Пошаговый порядок оформления приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск: образец и важные нюансы

Каждый работник должен отдыхать минимум 28 дней в году. При этом отпуск в полном размере оплачивается работодателем. Для его наступления нужно составить несколько документов, одним из которых является приказ о предоставлении отпуска. Граждане РФ обладают правом деления своего оплачиваемого отпуска на несколько частей. Каждый раз, когда предоставляется оплачиваемый отпуск, при этом оформляется приказ.

На основании каких документов составляется приказ

Чтобы оформить приказ, нужно иметь один из следующих документов:

  • график Т-7, утвержденный руководителем с помощью приказа;
  • заявление работника, написанное в случае, когда отдых предоставляется не по графику, или его временные рамки не закреплены расписанием.

Если сроки отдыха прописаны в графике, то писать заявление работнику не нужно.

Важно! Составление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска официально трудоустроенным сотрудникам регулируется и регламентируется положениями статей 114-128 Трудового кодекса Российской Федерации.

Вторая часть ст.123 ТК РФ говорит о том, что соблюдение графика отпусков является обязательным как для работодателя, так и для сотрудников.

Здесь же говорится о том, что новые сотрудники могут уйти в оплачиваемый отпуск после того, как отработает минимум шесть месяцев.

Действующее законодательство РФ позволяет заменить дополнительные неиспользованные дни оплачиваемого отпуска денежной компенсацией по согласованию с работодателем. Этот пункт также учитывается в процессе оформления приказа. Замена проводится на основании заявления на выплату компенсации от работника и издания приказа такого образца.

Сроки подготовки

оплачиваемый отпускПодготовить приказ нужно за 3 дня до начала отдыха или раньше. Это позволит своевременно рассчитать отпускные и выплатить и сотруднику.

Нарушение срока выплаты может привести к:

  • штрафу;
  • начислению в пользу сотрудника компенсации за каждый просроченный день;
  • отказу работника уходить в отпуск и требование переноса отпускного срока.

Чтобы этого избежать, лучше заранее подготовить документ.

На время отсутствия основного сотрудника назначается другой работник на основе приказа о замещении.

Какую форму использовать?

Для составления приказа об ежегодном отпуске одного сотрудника используется общепринятая унифицированная форма Т-6. В случае, если процедура оформления выполняется сразу на нескольких работников одновременно, то используется бланк Т-6а.

Действующее законодательство не регламентирует использования именно указанной формы. Работодатель может использовать бланк, разработанный локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить оплачиваемый отпуск

В большинстве случаев, приказ заполняется по форме Т-6. Она удобна, соответствует нужным стандартам, позволяет оформлять одновременно несколько видов отпусков, быстро заполняется.

Процесс оформления обладает уникальными особенностями и нюансами заполнения и состоит из нескольких частей.

Рекомендуем также прочитать: Как оформить отпуск директора приказом?

Нумерация и дата составления

Согласно третьей части ст.123 Трудового кодекса Российской Федерации, приказу о предоставлении ежегодного отдыха сотруднику должен быть присвоен уникальный порядковый номер в пределах года при регистрации в специальном журнале. В пределах одного отчетного года не должно быть одинаковых номеров. Нумерация с нового года начинается заново.

Кроме цифр, в нумерации могут использоваться символы, буквы. Это позволит при одном взгляде на номер приказа понять, о чем он. Как правило, в отношении отпусков к цифровому порядковому номеру через дефис или дробь добавляется буква, например, «О» или «ОТ».

Дата составления должна соответствовать текущем дню, при этом конкретные сроки отпускного периода прописываются в теле приказа в специальном разделе. Дата оформления не обязана совпадать с днем начала отдыха.

Оплачиваемый отпуск: основание

Фото-3В унифицированной форме не предусмотрено поле для указания документального основания для оформления очередного отпуска.

Обычно эта информация прописывается вручную над утверждающей подписью директора.

В качестве основания для составления и заполнения бланка Т-6 выступает либо график, либо заявление сотрудника.

Реквизиты каждого из этих документов можно внести в тело распоряжения.

Основная часть

В основной части есть три раздела: А, Б и В. Заполнить нужно либо два из них: А и В, либо все три.

Важно! Раздел А заполняется для ежегодных оплачиваемых отпусков, Б — для всех прочих, В — подводится итоги.

Унифицированный бланк Т-6, в содержании которого отражаются будущие отпуска сотрудников организации, должен содержать в себе следующие основные данные:

  • полное название компании;
  • ФИО сотрудника, должность, подразделение;
  • отработанный период работы, за который предоставляется отдых;
  • в разделе А заполняется календарное число предоставляемых дней, сроки начала и окончания отдыха;
  • в разделе Б указывать ничего не нужно, кроме случая, когда к ежегодному отпуску добавляется другой его вид;
  • в разделе В — либо повторяется информация из раздела А, либо суммируются данные по разделам А и Б;
  • подпись непосредственного руководителя и дата подписания документа.

Период работы

В унифицированной форме Т-6 имеется поле «за период работы», сюда вносится рабочий год сотрудника, за который предоставляется очередной отпуск.

Указывается именно рабочий год, а не календарный. Рабочий год считается с момента трудоустройства. Если в него попадают исключаемые периоды — прогулы, отстранения, то его окончание сдвигается.

Если отработано менее года, то указывается фактический период работы.

Ставится ли печать?

оплачиваемый отпускПечать в кадровом приказе о предоставлении оплачиваемого очередного трудового отдыха ставить не обязательно.

Документ будет считаться утвержденным руководителем, если на нем будет присутствовать подпись директора в нижнем поле.

