Охрана труда — важная тема, которой на каждом предприятии, независимо от специфики его деятельности, должно уделяться должное внимание.
В процессе оформления различной сопутствующей документации работодатель и другие ответственные лица должны придерживаться установленных на законодательном уровне правил.
Согласно нормам, всю документацию можно разделить на несколько классификаций. Важно знать нюансы заполнения каждой бумаги.
Перечень основной необходимой документации на предприятии
Документы, которые должны быть на предприятии, в общих чертах можно разделить на 3 группы.
Каждая из них отличается местом разработки и особенностями применения. Документы могут быть:
- внешними;
- имеющими взаимосвязь с отдельным подразделением или процессом управления организацией;
- оформленными на рабочих местах сотрудников.
Действующим на данный момент времени Законодательством не установлено четкого списка бумаг, заполнение которых в обязательном порядке должно осуществляться на любом предприятии.
Несмотря на это каждый грамотный специалист, ответственный за охрану труда в организации, знает, что необходимо включить в подобный список для снижения вероятности возникновения каких-либо проблем с документооборотом.
Какие документы должны быть в организации:
- Основной документ, регламентирующий данную тему — Положение об охране труда.
- Бумаги по СОУТ.
- Соответствующие инструкции, разработанные в зависимости от имеющихся в компании должностей и специфики профессиональной деятельности фирмы, а также распорядительные бумаги подобного характера.
Приказы, изданием которых назначаются ответственные лица. К примеру, за пожарную безопасность, обучение и др.- Программы обучения сотрудников ОТ.
- Журналы, в которых регистрируются факты проведения инструктажей различных видов — плановых, первичных и тд, а также протокол о проверке полученных в результате инструктирования знаний.
- Журнал, в котором при возникновении регистрируются несчастные случаи и описываются их особенности.
- Личные карточки работников.
Немаловажное значение имеет отрасль, по направлению которой ведет свою деятельность предприятие. Комплект необходимой документации по охране труда в организации напрямую зависит от этого фактора.
К примеру, особое внимание данной теме должно уделяться в компаниях, деятельность которых связана со строительством. Это обусловлено тем, что проведение работ такого характера — достаточно травмоопасный и сложный процесс.
К указанному выше перечню бумаг в этом случае добавляется множество других.
Дополнительный пакет документации, регламентирующий технику безопасности в организации:
- утвержденный руководителем список лиц, которые вправе выдавать наряды-допуски;
- утвержденный руководителем список должностей, по отношению к которым применяются особые условия ОТ;
- перечень и характеристика работ повышенной степени опасности и др.
В химических отраслях деятельности действуют уникальные правила по ОТ, в разработке которых принимало участие Министерство труда РФ.
Согласно установленным требованиям, в этом случае повышенное внимание уделяется инструктажам. Они должны проводиться значительно чаще, чем при ведении деятельности в другом, не химическом направлении.
Для более подробного понимания темы необходимо дать краткую характеристику каждому документу, входящему в комплект основных необходимых бумаг по технике безопасности на предприятии:
- Положение по ОТ — образец.
Разработка документа такого образца осуществляется на основании 217 статьи ТК РФ. Это главный нормативный акт, регламентирующий тему охраны труда на предприятии. В обязательном порядке утверждается непосредственным руководителем организации.
Должностные инструкции.
При их разработке учитываются сведения, указанные в Квалификационном справочнике должностей.
Основанием для оформления является Постановление Минтруда РФ и соц. развития №10. Как и в предыдущем случае, бумага утверждается работодателем.
- Программы проведения инструктажей и обучения — можно найти здесь.
Разрабатывается с учетом информации, отраженной в типовой программе, соответствующей ГОСТу. В документе должны присутствовать сведения, с которыми сотрудники должны ознакомиться в ходе инструктирования.
Любая программа утверждается руководителем предприятия.
- Инструкции для проведения соответствующих видов инструктажей.
Разработка подобной документации основывается на соответствующих программах. Инструкция — это более узкий документ, в котором отражается конкретная информация, обязательная к донесению до сотрудников.
