Материальные ценности являются основным активом предприятия, поэтому их сохранность очень важна.
Обеспечивается контроль над состоянием и количеством ТМЦ, основных средств за счет документального оформления каждого процесса, связанного с ними, а также назначения посредством издания указа руководителя ответственного лица.
В процессе заключения трудового соглашения с таким лицом формируется дополнение к основному документу о материально ответственности, а при его смене используется специальный порядок передачи ТМЦ.
В каких случаях оформляется?
Смена ответственных работников может происходить по многим причинам.
Причины смены МОЛ:
- уход материально-ответственного лица с предприятия по собственному желанию или его увольнение руководством;
- длительный период нетрудоспособности;
- отъезд специалиста по делам фирмы или личным;
- пренебрежение своими обязанностями;
- плохая сохранность вверенного имущества.
Читайте также: Пошаговая процедура смены материально-ответственного лица.
Кроме перечисленных факторов, может возникнуть еще много причин, согласно которым происходит смена ответственного за материалы сотрудника.
Во всех этих случаях необходимо передать вверенное имущество новому материально-ответственному лицу посредством оформления акта приема и передачи.
Как составить при смене МОЛ?
Важно: унифицированной формы передаточный акт не имеет, так как ориентация предприятия происходит на особенности специфики его работы.
Поэтому требуется самостоятельно разработать удобный документ, но с соблюдением требований относительно внесения всех реквизитов.
Согласно рекомендациям Минфина существует несколько разработанных бланков акта передачи ТМЦ между материально-ответственными лицами:
- относительно приема-передачи ТМЦ на хранение – МХ-1;
- для приема и передачи товаров и тары – ОП-18;
- акт проведения ревизии ценных материалов – ИНВ-4.
Применить при необходимости можно любой из данных бланков или разработать внутренний документ компании, но в любом случае важно внести в него основную информацию:
- название и реквизиты организации;
- основание для осуществления всего мероприятия – приказ;
- состав комиссии – ФИО всех задействованных сотрудников;
- ФИО материально-ответственных лиц – передающего / принимающего объем товаров;
- ФИО руководителя предприятия;
- название документа;
- в табличном варианте указываются данные о ТМЦ, основных средств, подлежащих передаче новому материально-ответственному лицу – название, количество, стоимость, общая цена;
- после заполнения таблицы с перечнем ТМЦ нужно поставить подписи всех участников (старого и нового МОЛ) и дату заполнения бланка.
Заполняя таблицу, нужно указать по каждой ценности отдельную информацию относительно веса, количества, стоимости за единицу и общую.
Заполнение можно выполнить в любой вариант, но незадействованные строки отметить прочерками.
Важно: при необходимости внесения изменений, нужно существующую информацию зачеркнуть, а выше поставить правильную, при этом исправление должны отметить росписью все участники процесса.
Подписи в конце акта передачи следует расшифровать.
В итоге свои подписи должны поставить главный бухгалтер и руководитель компании.
Скачать образец
Скачать пример акта передачи товаров и тары при смене МОЛ форма ОП-18 – excel.
Скачать образец передачи ТМЦ новому материально-ответственному лицу в свободном виде – word.
Процедура внутреннего перемещения ТМЦ от одного МОЛ другому
Процедура передачи ценностей предприятия зависит от ситуации, которая стала основанием для передаточного процесса, в целом внутреннее перемещение средств складывается из следующих этапов:
- Формируется приказ директора относительно инвентаризации объема товарных ценностей или основных средств в связи со сменой материально-ответственных лиц.
- Лицо, ведущее дела на текущий момент передает подотчетные материалы на основании описи на временное хранение бухгалтеру или членам комиссии, при этом их необходимо поставить на приход, а выбывшие списать.
- Формируется инвентаризационная опись товаров или акт.
- В день смены работников выполняется инвентаризация ТМЦ, а ее итоговые данные передаются для проверки в бухгалтерию.
Проведение самой инвентаризации выполняется в присутствии руководящего состава предприятия и работников избранных для состава комиссии, при этом присутствовать должны все ее члены до момента подписания акта, так как временное отсутствие одного из них является поводом для признания результатов недействительными.
Несовпадение итогов акта передачи и первичной документации бухгалтера, а также проводок является свидетельством недостачи ТМЦ или основных средств из-за их пропажи или халатного отношения.
Приказ руководителя, на основании которого производится созыв комиссии, составляется по форме ИНВ-22.
Выводы
Передача материальных ценностей между специалистами может происходить по различным причинам, при этом вся процедура должна выполняться согласно существующим основаниям и законодательным требованиям.
В процессе передачи ценностей и их инвентаризации должна участвовать назначенная руководителем комиссия, подписи всех ее членов должны присутствовать на акте передачи в качестве доказательства подлинности указанных в нем данных.
