Прием сотрудника на работу должен сопровождаться оформлением соответствующих документов.
Среди таковых основным является приказ.
Для его составления работодатель может использовать унифицированные формы, а также образцы, утвержденные законодательными актами.
В процессе издания распоряжения необходимо придерживаться определенных правил, о которых будет говориться далее.
Что сначала готовится – трудовой договор или распоряжение?
Первое действие трудоустраивающегося гражданина – написание заявления с просьбой о принятии его на работу.
Следует отметить, что оформление официального обращения – необязательный момент.
При положительном ответе работодателя между сторонами трудовых отношений заключается соответствующий договор.
В документе указываются все производственные нюансы и подробная информация о всех тонкостях работы принятого сотрудника – размер заработной платы, условия отдыха и т.д.
Только после заключения трудового соглашения руководством предприятия издается приказ о принятии гражданина на работу.
Такое правило установлено Трудовым Кодексом РФ, в частности – 68 статьей нормативного документа.
Из этого можно сделать вывод, что сначала готовится договор, и только после этого оформляется распоряжение.
По какой форме составляется?
Для оформления приказа, которым будет утверждаться факт официального трудоустройства сотрудника, разработано несколько форм. Таковыми являются унифицированные образцы –Т-1 и Т-1а. Данные бланки утверждены Госкомстатом РФ.
Форма Т-1 используется в ситуациях, когда на работу принимается один сотрудник. В распоряжении, оформленном по этому образцу, может присутствовать информация о принятии на должность исключительно одного специалиста.
В свою очередь форма Т-1а применяется в обратной ситуации – когда на работу принимается сразу несколько лиц.
Такой вариант документа подразумевает, что в нем будет присутствовать информация о нескольких принятых на работу граждан.
При необходимости руководством организации может быть разработан образец приказа, который будет действовать только в пределах этой компании.
Форма документа должна быть утверждена внутренней документацией.
На основании каких документов издается?
Тема оформления приказов о приеме на работу подробно отражена в 68 статье ТК РФ.
В Трудовом Кодексе также указано, что главным начальным этапом оформления трудовых отношений является заключение договора между трудящимся и его работодателем.
Следующим, немаловажным этапом считается издание руководителем приказа о принятии работника на должность.
68 статья ТК РФ устанавливает следующие правила:
- приказ – это официальное подтверждение факта принятия гражданина на работу;
основание для издания распоряжения – заключенный между сторонами трудовых отношений трудовой договор;
- сущность распоряжения в обязательном порядке должна соответствовать данным соглашения;
- работник должен быть ознакомлен с данными распоряжения в течение 3-х дней с момента его вступления на должность.
Какой датой оформлять, может ли быть позже дня принятия?
Существует несколько неоднозначных мнений по поводу проставления дат в приказе о приеме на работу и трудовом соглашении. Для снижения риска возникновения спорных ситуаций, важно разобраться в этом вопросе более подробно.
Точного разъяснения данной ситуации в ТК РФ нет.
В 55 статье нормативного документа указанно, что в обязанности работодателя входит своевременное оформление всей необходимой документации.
В свою очередь 25 статья ТК РФ гласит, что трудящийся должен быть ознакомлен с приказом не позже, чем через 3 дня с начала его работы.
На практике разница в дате издания приказа и заключении трудового договора может показаться нестандартной.
Другими словами, если в данных бумагах стоят разные даты издания, может возникнуть ситуация, что фактически сотрудник приступил к выполнению своих должностных обязанностей, но приказ о его принятии на работу еще не выпущен.
С целью исключения вероятности возникновения недоразумений, руководству компании необходимо позаботиться о правильности оформления приказа и договора, отдельное внимание при этом уделив проставлению дат.
В идеале в документах должна стоять одна и та же дата. Указание разных дат может противоречить установленных законодательством правил.
Нумерация
Практически вся документация, оформляемая в компании, подлежит обязательному учету. В особенности это касается бумаг, в которых присутствует информация о трудящихся. Приказ о приеме на работу – не является исключением.
Нумерация приказов позволяет ощутить ряд преимуществ. Среди таковых необходимо отметить главные:
- улучшением процесса регистрации кадровых документов;
- ускорение процедуры поиска необходимого приказа среди множества подобных;
- возможность классифицирования распоряжений по их видам.
Нумерация начинается сначала каждый год. Другими словами, первому приказу, изданном в новом году, присваивается номер 1.
Точной технологии нумерации, которой следует придерживаться, в нормативной документации нет.
Следовательно, работодатель вправе принимать решение, касающееся данного вопроса, самостоятельно.
