При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.
Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.
Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.
Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.
В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.
188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.
Оформление поездке на своем транспорте
Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.
Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.
Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.
В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.
Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.
В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.
Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:
- амортизация автомобиля;
- денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
- техническое обслуживание транспортного средства;
- внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:
- название организации-работодателя;
- дата издания распоряжения;
- номер документа;
- инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
- сведения о месте командировки;
- цель поездки;
- продолжительность мероприятия;
- подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.
Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.
В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией.
Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.
Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством. В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ №152.
В документации отражается следующая информация:
- наименование бумаги;
- реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
- период действия документа;
- информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
- информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.
По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет.
В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер. На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня.
Порядок оплаты расходов на такси.
Как оплачиваются расходы сотрудника?
В соответствии со 168 статьей ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, командированный сотрудник вправе претендовать на возмещение денежных средств, потраченных на следующие цели:
- оплату проезда в обе стороны;
- аренду жилья;
- другие расходы, определенные руководством.
Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:
- путевой лист;
- служебную записку;
- документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.
Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.
Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.
Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.
Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?
При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.
Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:
- заполненный соответствующим образом путевой лист;
- ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
- чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
- авансовый отчет;
- служебная записка.
При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления.
В таком случае к списку документов,указанному выше, необходимо приложить отчетные бумаги – чеки на покупку запчастей или оплату ремонта ТС.
Полный перечень документов, которые способы подтвердить расходы в командировке, представлен здесь.
Выводы
На основании 188 статьи ТК РФ, трудящийся вправе отправиться в командировку на личном автомобиле.
В такой ситуации ему необходимо в обязательном порядке подготовить путевой лист и чеки,подтверждающие расходы на оплату и срочный ремонт (при необходимости)транспорта.
Технология компенсирования расходов должна отражаться в приказе о командировке.
При возмещении денежных средств за оплату ГСМ в учет берется информация из Распоряжения Минтранспорта РФ №АМ-23-р.
