Каждый работодатель обязан вести учет отработанного его наемными сотрудниками времени.
Делать это можно несколькими способами.
С этой целью в компании может вестись журнал учета рабочего времени.
Он представляет собой документ, в котором фиксируется время прихода и ухода сотрудника с рабочего места, а также причины его отсутствия.
Журнал достаточно схож с табелем подобного характера.
Последний, в свою очередь, включает в себя более подробную информацию об отработанном работником времени.
Нужно ли составлять, чтобы учитывать приходы и уходы работников?
Журнал учета рабочего времени довольно популярный документ, оформляемый на достаточно большом количестве предприятий.
Важно учитывать, что данная бумага не является обязательной.
Инициатива по поводу ее заполнении должна исходить от руководства фирмы. Отсутствие на предприятии журнала указанного образца не может рассматриваться как нарушение.
Журнал учета рабочего времени позволяет урегулировать множество вопросов, касающихся отработанного сотрудником времени. В документе должна содержаться информация о каждом работнике.
Можно сказать, что журнал выполняет несколько важных функций. Среди таковых необходимо выделить следующие:
выступление в качестве основания для определения размера заработной платы трудящихся, в особенности, если на предприятии действует почасовая система оплаты труда;- решение задач по поводу определения времени, проведенного каждым работником предприятия на закрепленным за ним рабочим местом.
В некоторых ситуациях руководствуясь информацией, изложенной в журнале учета рабочего времени, руководитель может выявить нарушение трудовой дисциплины.
Впоследствии возможен вариант наложения соответствующего взыскания.
По какой форме заполнять?
Ранее уже было указано, что журнал учета рабочего времени носит лишь рекомендованный характер. К числу обязательных документ данного вида не относится.
На основании всего перечисленного можно сделать вывод, что для заполнения журнала не утверждено никакой унифицированной формы.
Для заполнения журнала в организации может использоваться специально разработанный для этой цели образец. Документ может оформляться как в письменном, так и в электронном виде.
Работодатель вправе самостоятельно выбрать, какой вариант наиболее приемлем для его фирмы.
Электронная методика ведения журнала учета рабочего времени считается более удобной, в особенности, если в организации установлена специальное программное обеспечение.
Такой способ ведения учета также считается более распространенным по причине удобства введения данных.
При использовании бумажного варианта заполнения документа важно соблюдать определенные правила. К примеру, каждая страница журнала должна быть пронумерована. Все листы должны быть скреплены между собой так называемой «суровой» нитью.
Использование степлера в данном случае не допускается. На последней странице документа обязательно ставится печать компании (при наличии таковой), указывается общее количество листов и ставятся подписи специалистов, ответственных за заполнение журнала.
Ведением документа должен заниматься сотрудник, назначенный руководителем в качестве ответственного. В роли такового может выступать работник отдела бухгалтерии или кадровик.
Необходимо отметить, что ответственный должен отвечать как за достоверность внесенных в журнал данных, так и своевременную передачу информации специалистам, занимающимся вычислением размера заработной платы.
Порядок заполнения граф и строк
Журнал не имеет унифицированной формы для его заполнения.
Поэтому руководство предприятия вправе самостоятельно разработать и утвердить образец, которым необходимо пользоваться при оформлении документа.
Структура также определяется работодателем.
В большинстве случаев журнал учета рабочего времени в каждом предприятии оформляется примерно одинаково.
Первая часть документа – титульный лист. На нем отображают:
- наименование учреждения;
- дата начала и дата окончания ведения;
- инициалы и должность специалиста, назначенного ответственным за ведение.
Далее следует основная часть документа. Самый оптимальный вариант ее оформления – табличный. В таблицу вносятся данные о сотрудниках. Ее содержание должно быть примерно таковым:
- порядковый номер записи;
- инициалы работника, специальность;
- дата и время прихода и ухода с рабочего места;
- информация об опоздании (при необходимости) – точное количество минут/часов;
- отметка о прогуле – был/нет;
- общее количество отработанного времени;
- подпись сотрудника.
При необходимости таблица может содержать более подробные сведения. К примеру, причина ухода трудящегося с работы ранее окончания трудового дня или др.
После заполнения журнал учета рабочего времени не утилизируется. Он попадает на хранение в архив.
Там он хранится определенный промежуток времени – тот, который устанавливается на законодательном уровне, или тот, что устанавливается учетной политикой организации.
Скачать образец в excel, word
Скачать бланк журнала рабочего времени сотрудников – word.
Скачать образец заполнения – ссылка.
Как учитывать ненормированный труд сотрудников?
В 91 статье ТК РФ указано, что в обязанности работодателя входит ведение учета отработанного сотрудниками его предприятия времени.
Ненормированное рабочее время – не исключение. Учет этого времени может вестись несколькими способами.
В большинстве случаев в организации помимо основного журнала, ведется журнал учета ненормированного рабочего времени.
Помимо стандартных пунктов, перечисленных ранее, в документ вносят следующие данные:
- обстоятельство, в связи с которым появилась необходимость отработки сверхурочного времени;
- дата и время, в которое трудящийся работал по ненормированному графику;
- общая продолжительность переработанного времени.
Выводы
Журнал учета рабочего времени – это документ, носящий рекомендованный характер. Унифицированной формы для его оформления нет.
При необходимости его ведения на предприятии разрабатывается образец для оформления бумаги. Структура документа чаще всего имеет стандартный вид – титульную и табличную часть.
За оформление несет ответственность сотрудник, назначенный руководителем. Именно он должен следить за правильностью данных, которые в дальнейшем используются для расчета заработной платы.
