Делопроизводство является неотъемлемой частью успешного управления предприятием.
Законодатель разрабатывает перечень документации, которая в обязательном порядке должна вестись на каждой компании, независимо от формы ее собственности и организационной формы юридического лица.
К представленным документам относится номенклатура, приказы основной деятельности, журнал учета рабочего времени, журнал приказов о приеме на работу и др.
Отсутствие или неправильное ведение указанной документации может быть выявлено при проведении проверок прокуратурой или инспекцией по труду и приводит к дальнейшему привлечению к ответственности за несоблюдение норм действующего законодательства.
Обязательно ли вести книгу учета и регистрации?
Перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть заведены на каждом предприятии, утверждается различными нормативными правовыми актами.
В соответствии с Федеральным законом № 125 от 22 октября 2004 года, работодатели обязуются вести журнал учета и регистрации приема на работу сотрудников.
Прямая норма обязательна к исполнению всеми предприятиями, вне зависимости от принадлежности к частному сектору или государственной собственности.
Отсутствие представленного документа является нарушением закона и может привести к наложению санкций административного или уголовного характера.
Указанный журнал в обязательном порядке будет вытребован сотрудниками прокуратуры или инспекции по труду припроведении ведомственных проверок.
Важно, что требования предъявляются не только к наличию самого журнала, но и к верности сведений, отображаемых в нем.
В связи с тем, что на уровне законодательства не разработана унифицированная форма книги учета приказов о приеме на работу, она может вестись в произвольной форме.
Рассматриваемый документ несет в себе не только информационную ценность, но и удобство в быстром поиске сведений о принятии на работу кого-либо из штата работников предприятия.
Журналы приказов приема на работу отнесены к документации длительного срока хранения и по окончанию должны передаваться с надлежащей описью в архивный отдел предприятия (организации).
По какой форме составлять?
Единая форма книги учета на уровне законодательства не утверждена, в связи с чем работодатели вправе вести указанный документ в произвольной форме.
Однако, следует придерживаться некоторых правил заполнения и внесения сведений.
Работодатель имеет право разработать собственную форму представленного журнала или приобрести его в канцелярском отделе.
Также допускается ведение на расчерченной вручную книге для записей.
Как правило, за ведение журнала руководством предприятия назначается ответственной лицо из числа сотрудников отдела кадровой службы.
На представленного работника чаще всего также возлагается обязательство по разработке формы, которая после должна быть утверждена руководством.
Журнал вносится в номенклатуру, утвержденную на предприятии и имеет срок хранения 75 лет.
Основные правила его заполнения содержатся, как правило, в инструкции по делопроизводству, действующей в конкретной компании на основании закрепления локальными актами.
Как заполнять?
Законодатель наделяет правом работодателей вести книгу учета приказов о принятии на работу в произвольной форме.
Допускается внесение данных от руки или с использованием компьютерной техники.
Информация вносится в зависимости от количества граф в разработанной на предприятии форме и должна содержать сведения о номере приказа, дате его издания, назначении, основную информацию о принимаемом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, на которую принимается), особенности условий приема при их наличии.
При внесении данных не допускается наличие помарок, ошибок и исправлений, употребление просторечий и пр.
Информация должна соответствовать деловому стилю письма и вноситься в соответствии с основными требованиями делопроизводства.
Книга заводится в начале каждого календарного года, а по его истечении, описывается и передается в организационный архив.
При оформлении нового документа, его страницы пронумеровываются, прошиваются и заверяются с использованием специального штампа и подписи начальства.
Информация отображается в журнале исключительно в хронологическом порядке, наличие пустого места между записями запрещено.
Скачать образец
Скачать пример журнала учета и регистрации приказов о приеме на работу – word.
Выводы
Журнал учета приказов о приеме на работу является обязательным к оформлению документом на всех предприятиях.
В организации назначается ответственное за разработку и ведение журнала лицо, которое обязуется вносить соответствующую информацию с соблюдением требований делопроизводства и действующего законодательства.
