Когда увольняется лицо, ответственное за материальные ценности или документы, нужно передать вверенное ему имущества, дела по специальному акту приема-передачи.
В настоящем материале разберемся, когда следует оформить данный бланк в случае увольнения сотрудника, и как правильно его заполнить.
В каких случаях составляется?
Передаточный акт является внутренним документом компании.
Такая документация может оформляться при увольнении или переводе ответственного за имущество предприятия лица, то есть при высвобождении определенных должностей.
Необходимость передачи при увольнении сотрудника может возникнуть в отношении:
- дел и документов;
- имущества;
- ценностей.
Когда при увольнении передаются имущество, ценности и бланки строгой отчетности, сначала проводится ревизия и составляется инвентаризационная ведомость.
После этого имущество в наличии вписывается в акт и передается новому ответственному лицу.
На предприятии есть несколько заинтересованных людей в оформлении такого документа: сам руководитель, лицо, передающее и лицо принимающее дела.
Данная передаточная форма помогает по пунктам отследить, что и в каком количестве передается от одного ответственного сотрудника к другому.
Важно! Прием дел и документов при увольнении может происходить в присутствии свидетелей.
Тогда на акте дополнительно проставляют их подписи.
При отсутствии акта приема-передачи на ответственного сотрудника можно «повесить» нехватку ценных бумаг и другого имущества.
Читайте также: Как оформить приказ о передаче дел и документов?
Как оформить для передачи дел и документов сотрудника?
Акт приема-передачи подтверждает факт непосредственной передачи вверенной ответственному лицу документации и дел.
Смена директора, бухгалтеров, кадровых работников и других материально-ответственных лиц сама по себе предполагает передачу документов или имущества.
Передаются как материальные ценности, так и дела, документы. Акт свидетельствует о фактическом перемещении имущества или пакета документации от одного ответственного лица к другому, что исключает утери и взаимных претензий в будущем.
Передаточный бланк не имеет определенной, утвержденной законом формы. Оформлять его можно в свободном виде.
При этом существуют обязательные пункты подобной документации:
- дата составления;
- место оформления (город);
- наименование бланка;
- сведения о передающей стороне;
- данные получателя;
- фраза о том, что документы согласно приложенного списка передаются такому-то лицу в конкретную дату в связи с увольнением передающей стороны;
- получатель ставит подпись о том, что получил бумаги в полном объеме;
- обозначение факта отсутствия претензий друг к другу;
- визы обеих сторон.
В случае передачи дел и документов перечень прилагаемой документации обычно оформляется в виде табличного документа.
Каждый из них, желательно, обозначить с реквизитом, датой издания, количеством листов и экземпляров.
Важно! Нехватка бумаг, ценностей и листов тоже отображается в акте приема-передачи отдельным пунктом.
Акт составляется в количестве двух штук: для передающей и для принимающей стороны.
Дополнительно на нем проставляется утверждающая виза руководителя. Для оформления допускается использование фирменных бланков компании.
Бухгалтер, к примеру, при увольнении может передавать такие бумаги:
- годовые и квартальные отчеты;
- налоговая документация;
- расчетные ведомости по зарплате;
- авансовые отчеты сотрудников;
- чековые книжки;
- журналы учета;
- и т.п.
Также они могут передавать печати, штемпели и денежные средства (кассовые работники).
Кадровые работки при увольнении передают такую документацию:
- личные дела сотрудников;
- журналы учета;
- приказы и распоряжения по личному составу;
- трудовые книжки;
- и т.п.
Скачать образец
Скачать образец акта при передаче дел директора новому сотруднику при увольнении – ссылка.
Скачать пример приема-передачи документов – ссылка.
Выводы
Когда ответственный сотрудник при увольнении передал все вверенное ему имущество и документы, он получает на руки акт с отображение факта отсутствия претензий.
Организация продолжает работать дальше, как и работала без перебоев. Передаточную форму о приеме-передаче рекомендуется составлять как можно подробнее, прописывая все нюансы.