К примеру, помимо номера, приказу может присваиваться буква. В случае с приказом о приеме на работу в качестве таковой может выступать буква «П».
Каждое распоряжение фиксируется в соответствующем журнале учета. В нем указывается краткая информация о документе и номер, ему присвоенный. Этот же номер ставится на титульной части приказа.
Как правильно заполнить типовую форму Т-1 для одного сотрудника?
Форма указанного образца была утверждена Госкомстатом РФ в 2004 году. Использовать ее не обязательно, работодатель вправе разработать собственный бланк для заполнения подобных приказов.
В форму Т-1 вносятся следующие данные:
- полное наименование фирмы с указанием ее организационно-правовой формы;
- форма по ОКУД и код ОКПЛ;
- наименование и порядковый номер;
- инициалы принимаемого на работу сотрудника;
- дата первого рабочего дня (если известен последний, к примеру, при срочном договоре, он также указывается в распоряжении);
- структурное подразделение, в которое устраивается специалист;
- должность;
- характер работы – постоянная основа, по совместительству и т.п.;
величина заработной платы;
- продолжительность испытательного срока (если таковой предусмотрен);
- основание для издания – дата заключения и номер трудового договора;
- инициалы, должность и подпись работодателя;
- инициалы и подпись работника;
- дата издания.
Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу и как она готовится, читайте здесь.
Особенности заполнения Т-1а для группы работников
Форма Т-1а не имеет существенных отличий в технологии оформления.
Ее характерной особенностью является лишь то, что в нее вносятся данные сразу о нескольких сотрудниках.
В общих чертах приказ составляется аналогично форме Т-1. Шапка документа остается неизменной.
Основная часть оформляется в виде таблицы. В ней присутствуют столбцы с такими сведениями:
- инициалы сотрудника;
- табельный номер;
- структурное подразделение;
- должность;
- величина зарплаты (оклад);
- дата заключения и номер трудового соглашения;
- дата первого и последнего рабочего дня (при известности последнего);
- продолжительность стажировки;
- инициалы и подписи трудящихся.
Кто подписывает?
Распоряжение о приеме на работу обязательно должен подписать непосредственный работодатель. В большинстве случаев в качестве такового выступает генеральный директор.
Свою подпись руководитель оставляет в конце приказа. Указывается его должность, подпись и ее расшифровка. Ниже свою подпись должен поставить работник.
Ее наличие свидетельствует о том, что трудящийся согласен с информацией, отраженной в приказе.
Скачать бесплатно унифицированные бланки и заполненные образцы в word
Скачать бланк типовой формы Т-1 – word.
Скачать бланк унифицированной формы Т-1а – word.
Образцы приказов о принятии на работу:
Оформление в свободном виде
Прием на работу можно оформить приказом в свободной форме. Необходимость использования бланка собственного образца должна отражаться во внутренней документации организации.
Выделяют информацию, которая должна быть отражена в приказе вне зависимости от того, по какой форме он оформлен. Обязательному указанию подлежит:
- название компании и документа;
- дата составления и номер;
- дата приема на работу;
- ФИО сотрудника;
- наименование отдела, в который принят трудящийся, его должность;
- характер работы;
- система оплаты труда;
- ссылка на основание для издания приказа;
- подписи ответственных лиц – руководителя и работника.
Скачать пример
Образец распоряжения в свободной форме о принятии работника – скачать word.
Нужна ли печать?
Часто встает вопрос о том, ставится на распоряжении печать или нет.
Печать компании является не обязательным атрибутом приказа. В особенности это касается ситуаций, когда приказ оформляется в соответствии с унифицированной формой.
Если распоряжение составляется в свободной форме, печать ставится по усмотрению работодателя. Ее отсутствие, как и в предыдущем случае, не является нарушением.
Сколько хранятся — сроки хранения
Каждый документ имеет определенный срок хранения. В случае с распоряжением о приеме на работу таковым принято считать период, равный 75 годам.
Именно на протяжении такого времени распоряжение вместе с личным делом сотрудника должно храниться в архиве фирмы.
Полезное видео
Как правильно оформить приказ о приеме на работу, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Приказ о приеме на работу – распоряжение, носящее обязательный характер. Для его оформления разработаны 2 унифицированные формы – Т-1 и Т-1а.
Пользоваться ими не обязательно, при необходимости приказ может составляться в свободной форме. Технология заполнения документации должна быть отражена в нормативном акте компании.
Основанием для издания приказа является трудовой договор. В идеале дата выпуска распоряжения должна совпадать с датой подписания соглашения.
Это поможет исключить вероятность возникновения спорных ситуаций.