Рабочее время сотрудников, трудящихся на официальной основе, подлежит обязательному учету.
Данная необходимость установлена на законодательном уровне, в частности, такой момент отражен в 91 статье ТК РФ.
Ведение учета рабочего времени позволяет не только контролировать своевременность прихода трудящихся на свои рабочие места, но и правильно рассчитывать их заработную плату.
Именно поэтому данный процесс требует документального оформления.
Нужен ли?
Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.
При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.
Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.
Информация, касающаяся данной темы, подробно отражена в 91 статье нормативного документа.
Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.
Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.
Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.
Кто из работников назначается ответственным?
Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.
Последний назначается руководителем организации.
Специалист обязан своевременно передавать необходимые данные в бухгалтерию, а также нести ответственность за достоверность данных, присутствующих в табеле.
В качестве ответственного за заполнение документа в большинстве случаев выступает работник отдела кадров или сам бухгалтер, специализирующийся на расчете зарплаты трудящихся.
Помимо этого, вести учет трудового времени может табельщик – работник, деятельность которого непосредственно связана именно с оформлением указанной бумаги.
Табель не обязательно нужно вести по всему предприятию в целом. В компаниях с большой численностью сотрудников зачастую такое просто невозможно. В таких случаях для каждого структурного подразделения заводится отдельный табель, и, соответственно, назначается ответственный за его ведение в конкретном отделе.
При такой ситуации, после сдачи табеля в бухгалтерию все полученные документы сводятся в один. Следует учесть, что данный учетный документ также может оформляться для каждого специалиста отдельно.
Как вести?
Для ведения документации по учету рабочего времени были предусмотрены 2 унифицированных формы – Т-12 и Т-13. Работодатель вправе использовать любую из указанных.
Отличия обеих форм друг от друга – не значительны. Они заключаются лишь в том, что одна форма предназначена исключительно для внесения данных об отработанном специалистами времени, а в другую, помимо этого, можно вносить данные для расчета заработной платы трудящихся.
Каждая из указанных форм имеет титульный лист. В нем должна отражаться информация следующего характера:
- полное наименование организации-работодателя;
- инициалы, должность и личная подпись главного руководителя фирмы;
- формы – ОКУД, ОКПО;
- наименование документации;
- дата первоначального оформления;
- период действия (отчетный месяц);
структурное подразделение, в котором будет вестись учет трудового времени работников;- условные обозначения, используемые в настоящем табеле.
Далее должна располагаться таблица. В нее вносится информация о трудящихся. Для каждого из них должна быть предусмотрена отдельная строка. В соответствующие колонки вносятся такие данные:
- порядковый номер, присвоенный рабочему;
- ФИО специалиста;
- табельный номер сотрудника;
- отметка о явках/неявках (в соответствии с условными обозначениями);
- общее количество отработанных дней/часов за половину отчетного периода;
- общее количество отработанных дней/часов за полный отчетный период.
Если на предприятии используется форма табеля, на основании которой рассчитывается зарплата работников, далее заполняются колонки с такими сведениями:
- код, соответствующий виду дохода – зарплата или отпускные;
- бухгалтерский (корреспондирующий счет), с которого будут списаны денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, отпускных, больничных пособий и др.;
- общее количество отработанных дней/часов по каждому виду дохода.
Если в течение отчетного месяца работник отсутствовал, в табель ставится отметка о причине его неявки. В этом случае необходимо также пользоваться условными обозначениями.
К примеру, аббревиатура «ОТ» означает, что специалист находится в отпуске. «В» – указывает на тот факт, что он находится на выходном.
По окончанию отчетного периода табель подписывают ответственные лица. Среди таковых нужно отметить руководителя отдела, кадровика и специалиста, заполнившего документ.
Сколько хранится – сроки хранения в организации
На срок хранения табеля оказывают влияние определенные факторы. Ключевыми из таковых являются условия труда, установленные в компании.
В стандартных условиях, когда условия труда сотрудников не связаны с какими-либо опасными факторами, табель хранится на протяжении 5 лет.
Если производственные условия характеризуются как тяжелые, опасные или вредные, документ хранится 75 лет.
Данные правила установлены на законодательном уровне.
В любой момент специалисты проверяющих органов при необходимости могут обратиться к руководителю учреждения с просьбой предоставления табеля.
Также за выпиской из табеля может обратиться сотрудник организации.
Сроки хранения обязательны к соблюдению даже по отношению к электронному варианту документа.
После того, как табель рабочего времени полностью заполняется, а также подходит к концу период его действия, он передается в отдел бухгалтерии.
Ответственными сотрудниками производится расчет зарплаты трудящихся.
В последующем документ помещается в специальную папку или передается в архив. Порядок передачи должен регламентироваться внутренними нормативными актами компании.
Документация, которая хранится 75 лет, может быть передана на хранение в специализированные архивные компании.
Полезное видео
О порядке ведения табеля учета рабочего времени и как правильно заполнить по форме Т-13, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
В соответствии с 91 статьей ТК РФ, учет рабочего времени обязательно нужно вести на любом предприятии. Для этого руководители организаций должны позаботиться о наличии соответствующего табеля.
Для заполнения указанной бумаги разработано несколько унифицированных форм. Заполнением табеля должно заниматься ответственное лицо.
Срок хранения документа определен законодательством, в зависимости от особенностей трудовой деятельности граждан – 5 или 75 лет.
