Законодатель возложил на работодателей, не зависимо от формы собственности юридического лица, обязательство по ведению учета времени, в течении которого работники находились на своем рабочем месте (в командировке) и выполняли трудовую функцию, возложенную на них трудовым соглашением.
Предприятия (организации) имеют право самостоятельного утверждения бланка табеля, на котором будет фиксироваться общий учет отработанного времени или отклонения от установленного режима, а также могут воспользоваться унифицированными формами Т-13 и Т-12, утвержденными Государственным комитетом статистики.
Назначение унифицированной формы
Учитывая специфику различных производств Государственный комитет статистики России разработал две унифицированные формы, предназначенные для учета рабочего времени. Представленные бланки утверждены Постановлением №1 от 05 января 2004 года.
Оба документа имеют предназначение для фиксации времени, отработанного сотрудниками предприятия (организации), однако имеют некоторые отличия.
Чаще всего форма Т-13 используется компаниями, на которых ведется электронно-пропускная система и отдельно осуществляется учет отработанного времени и финансовый расчет с трудящимися на основании первичных данных.
Бланк по форме Т-13 утверждается компанией с целью:
- Фиксации фактического времени, на протяжении которого работник выполнят свои производственные обязанности;
- Контролирования соблюдения сотрудниками требований, закрепленными Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
- Расчета заработной платы гражданам, с которыми у организации заключен трудовой договор;
Сбора данных о времени, отработанном работниками;- Ведения статистических подсчетов и группирование полученных данных в соответствующие отчеты.
Для работодателя табель является документом, удостоверяющим присутствие сотрудника в месте работы и выполнение последним производственных заданий.
Бухгалтерия компании использует данные из формы Т-13 для верного расчета оплаты труда нанятых работников.
Чем отличается от Т-12?
Основная разница представленных форм является в предназначении использования:
- На предприятиях (в организациях) с ручным учетом данных (Т-13);
- В компаниях, на которых используется специальное программное обеспечение для ведения учета отработанного времени.
Оба бланка представлены в виде таблиц, однако внешне значительно отличаются.
Форма Т-12 заполняется весь месяц, в то время, как бланк Т-13 закрывается каждые 15 дней месяца. На предприятиях с ручным учетом назначается лицо, ответственное заведение табеля. Такой работник проставляет отметки вручную или путем внесения сведений через компьютерные программы Word и Excel.
Также представленные табели отличаются количеством граф, Т-12 имеет 55, а Т-13 всего 13 граф. Первый из приведенных выше бланков содержит более детальную информацию о выходах и отсутствии на работе каждого сотрудника (отмечаются дни отпуска, выходные, командировки, сверхурочные и ночные работы, а также часы, в случае неполного отработанного дня).
Т-12 состоит из двух блоков, первый из которых обязательный к заполнению всеми предприятиями (организациями) – информация о рабочем времени, а второй для удобства расчета заработной платы может быть использован бухгалтерией при отсутствии иной расчетной документации (бланк Т-13 соответствующих граф не имеет, что обусловлено автоматизированным учетом рабочего времени сотрудников, не предусматривающим произведение вычисление по оплате труда работников).
Важно! Обе формы табеля учета рабочего времени имеет рекомендационный характер.
Т.е. законодатель не обязывает работодателей вести учет на представленных унифицированных бланках, а предоставляет возможность утверждения собственных форм, учитывающих особенности производства.
Как правильно заполнить?
Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 может быть заполнен следующими способами:
Путем ежедневного внесения сведений о выходах на работу и отклонений от соблюдения работником внутреннего трудового распорядка;- Внося в таблицу исключительно информацию о неявках и неполных отработанных днях.
На каждого сотрудника в таблице табеля отведена отдельная строка с количеством клеток, соответствующим количеству граф-обозначений вносимых сведений.
В начале строки следует вписать фамилию, имя и отчество работника, а также его должность и номер в соответствии с табелем.
После этого, при использовании первого из двух выше представленных способов, проставляются отметки о всех выходах трудящегося на работу, после этого все отклонения с использованием специальных условных обозначений для каждого из них:
- Полностью отработанное время – Я;
- Наличие листка нетрудоспособности за пропущенный день – Б;
- Пребывание трудящего на служебном задании (в командировке) – К;
- Выходные дни (включая праздничные и отгулы) – В;
- Отпуск – От.
При часовом учете в нижней строке прописывается общее количество отработанных за рабочий день часов.
В конце каждого календарного месяца следует производить подсчет отработанных дней (часов и минут) за первую половину месяца и общее количество за 30 (31) день.
Если на предприятии используется один вид оплаты и корреспондирующий счет, графа 9, предназначенная для смешанного расчета заработной платы, не заполняется.
Скачать бесплатно чистый бланк и образец заполнения в excel
Скачать бланк табеля форма Т-13 – excel.
Скачать пример заполнения Т-13 для учета рабочего времени на предприятии – excel.
Образец при сменном графике здесь.
Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.
Полезное видео
Как оформить табель учета рабочего времени по форме Т-13, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Предприятия (организации) обязаны вести учет рабочего времени своих работников с целью верного расчета заработной платы, а также ведения соответствующей бухгалтерской и статистической отчетности.
Компании имеют право на разработку собственных бланков или использовать разработанные Госкомстатом (Т-12 и Т-13). Табель Т-13 рекомендован к заполнению юр лицами, использующими автоматизированные системы учета явки работников.
