передающей стороны, а также руководителя компании.
Если при процедуре участвуют другие лица, они тоже ставят свою визу о согласовании.
Скачать образец
Скачать пример акта приема-передачи дел и документов при увольнении главного бухгалтера – ссылка.
Акт должен оформляться согласно основным правилам делопроизводства. Не допускается в документе совершать ошибки или описки.
Акт разрешается составить от руки или напечатать на компьютере. При этом, первый вариант практически не используется, печатная версия более читаема.
Для оформления используется белый лист формата А-4, можно фирменный бланк. Все подписи на документе должны быть «живыми».
Выводы
По обозначенной теме можно выделить несколько основных моментов:
- Главный бухгалтер при увольнении обязан передать дела новому сотруднику, иному уполномоченному руководителем лицу компании либо самому руководителю.
- С этой целью используют соответствующий акт приемки-передачи.
- Унифицированной формы или бланка в законах нет. Работодатели вправе разрабатывать его самостоятельно, но согласно основным правилам делопроизводства.
- Бланк рекомендуется оформлять в количестве двух штук, для каждой из сторон. При необходимости всегда можно сделать копию документа.
- Документ приема передачи дел в обязательном порядке согласовывается генеральным директором, для этого на нем проставляется его подпись.
- Нельзя допускать ошибки и описки при оформлении подобной документации. Такие недочеты чреваты серьезными последствиями.
