Ведение специализированной документации на предприятии по охране труда и безопасности на производстве регламентировано множеством нормативных правовых актов федерального значения, начиная от рекомендации министерства труда, заканчивая различными ГОСТами по охране труда.
Данные журналы являются документами строгой отчетности и постоянного хранения (минимальный срок 10 лет) и могут быть истребованы при проведении внутренней или внешней проверки.
Учитывая разнообразие видов инструктажей и иных мероприятий, для каждого должен применяться отдельный журнал.
Это позволяет избегать путаницы и систематизировать работу по соблюдению правил охраны труда, противопожарной безопасности, электробезопасности и обучению нормам поведения в организации.
Какие нужны на предприятии — перечень
Применение журнала на предприятии производится в процессе проведения тех или иных профилактических мероприятий.
Перед проведением журнал изымается специалистом по охране труда и в него вносятся данные о проводимом инструктаже, круге ответственных лиц и список должностей с указанием персональных данных, в отношении кого проводится мероприятие.
После проведения профилактических мер в журнале в обязательном порядке проставляются отметки (подписи) о проведении соответствующего вида инструктажа.
Также ответственные лица ставят свои подписи об осуществлении профилактических мер. После этого учетный документ доставляется к месту постоянного хранения.
Стандартный перечень таких журналов исходит из самих требований законодательства по проведению различных инструктажей.
Список необходимых журналов по охране труда на предприятии:
Учета вводного инструктажа. Содержит сведения о проводимых мероприятиях в отношении сотрудников принятых на работу впервые.- Проведения первичного инструктажа – содержит материалы и данные о проведении профилактических мер с командированными сотрудниками и специалистами, переведенными из иных подразделений.
- Учета инструкций по охране труда. Каждый отдельный вид инструктажа требует наличия специальной инструкции и плана мероприятий (это также может касаться и различных подразделений организации). Журнал ведет учет всех имеющихся инструкций.
- Регистрации несчастных случаев. Данный журнал ведется в строгом соответствии с постановлением министерства труда РФ № 73. В документе отражаются все случаи нештатных ситуаций на производстве, их характер, дата, время и место происшествия, а также должности ответственных лиц.
- Учета проведения инструктажей по пожарной безопасности. В данном журнале указываются данные о проведении мероприятий по пожарной безопасности среди сотрудников организации.
- Учета проведения инструктажей по электробезопасности на различные категории безопасности (от 1 до 5). В данном журнале указываются сведения о сотрудниках и мероприятиях по профилактике электробезопасности на производстве.
- Проверок состояния норм охраны труда на производстве. Заполняется ответственным специалистом по охране труда, и указываются данные о результатах проведенных проверок состояния охраны труда в организации.
- Учета проведения иных мероприятий по охране труда и иных видов инструктажей. В документе указываются иные виды инструктажей в области охраны труда и безопасности производства.
- Учета проведения инструктажей по ГО и ЧС.
Где брать типовые формы?
Формы журнала, правила и стандарты по его заполнению содержатся в рекомендациях министерства труда, касающихся норм охраны труда и безопасности на предприятии. Также они содержатся в ГОСТах по документообороту организаций.
Предприятие может самостоятельно разработать стандарт ведения, однако при этом должно отразить все важные вопросы в отношении данного инструктажа – дата, место и срок проведения, перечень должностей и сотрудников, в отношении которых проводится инструктирование, а также ответственных лиц, тему мероприятий и перечень используемых материалов.
Скачать бесплатно образцы и бланки
Типовые формы учетных журналов по проведению инструктажа:
- вводного по ОТ;
- первичного по ОТ;
- целевой по ОТ;
- внеплановый по ОТ;
- по пожарной безопасности;
- по электробезопасности;
- по ГО и ЧС;
- для водителей.
Другие журналы учета и регистрации:
Как правильно прошить?
Для исполнения требований по длительному хранению ответственному специалисту необходимо правильно прошить и заполнить тот или иной журнал инструктажа.
Для правильной прошивки следует использовать:
- многостраничные журналы в обязательном порядке (в соответствии с правилами и стандартами ГОСТ по ведению документации) шнуруются с использованием иглы и плотной нити;
- для непосредственного сшивания используется шпагат, специальная лавсановая лента или прошивная нитка;
- после подготовки отверстий (4 штуки) необходимо через средние отверстия продевать нить и поочередно через стороны сшивать крайние отверстия проходя через все листы;
- при завершении одного цикла процедура повторяется. В конце нить заводится за обратную сторону всех страниц и завязывается в узел.
Прошивка учетных журналов позволит сохранить их в первозданном виде на протяжении срока службы, а также оградить от внешнего вмешательства, внесения исправлений и нежелательных корректировок со стороны.
Как нумеровать – порядок нумерации
Нумерация журнала происходит также в соответствии с правилами ГОСТ по документоведению.
Как правильно нумеруются журналы:
- Нумерация страниц производится арабскими цифрами, начиная с описи и оглавления документа. По обыкновению нумерация осуществляется карандашом, однако на многих предприятиях производится шариковой черной ручкой.
- Отметка о номере страницы производится в верхней правой части (без затрагивания основного текста).
- В случае наличия нескольких томов одного журнала нумерация производится по отдельности в отношении каждого.
Правильная нумерация является залогом законного ведения документов, она позволяет избегать различных повторов, нестыковок, а также проявления многих негативных факторов – подмены, служебного подлога и иных противозаконных действий.
Требования к ведению и заполнению в организации
Законодатель не устанавливает жестких требований к виду учетного, однако обязательными для заполнения в данном документе выступают:
- дата, время и место проведения инструктажа;
- круг ответственных лиц за его проведение;
- наименование организации и визы руководителей вместе с печатью;
- наименование вида проводимого инструктажа и используемых материалов;
- обязательные отметки о прохождении такого инструктажа со стороны сотрудников организации с указанием должности и персональных данных.
Соблюдая данные требования к оформлению, ответственный специалист за ведение данных документов сможет избежать наложения штрафов и административной ответственности по результатам проверки государственных органов.
Полезное видео
Как правильно заполнить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, можно посмотреть в данном видео:
Выводы
Журналы учета инструктажа и профилактики проявления чрезвычайных ситуаций, помимо своей важности при проведении данных мероприятий, требуют особого обращения и составления в соответствии с нормами стандартов и правил ведения документационного обеспечения в организации.
