Любому сотруднику полагается отпуск после того, как он отработает в организации определенное время. В некоторых случаях неотгулянные дни отдыха закон допускает заменить компенсацией.
Для этого по заявлению трудящегося издается соответствующее распоряжение. Однако не всегда неиспользованные дни можно заменить деньгами.
Когда можно оформлять?
Для замены отпускного времени деньгами и выплаты компенсации сотруднику нужно составить приказ. Но не всегда данное действие допускается.
На ежегодный оплачиваемый отпуск вправе претендовать оформленные по трудовому соглашению лица, проработавшие в компании минимум полгода. Стандартная продолжительность отдыха составляет 28 дней за отработанный год, начало которого соответствует дате трудоустройства.
Дополнительный либо удлиненный отпуск положен некоторым категориям трудящихся, например, занятым на вредном или опасном производстве, имеющим ненормированный график.
Важно! Сотрудник может получить деньги только за дополнительные дни отпуска, превышающие порог в 28 дней (ст. 126 ТК РФ).
Работодатель вправе решать: выплатить сотруднику денежную компенсацию или отказать ему. В первом случае составляется приказ. Инициатором выплаты выступает работник со своим заявлением (ст. 116, 119, 122, 126 ТК).
Выплата денег за стандартный отпуск в 28 дней во время трудовой деятельности запрещена законодательством. Подобное нарушение карается штрафом (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).
Виды возможных наказаний отражены в таблице.
| Кого оштрафуют | Нарушение | |
| первичное | повторное | |
| ИП | Штраф 1000-5000 р. | Штраф 10000-20000 р. либо дисквалификация на 1-3 года |
| Руководитель | ||
| Организация | Штраф 30000-50000 р. | Штраф 50000-70000 р. |
Нельзя составлять приказ для проведения замены денежной компенсацией дополнительного отпуска следующим категориям трудящихся (абз. 3 ст. 126 ТК):
- беременным;
- лицам моложе 18 лет;
- занятым на вредном производстве гражданам: заменена деньгами может быть только часть удлиненного отпуска, превышающая 7 дней.
Некоторые ограничения на выплату установлены служащим таможни и ОВД.
Нужно ли составлять при увольнении?
В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении сотрудника ему выплачивается денежная компенсация за все дни отдыха, которые он не использовал.
Трудящегося рассчитывают в его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).
Денежная выплата при увольнении рассчитывается бухгалтерией на основании приказа руководителя о расторжении трудового соглашения с работником (форма № Т-8).
Он может иметь иную форму, разработанную компанией самостоятельно и закрепленную в учетной политике.
В нем указывается число дней, за которые сотруднику положена компенсация.
Важно! Никаких дополнительных распоряжений о замене неиспользованных дней деньгами при увольнении издавать не нужно.
Начисление компенсационной выплаты оформляется запиской-расчетом формы Т-61 или иной, утвержденной самостоятельно. Лицевую сторону документа подписывает кадровик, оборотную — бухгалтер. Как рассчитать компенсацию?
Если после выплаты денежных средств принято решение восстановить сотрудника в должности, то выданные ему деньги можно учесть в качестве аванса. Дополнительные бумаги оформлять не следует. Такую точку зрения содержат частные разъяснения сотрудников Минздравсоцразвития РФ.
Компенсация выплачивается по расходному ордеру, ведомости или перечисляется на банковскую карту. С назначенной суммы нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Как писать правильно?
Решение о замене удлиненной части отпуска компенсацией принимает руководитель организации.
Сотрудник, желающий получить деньги взамен неиспользованных дней отпуска, пишет заявление. В нем он указывает количество неотгулянных дней, подлежащих оплате, и причину, по которой он не использовал данное время для отдыха.
На основании заявления издается приказ.
Обычно распоряжение составляется в произвольной форме на официальном бланке компании либо на чистом листе бумаги формата А4. Заполнить его можно от руки или набрать текст с помощью компьютера.
В бланке приказа обязательно должны фигурировать следующие данные:
- согласие руководителя на выплату компенсации;
- ФИО и должность работника;
- причина выдачи денег;
- период отпуска, за который производится начисление;
- лица, ответственные за исполнение распоряжения;
- подпись работника, которому положена выплата.
Выплата компенсации за часть неиспользованного отпуска отражается в личной карточке сотрудника ф. Т-2.
Образец при замене дополнительного отдыха денежной выплатой
Образец оформления документа представлен ниже. В тексте проводится замена дополнительных пяти дней отпуска, неиспользованных сотрудником, денежной компенсации.
Обратите внимание, что под распорядительной частью должна стоять не только утверждающая подпись руководителя, но и ознакомительные сотрудников, чьи фамилии перечислены в приказе:
- работник, которому выплачиваются деньги;
- кадровик, который внесет изменения в кадровую документацию в связи с заменой, в том числе в график;
- бухгалтер, который начислит денежную выплату.
Образец приказа о замене дополнительных неиспользованных дней деньгами — скачать:
Полезное видео
Когда можно заменять отдых денежной выплатой, когда это не допустимо, как проводится процедура — ответы на вопросы смотрите в видео:
Компенсация за неизрасходованные дни отпуска выплачивается работникам в двух случаях: при увольнении или если количество дней отдыха в год превышает 28.
Выплата оформляется соответствующим распоряжением, а в случае увольнения — приказом на расторжение трудового соглашения и запиской-расчетом.
