Период предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска подчиненным работодателю необходимо согласовывать с трудящимися. Процедура происходит не просто в устной форме, а составляется лист ознакомления с графиком отпусков (образец в статье ниже).
Процедура ознакомления с графиком отпусков поможет избежать разного рода замечаний, а сотрудники смогут планировать свой отдых заранее.
Согласование с персоналом под роспись по ТК РФ
Норм ознакомления сотрудников под личную роспись с графиком отпусков предприятия законодательством не предусмотрено. В ст. 123 ТК РФ обозначено только уведомление специалиста о предстоящем отдыхе не позже, чем за 14 дней до даты наступления отдыха. А это не является одним и тем же. Нужно ли ознакамливать трудящихся с расписанием?
Важно! На практике работники кадровых служб все-таки осуществляют процесс ознакомления сотрудников с графиком.
Причины, по которым процедура согласования под роспись проводится с помощью листа ознакомления:
- Статья 22 ТК РФ фиксирует обязанность работодателя по наличию ознакомительных росписей всех работников на нормативных актах компании, которые связаны с трудовой деятельностью. Если график рассматривать как локальный документ предприятия, то ознакомление сотрудников требуется, хотя строгих указаний в 123 статье ТК ПФ нет. Во избежание предполагаемого нарушения законодательства кадровики подстраховываются и собирают подписи.
- Процедура ознакомления с графиком отдыха специалистов заменяет изготовление уведомлений о начале отпуска для каждого работника. То есть, если трудящийся поставил свою роспись в листе ознакомления, оповещать его о приближающемся отпуске не надо. Подготовка приказа и выплата отпускных — все необходимые действия. Заявление также не требуется.
В Трудовом кодексе не описывается метод и форма согласования и ознакомления сотрудников, обозначается только срок уведомления работников об отдыхе — 2 недели до его начала.
Как ознакомить сотрудников?
Возможно применение 2 методов оповещения специалистов:
- Оформление дополнительного документа — листа ознакомления.
- Сбор личных росписей коллег на самом бланке графика.
Отдельный документ — лист ознакомления служит оптимальным методом донесения сведений до подчиненных о времени их отпуска.
Большинство организаций применяют на практике именно данный способ согласования составленного графика с работниками.
Главной задачей листа является ознакомление сотрудников предприятия и письменное подтверждение факта прочтения документа с помощью сбора их подписей.
Иногда кадровые специалисты предпочитают собрать росписи непосредственно на графике отпусков. Оформляется данный документ по утвержденной форме, а для целей оповещения работников заполняется последняя ячейка, остающаяся незаполненной.
В графе «примечание» специалист оставляет свой автограф, тем самым подтверждая ознакомление со сроком предстоящего отпуска. Данный вид информирования сотрудников не самый распространенный, но законодательно не запрещен.
Обратите внимание: согласовать составленный график нужно не только с работниками, но и с профсоюзом, если таковой есть в организации.
Пошаговая процедура согласования с профсоюзом и образец мотивированного мнения.
Сроки составления
График на выход сотрудников в отпуск, как правило, составляется в декабре, до наступления следующего года. Тогда же желательно подготовить и лист ознакомления, собрав росписи работников в одном месте.
Несвоевременное оповещение кадровым работником коллег, дает право трудящемуся на перенос отпуска на другое желаемое время (ст. 124 ТК РФ). Информировать любого специалиста работодатель обязан за 2 недели до наступления отдыха (статья 123 ТК РФ).
Если работник принят на работу после утверждения графика, то сведения об отпуске нового сотрудника оформляются:
составлением приложения к графику по аналогичной форме, что и основной документ, утверждается руководителем;- написанием новым членом коллектива заявления в свободной форме, где указывается желаемый период отдыха, без внесения изменений в ранее утвержденный график.
Выбранный способ обозначений информации об отпуске новых специалистов лучше отразить в локальных актах компании.
Скачать лист ознакомления с графиком отпусков на 2024 год (образец)
Лист ознакомления графиком оформляется в виде таблицы.
Должностное лицо, ответственное за подготовку кадровых бумаг, может заранее подготовить бланк с указанием нужной информации.
В листе нужны следующие графы:
- ФИО и должность работника в соответствии со штатным расписанием фирмы;
- структурное подразделение;
- дата постановки подписи;
- личная роспись.
Графы в листе «дата ознакомления» и «личная роспись» остаются незаполненными. Все трудящиеся заполняют их от руки после прочтения документа работником.
Листы ознакомления хранятся 1 год, как и графики отпусков, приложением к которым они являются.
Лист ознакомления с графиком отпусков на 2024 год – скачать образец заполнения листа ознакомления с графиком под роспись — word:
Если работник отказывается подписывать лист ознакомления с графиком отпусков
Если сотрудник компании выражает свое несогласие в проставлении личной подписи в листе ознакомления, не стоит паниковать.
Необходимо составить акт об отказе от подписи, где фиксируется факт информирования подчиненного о предполагаемой дате выхода в отпуск, а также записывается факт отказа.
Документ прикладывается к графику.
В случае возникновения судебных разбирательств правильно составленный акт служит доказательной базой при рассмотрении гражданского дела.
Если сотрудник не согласен с датой отпуска, то работодатель может перенести сроки. Данный факт является не обязанностью, а лишь правом руководителя предприятия.
Как правило, работодатели учитывают пожелания работников и максимально приближают дату желаемого наступления отдыха. Сделать это можно при помощи оформления опросного листа сотрудников или организации собрания работников.
Следует помнить, что существуют категории работников, отпуск для которых предоставляется в указанное ими время:
- несовершеннолетние (до 18 лет, ст. 267 ТК РФ);
- совместители, отдых предоставляется одновременно с основной работой;
- работники, супруги военнослужащих;
- беременные работницы;
- сотрудники, чьи жены находятся на больничном по беременности и родам.
Даже если трудящийся не относится к льготной категории, он имеет право передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с иной даты. Работодатель, при этом, идет навстречу подчиненному.
Изменения в график Т-7 вносятся на основании приказа руководителя. Примеры внесения корректировок формы Т-7 можно посмотреть здесь.
График составляется как для основных работников, так для внешних совместителей. Граждане, оформленные по гражданско-правовым договорам в график не включаются. Также не отображаются в графике административные отпуска, декрет по беременности и родам, по уходу за ребенком.
После составления расписания ежегодных отпусков сотрудников даты необходимо согласовать с персоналом. Одним из популярных способов это сделать выступает лист ознакомления — бумага, в которой трудящиеся проставляют росписи после прочтения графика.
Оформить лист можно в свободной форме, строгих требований не предъявляется. Главное — это получить подпись работника о том, что ему известны даты его отдыха.