- Журналы, в которых регистрируются факты проведения инструктажей — перечень необходимых журналов.
Журналы подлежит обязательной нумерации и шнуровке. Бумаги подписывают и ведут ответственные лица.
В зависимости от их специфики в качестве таковых могут выступать руководители структурных подразделений, специалисты отдела кадров и работники службы охраны труда. Обязательное требование к ведению журналов — проставление печатей организации.
- Приказ о составе комиссии (образец), специалисты которых назначаются ответственными за проверку знаний по теме ОТ у сотрудников.
Такой документ составляется отдельно для каждого подразделения. Председателем назначается руководитель соответствующего отделения. В комиссию должно входить не менее 3-х человек.
- Личные карточки трудящихся — скачать.
Заполняются по отношению к каждому сотруднику. В карточке указывается основная информация о работнике — его должность, ФИО, наименование структурного подразделения, в котором он работает. Делается отметка о выданных средствах индивидуальной защиты и т.д.
Скачать бесплатно пакет образцов
Комплект основных обязательных документов по охране труда, которые нужны в организации – скачать.
Перечень приказов по охране труда с образцами можно посмотреть здесь.
Документооборот и делопроизводство в организации
Ранее уже было указано, что ведение бумаг, касающихся темы ОТ — достаточно важный процесс, требующий грамотности и особого внимания.
В бумагах такого характера не должно присутствовать ошибок.
При необходимости документация должна соответствовать разработанному ГОСТу или заполняться по унифицированной форме.
Помимо этого ответственные лица, которыми оформляются подобные документы, должны придерживаться установленных правил ведения документооборота:
- Ведение контроля над процессом оформления и заполнения документации указанного характера — прямая обязанность руководителя компании.
- Бумаги по ОТ должны легко опознаваться, информация, в них изложенная, должна читаться без затруднений. На каждом нормативном локальном акте указывается дата его вступления в действие и длительность хранения.
- Документы могут оформляться как в письменном, так и в электронном виде. Все зависит от специфики бумаги.
- В компании должен быть установлен четкий порядок ведения, оформления, хранения и уничтожения документации по охране труда.
- Каждый документ должен быть эффективен. В нем не должно присутствовать лишней информации — все должно излагаться четко и по делу.
- При необходимости некоторые бумаги могут выдаваться трудящимся под роспись.
В обязательном порядке ежегодно должен проводиться пересмотр документов. В ходе этой процедуры определяются нормативные акты, срок действия которых подошел к концу.
Такие бумаги передаются в архив, где в зависимости от их специфики хранятся определенный период времени.
Сроки хранения
Каждый документ, касающийся темы ОТ, обладает определенным сроком хранения. Во всех случаях длительность этого периода определяется особенностями бумаги.
Для получения более подробной информации по данному вопросу необходимо ознакомиться с Приказом Минтруда РФ №558, а именно с разделом 7.
В нем приведена таблица, в которой отражены сведения по каждой бумаге.
К примеру, план работы по ОТ обладает бессрочным периодом хранения. Документы, устанавливающие опасные и вредные условия труда, хранятся в архиве 75 лет.
Программы инструктажей и обучения — 5 лет.
Журналы, в которых регистрируется факт проведения инструктирования — 10 лет.
Книги учета ЧС, аварий и несчастных случаев — постоянно.
Полезное видео
Какие документы по охране труда должны быть в организации, рассказано в данном видео:
Выводы
Обеспечение должного уровня осведомленности сотрудников по теме охраны труда — обязанность работодателя. Именно руководителем подписываются и утверждаются основные бумаги такого характера.
Следовательно, на руководство фирмы возлагается ответственность за ведение контроля над исполнением установленных требований.
В каждом случае перечень бумаг, подлежащих обязательному ведению, различен. Ключевое значение при этом играет направление деятельности, по которому работает компании.
Документация указанного образца имеет определенный срок хранения, который определяется в зависимости от типа бумаги.
