Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.
В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.
В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.
Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.
Как передать дела при уходе кадрового работника?
Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.
Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:
- Создание специальной комиссии.
- Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
- Оформление соответствующих актов приема-передачи.
Создание комиссии — не обязательный, но рекомендуемый этап. С целью ее создания руководителем издается приказ, в котором должна отображаться информация о ее членах и их полномочиях.
Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:
- руководитель компании или его заместитель;
- главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
- инженер по охране труда;
- юрист и т.д.
Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.
Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.
Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.
В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.
По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.
Читайте также: Порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера.
Нужен ли передаточный документ?
Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.
Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.
Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.
В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:
- наименование бумаг и дел;
- период действия;
- точное количество;
- замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.
Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.
Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.
Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.
После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.
С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.
Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:
- инициалы и должность ее владельца;
- номер и серия вкладыша;
- общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).
Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.
Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.
Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.
Скачать образец
Пример акта приема-передачи кадровых документов при увольнении кадровика — word.
Оформление для передачи трудовых книжек
Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.
Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.
При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.
В первой части акта указываются следующие сведения:
- наименование компании и бумаги;
- город регистрации фирмы;
- дата оформления акта;
- должность и инициалы главного руководителя предприятия;
- инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.
Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.
В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.
Пример
Скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек при увольнении кадровика- word.
Полезное видео
Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео:
Выводы
Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика.
В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру.
Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании.