При желании руководитель может поставить печать, приказ от этого не будет оформлен с нарушением.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-6

Ниже приведены бланки Т-6 и Т-6а и образец оформления унифицированной формы приказа Т-6 при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха сотрудникам длительностью 28 календарных дней, скачать его можно  бесплатно в формате word.

Бланк форма Т-6 — word.

Образец заполнения о предоставлении очередного отдыха работнику в 28 дней — скачать:

оплачиваемый отпуск

Если попадают праздничные дни

Фото-6Государственные праздничные дни не идут в учет при расчете срока оплачиваемого отдыха.

Если бы сотрудник организации не уходил в этот момент в отпуск, то он в любом случае бы не работал в праздник и не получил бы за этот день заработную плату.

Если выходные праздничные дни попадают в отпускной период, то он просто автоматически продляется на их число.

Важно! Если праздничный день попал в период отдыха сотрудника, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Образец распоряжения о предоставлении отпуска работнику с праздничными днями выглядит точно так же, как и представленный выше пример. Указывается календарное число дней — например, 28. А срок окончания приводится с учетом продления.

Например, при уходе в отпуск 1-го марта в 2018 году работник получит отпускное вознаграждение за 28 дней отпуска, в приказе будет указано 28 дней, однако по факту сотрудник будет отдыхать 31 день, так как его отпускной период закончится 31 марта. Это происходит из-за Международного Женского Дня, во время прохождения которого в 2018 году добавляются два выходных праздничных дня — 8 и 9 марта.

Где хранятся приказы

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков хранятся в архиве организации, в которой работают сотрудники, или же в их личных делах.

Причем должны сохраняться не только оригиналы документов, но и внесенные дополнения, заявления о предоставлении отпусков за «свой счет» и т.д.

Сроки хранения в организации

В соответствии с действующим законодательство Российской Федерации, распорядительная документация, связанные с отпусками сотрудником, должна храниться в архиве организации как минимум пять лет.

В случае, если в процессе деятельности компании составляются личные дела, отпускная документация приобщается к их материалам. Срок хранения такого документа составляет пятьдесят лет (если он был оформлен после 2003-го года) и семьдесят пять лет (если он был оформлен до 2003-го года).

Кто получает оплачиваемый отпуск

Согласно Трудовому кодексу РФ, отпуск предоставляется работникам, независимо от их образования, занимаемой должности или характера выполняемой работы. Каждый работник имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Однако, есть несколько категорий работников, которые имеют особые условия отпуска.

Во-первых, это новые работники. Согласно ТК РФ, работник, приступивший к работе в данной организации менее полугода назад, может рассчитывать лишь на 2 дня дополнительного оплачиваемого отпуска к основному. Это связано с тем, что новые работники должны пройти испытательный срок, который обычно составляет 3 месяца. После окончания испытательного срока истекает и период, когда работник не может уйти в отпуск.

Категорией работников, получающих особые условия отпуска, являются беременные женщины и женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Согласно ТК РФ, беременная женщина начинает отпуск за 2 недели до предполагаемой даты родов. В случае рождения ребенка до предполагаемой даты отпуска, женщине все равно предоставляются положенные ей отпускные дни, начиная со дня рождения ребенка. Женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, также имеет право на полноценный отпуск и вправе выбрать период его использования.

Еще одной категорией работников, получающих особые условия отпуска, являются молодые специалисты, выпускники образовательных учреждений. Согласно ТК РФ, молодой специалист, работающий по специальности, получает дополнительный отпуск продолжительностью 7 календарных дней. Это право применяется только к выпускникам образовательных учреждений.

Кроме того, законодательство предусматривает возможность выборочного предоставления отпуска в различных случаях: при работе в неполный рабочий день, работе по совместительству или работе в сезонных отраслях промышленности. В этих случаях отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени.

Сколько длится оплачиваемый отпуск и как его предоставлять

Согласно ТК РФ, сотрудники имеют право на минимально 28 календарных дней отпуска в год. В случае, если работнику исполнилось 55 лет (для женщин) или 60 лет (для мужчин), продолжительность отпуска увеличивается до 42 календарных дней. Такой дополнительный отпуск предоставляется и работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, а также работникам с изношенным профессиональным заболеванием или прошедшим медико-социальную экспертизу.

Важно отметить, что отпуск может быть предоставлен как непрерывно, так и разбит на несколько отдельных периодов. Однако, продолжительность отдельного периода отпуска не должна быть менее 14 календарных дней. Работнику следует уведомить работодателя о желании разделить отпуск не менее чем за 2 недели до его начала.

Предоставление отпуска также зависит от законченного календарного года. Согласно ТК РФ, отпуск может быть предоставлен работнику в течение года после окончания отчетного календарного года. Если работником не был использован отпуск за год, он имеет право на его предоставление в следующем году. Таким образом, работнику необходимо использовать свой отпуск до окончания следующего календарного года, иначе он может его потерять.

В случае, если работник не может использовать свой оплачиваемый отпуск из-за болезни или других обстоятельств, он вправе перенести его на следующий год. Для этого необходимо предоставить медицинское заключение или другое документальное подтверждение причины, мешающей использованию отпуска.

Как рассчитать отпускные

Как рассчитать отпускные

Как оформить приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск (видео)

Как оформить приказ на оплачиваемый отпуск по форме Т-6, что нужно знать, какие моменты учесть — подробно о предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха смотрите в видео:

Уход сотрудника в ежегодный отпуск всегда оформляется приказом. Рекомендуется заполнять типовой бланк Т-6, но можно оставить и свой собственный документ, утвердив его в учетной политике.

Основанием для оформления выступает утвержденный в компании график, а при его отсутствии или несовпадении отпускных дат с указанными в графике пишется работником личное заявление.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: