Процедура составления отпускного графика – это процесс обязательный для выполнения абсолютно каждым работодателем. Он регламентируется положениям ст. 123 ТК РФ.
Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается приказом.
Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?
Как формируется?
Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в оплачиваемые отпуска каждый год.
Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.
Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.
В процессе составления документа учитываются следующие факторы:
- особенности основной сферы деятельности организации;
- обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
- присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
- другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.
Можно ли вносить корректировки после утверждения?
Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.
Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.
В частности до конца 2024 года нужно утвердить график на 2025 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.
В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.
Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:
- инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
- инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.
По инициативе работника
ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.
Важно! Существует ряд обстоятельств, когда работодатель должен удовлетворить просьбу работника в заявлении о переносе отпуска на другой срок.
В график нужно вносить изменения по инициативе работника:
- Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
- Во время отдых наступил больничный;
- Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
- Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
- Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.
Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.
По желанию работодателя
Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.
Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.
Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:
- срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
- реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
- модернизация методов работы;
- внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
- срочные командировки;
- заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
- в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
- невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
- не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.
Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.
Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.
Как правильно корректировать?
Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:
- Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
- Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.
Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу
Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».
Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:
- В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
- В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
- В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.
Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.
Перенос в связи с больничным
Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:
Подробнее о переносе отпуска в связи с больничным.
Досрочный отзыв
Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:
Производственная необходимость
Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.
Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.
Далее изменение в график вносятся следующим образом:
При приеме нового сотрудника
Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.
При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.
В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.
Читайте также статью: Нужно ли вносить новых работников в график отпусков — два экспертных мнения.
Образец дополнения к графику при приеме нового работника:
Полезное видео
Также для более полного понимания процедуры оформления и изменения графика предстоящих ежегодных отпусков предлагаем посмотреть видео:
Таким образом, изменения могут вноситься в течение года даже в том случае, если график уже утвержден руководителем. Для корректировки можно редактировать утвержденную форму Т-7, для чего заполняются последние 3 графы табличной части, либо создавать дополнение к текущему бланку.
Изменения требуются при переносе отдыха как по инициативе работника, так и работодателя. При приеме нового работника такое действие не обязательно, однако по желанию работодателя можно составить дополнение к текущему документу.
