Обязательство по ведению учета отработанного каждым работником времени возлагается на всех работодателей, независимо от формы собственности организации (предприятия).
На основании табеля, отнесенного к первичному виду документации компаний, рассчитывается заработная плата сотрудников, а также премии и надбавки за переработку.
Отсутствие надлежащей фиксации времени выполнения трудящимися своих трудовых функций является основанием для наложения налоговых санкций, а также фиксации правонарушения инспекцией по труду.
Для чего нужен?
В соответствии с Трудовым кодексом России (статья 94), юридические лица любых форм собственности, а также индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять учет времени, на протяжении которого работник исполнял свои трудовые обязанности в отчетном периоде (календарный месяц).
Такая фиксация производится с использованием унифицированных бланков первичной документации – табеля учета рабочего времени (Постановление Правительства России №835 от 08 июля 1997 года).
Основная роль представленного выше учетного документа – регистрация отработанных и пропущенных работником дней.
Помимо этого, учетный табель следует вести для:
Законного и справедливого расчёта заработной платы;- Возможности определения среднего заработка сотрудника;
- Вычисления положенных отгулов и отпускных дней;
- Контроль соблюдения трудящимися правил трудового распорядка компании;
- Отчета перед Налоговой инспекцией и установления гражданину статуса резидента Российской Федерации;
- С целью ведения иных видов отчетности (перед трудовой инспекцией, прокуратурой и пр.);
- Проверки правомерности предоставления социальных пособий работникам.
Также на основании табеля составляется ряд статистических отчетов, например, по численности штата на предприятиях и общей сумме заработной платы.
Какие унифицированные формы существуют?
Законодателем табель учета рабочего времени отнесен к первичным документам предприятий (организаций), т.е. подотчетным документам, которые должны составляться на утвержденных бланках.
Работодатель не имеет права осуществлять учет фактически отработанного сотрудниками времени в свободной форме, однако может внести в установленные Государственным комитетом статистики формы коррективы для более удобного использования в соответствии со спецификой производства (удаление некоторых граф или строк, добавление колонок и т.п.).
На предприятиях следует использовать бланки, которые разработаны Госкомстатом, утверждены Постановлением №1 от 5 января 2004 года и представлены формами Т-12 и Т-13. Однако с 2013 года работодатели уполномочены на разработку собственных форм для ведения соответствующего учета.
Организации, финансируемые из бюджетных средств, осуществляют фиксацию отработанного времени на бланке 0504421.
Табель может вестись как в электронном варианте с использованием специальных программ, например, Excel, или заполняться уполномоченным сотрудником от руки.
Скачать бесплатно чистые бланки в word и excel
Можно ли использовать свой бланк?
В соответствии с положениями Федерального Закона №402 от 06.12.2011 года, организации коммерческого направления имеют право утверждения индивидуальных форм первичной документации.
Полномочия предприятий (организаций) по составлению своей формы табеля также детализированы в Письме Министерства финансов России №ПЗ10/2012.
Важно! Бюджетные организации обязаны использовать для фиксации отработанного работниками времени исключительно форму 0504421.
При утверждении бланка учета рабочего времени, не соответствующего формам Т-13 и Т-14, следует учитывать обязательные графы, которые должны содержаться в представленном документе (полное название организации, дата составления табеля, название бланка, место составления, название основных сведений, которые отображаются в документе, а также подпись составителя).
Разрабатывая собственный бланк табеля, работодатель должен определить круг лиц, уполномоченных на его ведение и подпись.
Как правильно заполнять – правила заполнения
Для заполнения табеля учета рабочего времени используются два способа:
- Внесение всех ведомостей (о исполнении работниками своих трудовых функций или о нарушении трудовой дисциплины);
- Фиксация ведомостей о переработках или неявке на работу.
Графы заполняются в соответствии с перечнем сокращений (формул), обозначающих явку работника, пребывание на выходных, в командировках, о работе в ночное время, сверхурочных, отгулах, отпуске и пр.
Перечень основных обозначений можно посмотреть здесь.
Также в табель могут вносить цифровые значения, например, для отметки количества часов, отработанных сверх рабочего времени.
Заполнение документа начинается с внесения данных об организации (предприятии) – наименование, ОКПО, структурное подразделение. Далее проставляется номер табеля, дата его заполнения и период, за который вносятся сведения.
Ниже в соответствующее поле следует внести ведомости о работнике (фамилия, имя, отчество, должность) и данные об отработанном рабочем времени.
Все отработанное время суммируется и на его основании просчитывается заработная плата сотрудника. Если у трудящегося зафиксированы пропуски рабочих дней, необходимо детализировать причину прогула.
Заполненный бланк подписывается уполномоченными лицами (составителем и руководителем).
Если табель ведется в электронном варианте, следует соблюдать использование единого шрифта на всем бланке. При ручном способе необходимо вносить данные одним почерком шариковой ручкой одного цвета, как правило, черного.
Как составить, если работник трудится по сменам?
Работодатель вправе утверждать бланк учета рабочего времени, который соответствует специфике производства.
Учет рабочего времени при сменном режиме работы важен с целью недопущения переработок и превышения допустимого количества рабочих часов в неделю для каждого сотрудника.
Если на предприятии установлен рабочий режим по сменам, работодатель должен издать приказ о суммарном подсчете отработанного каждым сотрудником времени и ознакомить с ним под роспись каждого работника.
Также следует определить учетный период, который может быть представлен неделей, месяцем, кварталом или годом.
В графы табеля будет вноситься количество отработанных смен, их продолжительность, время начала и окончания.
В конечном подсчете заработной платы следует учитывать переработки и ночное время, в которое работник исполнял свою трудовую функцию.
Особенности учета рабочего времени при ненормированном рабочем днем читайте здесь.
Какую дату ставить?
Табель учета рабочего времени может быть составлен как на унифицированном бланке, так и на разработанном отдельным предприятием (организацией).
Оба документы должны содержать перечень обязательных граф, в которые входят отметки о дате заполнения табеля, а также об отчетном периоде.
Как правило, сведения в табель вносятся ежедневно, однако дата составления должна проставляться последним днем отчетного месяца (периода, если на предприятии действует сменный график и ведется подсчет суммарного времени).
Также в табеле проставляются все даты отчетного периода, под которыми вносятся сведения об отработанном работником времени, прогулах, выходных и пр.
Кто подписывает на предприятии?
Распоряжение по возложению обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени на предприятии (организации) оформляется руководителем отдельным приказом.
Лицо, уполномоченное на внесение данных в табель учета имеет право отказаться от такого поручения.
Как правило, представленный документ заполняется сотрудником отдела кадров или бухгалтерии.
Также работодатель имеет право взять указанную обязанность на себя.
Табель учета рабочего времени подписывается его составителем и руководителем предприятия (структурного подразделения).
Если указанные лица представлены должностью директора, проставляется две одинаковые подписи.
Заполненный образец
Скачать образец оформления табеля учета рабочего времени – пример заполнения.
Полезное видео
О порядке и правилах оформления табеля учета по форме Т-13, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Все предприятия обязаны вести фиксацию отработанного работниками времени. Такой учет ведется с использованием специальной первичной документации – табеля учета рабочего времени.
Представленный документ может быть составлен на унифицированном или собственно утвержденном бланке.
Табель заполняется уполномоченным сотрудником, подписывается руководством и передается в бухгалтерский отдел организации.
