Расписание отпусков персонала утверждается руководителем с помощью ежегодного приказа. Соблюдать утвержденный график обязан как работодатель, так и сотрудники. Это положение прописано в ст.123 ТК РФ.
ТК РФ также регламентирует порядок составления и утверждения графика. Он должен быть подготовлен не позднее, чем за две недели до начала нового года.
Нужно ли утверждать директором на следующий год
Многих директоров интересует вопрос, обязательно ли формировать график, утверждается или нет он приказом, могут ли малые предприятия быть освобождены от этой обязанности?
Важно! Согласно положением ТК РФ, подготовленное расписание отпусков сотрудников должно быть утверждено с помощью специального приказа, подписанного непосредственным руководителем организации.
В большинстве случаев для его составления используется отдельный распорядительный бланк.
Однако на практике данное условие не обязательно к соблюдению, так как в универсальной форме Т-7, используемой для составления графика отпусков, имеется специальное поле для утверждения руководителем. Следовательно, отсутствие отдельного распорядительного документа не является нарушением. Но наличие такого приказа дополнительно фиксирует факт утверждения графика работодателем.
Также законодательство не обязывает организации использовать универсальную форму Т-7 для составления. Работодатель обладает правом его составления на бланке, утвержденном локальными нормативными актами компании.
Главное условие заключается в соблюдении сроков составления и утверждения. Согласно п.5 ст. 27 Кодекса об Административных правонарушениях, его невыполнение в срок считается нарушением законодательства и наказывается достаточно крупным штрафом.
Приказ об утверждении составленного расписания может содержать дополнительные пункты:
- обязательство для сотрудников отдела кадров, заключающееся в ознакомлении сотрудников с графиком;
- обязательство для сотрудников бухгалтерии в выплате отпускных вознаграждений в срок;
- подготовка необходимых документов и т.д.
В ряде ситуаций, установленные утвержденным расписанием даты отпусков могут быть изменены или скорректированы. Процедура изменения формы Т-7 проводится на основании приказа директора и заключается либо в составлении дополнения к уже утвержденному документу, либо во внесении корректировочных данных в последние три графы бланка Т-7.
После утверждения проводится ознакомление работников под роспись.
Обязательно ли это для малого предпринимательства?
Федеральным законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ внес изменения в ТК РФ, согласно поправкам малое предприятие может не формировать локальные нормативные акты, регулирующие отдельные этапы трудовых отношений. Это относится к тем малым предпринимателям, которым можно назвать микропредприятием.
С одной стороны это позволяет отказать от графика отпусков и его утверждения, но с другой стороны работодателю тогда придется в трудовом договоре каждого сотрудника прописывать порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
Важно! Проще создать один раз в год единый график, утвердить его и знать заранее порядок ухода персонала на отдых.
Данный подход позволяет лучше оптимизировать трудовой процесс с учетом отсутствия сотрудников на предприятии в течение года.
Поэтому субъекты малого предпринимательства могут отказать от данного акта, но рекомендуется все-таки составлять его ежегодно, это упростит документооборот и оптимизирует трудовые процессы.
Полезное видео
Обязательно ли утверждать график предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работником с помощью приказа руководителя — смотрите видео:
Срок оформления
Приказ нужно готовить по факту разработки расписания отпусков.
Для оформления графика установлены конкретные сроки — не позднее, чем за 2 недели до следующего года. Например, форма Т-7 на 2019 год должна быть подготовлена не позднее 17.12.2018.
Как только график будет сформирован, готовится приказ на его утверждение директором. После этого можно проводить ознакомление персонала с утвержденным документом.
Как написать правильно?
Распоряжение об утверждении графика отпусков сотрудников организации может быть составлен в письменной форме на бумаге формата А4 в свободном виде.
Для того чтобы не допустить ошибок и неточностей при составлении приказа, утверждающего график, необходимо знать все особенности данной процедуры.
Документ считается правильным, если в его содержании присутствует следующая информация:
- полное наименование организации;
- дата и место составления и утверждения документа;
- порядковый номер распоряжения;
- основная суть документа — необходимостью утвердить график на следующий год;
- ссылки на законодательные или локальные нормативные акты, на основании положения которых составляется распоряжение;
- список лиц, несущих ответственность за оформление документации, а также за совершение различных манипуляций с ним;
- подпись непосредственно руководителя компании, подтверждающая факт утверждения расписания отпусков;
- подпись все лиц, прописанных в составленном документе, подтверждающая факт их ознакомления и согласия с составленным графиком ежегодных оплачиваемых отпусков.
Важно понимать, что отсутствие утвержденного графика на предприятии является нарушением закона и наказывается штрафом.
Соблюдение всех вышеописанных пунктов позволяет правильно составить приказ на утверждение отпусков.
Образец составления на 2019 год
Ниже приведен пример оформления приказа, с помощью которого утверждается руководителем расписание ежегодных отпусков работников на 2019 год. Готовится документ в конце 2018 года.
Скачать образец на 2018 год:
Таким образом, приказ на утверждение расписания отпусков должен составляться в обязательном порядке. Исключение составляются лишь случаи, когда в форме графика присутствуют специальный раздел для ввода документа в действие.
Составляется распоряжение в свободном виде до конца текущего года на следующий год.
