Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно.
Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.
Порядок проведения процедуры
Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.
При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:
- Производится инвентаризация.
- Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.
Для смены МОЛ оформляется приказ директором — скачать образец.
Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.
Также может быть использован соответствующий бланк.
Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.
Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.
И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:
- дополнительном соглашении к договору;
- должностной инструкции;
- локальных нормативных актах учреждения.
Как производится инвентаризация?
Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.
Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.
Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).
Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.
Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.
Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.
Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:
- работников административного органа;
- сотрудников – бухгалтеров;
- иных работников.
Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).
Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.
Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.
Оформление документов
Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:
- Приказ о смене материально-ответственного лица.
- Приказ о том, что проводится инвентаризация.
- Инвентаризационные описи.
- Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
- Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.
Образец приказа
В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:
- Наименование учреждения.
- Наименование документа.
- Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
- После руководителем вставляется слово «приказываю».
- Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.
Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.
Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.
В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.
Скачать образец приказа о смене материально-ответственного лица – word.
Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому
После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.
Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.
Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.
В акте приема-передачи необходимо отразить:
- название документа;
- день заполнения бланка;
- название фирмы, составившей данный документ;
- наименование бланка;
- ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
- перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
- персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.
Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.
Скачать бланк акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.
Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.
При увольнении
При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.
Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.
Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.
Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.
Полезное видео
О порядке проведения инвентаризации и необходимых документах, подробно рассказано в данном видео:
