Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.
Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении отпуска, он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.
Обязательно ли оформлять?
В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате, когда начнется его ежегодный отдых по графику под роспись.
Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление, предусмотреть графу в графике, подготовить лист ознакомления, составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.
Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.
За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.
Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном месте.
Обычно составляется два экземпляра уведомления: первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.
Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнале.
Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать заявление о переносе отпуска на любой удобный для него срок.
Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить приказ о переносе отпускного времени на желаемые работником даты.
При этом вносятся изменения в график Т-7.
Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.
Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.
Когда не нужно составлять?
Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:
- отпуск предоставляется не по графику;
- на предприятии не составлялся график вовсе;
- отдых предоставляется вновь принятому сотруднику, не внесенному в график на текущий год;
- отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.
Важно! Во всех указанных случаях приказ о предоставлении отпуска составляется на основании заявления работника.
Сроки подготовки и способы передачи
Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.
Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.
Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.
Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.
В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.
Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.
Как написать правильно?
Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.
В уведомительную форму для работника рекомендуется включить следующие реквизиты:
- данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
- сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
- наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
- обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
- сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
- ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
- просьба подтвердить получение уведомления подписью;
- дата составления;
- подпись ответственного лица, составившего документ;
- строка для постановки росписи сотрудником.
Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.
Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.
Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.
В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.
Еще один вариант получения подписи работника — это предусмотреть специальную графу в графике отпусков, то есть дополнительно его.
Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.
Образец о начале отдыха работника
Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.
Образец уведомления о начале отпуска по графику — скачать.
Полезное видео
Нужно ли создавать уведомления, как известить сотрудника, какие способы существуют — смотрите в видео самый правильный способ извещения работника о начале его отдыха:
ТК РФ требует от работодателей обязательного извещения персонала о том, когда начнется их отдых по утвержденному графику. Сделать это нужно за 2 недели до его начала. Можно это сделать с помощью уведомления или приказа. Главное — выполнить требовать из ст.123 ТК РФ.
Невыполнение данного действия может повлечь отказ сотрудника уходить в отпуск и последующий перенос отпускного времени на срок, удобный сотруднику. При этом отказать руководство уже не сможет и придется подстраиваться под желания трудящегося, чьи права были нарушены.
