При трудоустройстве сотрудника его работодатель оформляет ряд документов, в которые заносятся персональные данные работника.
Одной из таковых является личная карточка.
Она включает в себя все основные сведения о трудящемся.
При оформлении карточки должны быть соблюдены определенные правила, установленные трудовым законодательством РФ.
Обязательно ли вести для сотрудников на предприятии?
Личная карточка относится к категории первичных документов. Она оформляется сразу после того, как работодатель принимает гражданина на работу.
Благодаря данному виду личной документации у руководства компании появляется возможность вести четкий учет персонала фирмы.
В 2013 году вступили в силу изменения, согласно которым многие бумаги, являющиеся первичными, перестали иметь статус обязательных.
Личных карточек сотрудников изменения такого характера не коснулись. Они в обязательном порядке должны оформляться для каждого работника.
Пренебрегать оформлением личной документации нельзя. Отсутствие личных карточек работников является нарушением трудового законодательства.
Нужно ли вести журнал учета и регистрации личных карточек — читайте здесь.
Правила заполнения и ведения
Личная карточка состоит из 11 разделов, в каждом из которых отражается соответствующая информация.
Некоторые разделы заполняются при трудоустройстве, другие – в процессе осуществления профессиональной деятельности.
Согласно 65 статье ТК РФ, основанием для оформления личной карточки выступает ряд бумаг. Среди таковых нужно отметить следующие:
- трудовой договор;
- приказ работодателя о приеме сотрудника на работу;
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность трудящегося;
- трудовая книжка или другое документальное подтверждения трудового стажа сотрудника;
- СНИЛС;
- ИНН;
- военный билет (для граждан, подлежащих воинскому учету);
- документы об образовании.
Какие документы должен предоставить работник при трудоустройстве?
Для оформления личной карточки существует специально разработанная форма – Т-2. Следует учесть, что она обязательна к использованию в государственных организациях.
Руководители коммерческих предприятий вправе использовать в работе личные карточки, оформленные в соответствии с самостоятельно разработанными бланками.
Вне зависимости от того, по какому образцу оформляется личная карточка, в ней обязательно должна присутствовать информация о следующих моментах:
- основные данные о работнике – инициалы, дата рождения, адрес места проживания, трудовой стаж, образование и т.п.;
- данные о принадлежности к воинскому учету;
- данные о производственных событиях – приеме на работу, переводе с одной должности на другую, повышении квалификации и т.д.
Документация личного характера хранится у руководства. Трудящийся при необходимости лишь расписывается в карточке, подтверждая тем самым достоверность внесенных в нее данных.
Минимум он оставляет в ней свою подпись 3 раза – при приеме на работу, при ознакомлении с записью о трудоустройстве в трудовой книжке и при расторжении трудовых отношений.
В процессе оформления личной карточки важно придерживаться определенных рекомендаций. Среди таковых необходимо отметить следующие:
заполнение документа может осуществляться в письменном или электронном виде;- второй раздел документа заполняться только от руки;
- для снижения вероятности быстрого изнашивания документа, оформлять личную карточку лучше на плотной бумаге или картоне.
В личной карточке не должно быть ошибок и исправлений.
При наличии таковых документ признается недействительным и подлежит повторному оформлению.
Как правильно заполнить – инструкция с рекомендациями
Личная карточка оформляется при приеме сотрудника на работу. Для оформления документа потенциальный работник должен подготовить ряд документов, перечень которых был указан ранее.
Именно договор, приказ, паспорт, трудовая и другие бумаги выступают в качестве основания для заведения личной карточки.
Заполнением личной документации, как правило, должен заниматься ответственный сотрудник. Он назначается работодателем. Чаще всего таковым становится специалист отдела кадров.
Ранее уже было указано, что документ состоит из 11 разделов и 4 страниц соответственно.
В самом начале официального оформления трудовых отношений заполняются только 2 первые страницы личной карточки. В остальные информация вносится по мере необходимости.
Прежде чем перейти к оформлению основных разделов, важно правильно заполнить шапку документа. В ней отмечаются следующие данные:
- формы ОКУД и ОКПО;
- полное название предприятия.
Следующая часть личной карточки оформляется в табличном виде. Каждая графа таблицы имеет следующее наименование:
- дата начала ведения личной карточки;
- табельный номер сотрудника, информация о котором будет присутствовать в настоящей бумаге;
номер ИНН и СНИЛСа трудящегося;- алфавит. Первая буква фамилии трудящегося. Данная отметка необходима для быстрого поиска личного дела сотрудника и упорядоченного расположения в картотеке;
- характер и вид работы (временная, постоянная, по совместительству или основная);
- пол трудоустроенного лица.
После этого поочередно заполняются остальные разделы документа. Общие сведения, данные о воинском учете и другие.
Оформление раздела общие сведения
В общих сведениях должна присутствовать основная информация о сотруднике. В правом углу указывается номер и дата заключения трудового соглашения. Далее следуют такие графы:
- инициалы работника (полностью);
- дата рождения трудящегося – письменно и цифрами;
- место рождения (в соответствии с паспортными данными);
- код гражданства по ОКИН. Если сотрудник – только гражданин РФ, в данной графе ставится код 1. Если у него 2 гражданства – код 2. Иностранцам присваивается код 3, лицам, без гражданства – 4;
- кодовая отметка о владении иностранными языками по ОКИН;
Степени знания английского или другого иностранного языка с кодами по ОКИН: владею свободно – 3, читаю и могу объясняться – 2, читаю и перевожу со словарем – 1.
- информация об имеющемся образовании. В таблице указывается наименование учебного заведения, год его окончания, а также документ, полученный в итоге – диплом, аттестат, свидетельство и т.п., его основные данные;
- наименование профессии, на которую принят сотрудник, соответствующий ей код по ОКПДТР;
- стаж, в соответствии с данными трудовой книжки;
- кодовое обозначение семейного положения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и проживания;
- контактный телефон трудящегося и его близких родственников.
Воинский учет
Часть личной карточки, в которую вносится информация о принадлежности к воинскому учету, заполняется не всегда.
Оформление этого раздела документа актуально только в том случае, если работник подлежит воинскому учету.
В большинстве случаев к таковым относят мужчин.
Реже военнообязанными считаются женщины. В основном таковыми являются представительницы определенных профессий.
В разделе о воинском учете отражается информация следующего характера:
- наименование категории запаса;
- присвоенное работнику воинское звание;
- профиль;
- полное кодовое обозначение ВУС;
- кодовое обозначение категории годности к военной службе;
- наименование военкомата, соответствующего адресу места жительства работника;
- характеристика воинского учета, на котором состоит сотрудник (общий, специальный);
- отметка о снятии с воинского учета (при необходимости).
Важно учесть, что после заполнения разделов об общих сведениях и воинском учете, ответственный специалист отдела кадров и сотрудник должны оставить в личной карточке свои личные подписи.
Они выступают в качестве подтверждения согласия с данными, указанными в этих разделах.
Прием на работу
Раздел о приеме на работу, как и большинство других, оформляется в виде таблицы. В нее вносятся данные следующего характера:
- дата приема трудящегося на работу (или дата перевода сотрудника на другую должность);
- наименование структурного подразделения, в котором будет числиться сотрудник;
- должность, в соответствии со штатным расписанием;
- оклад и премии (письменно и цифрами);
- дата издания приказа о приеме на работу, его номер.
Этот раздел, как и предыдущие, требует наличии личной подписи сотрудника. Ни в какой части документа не должно быть исправлений и ошибок.
Как и сколько хранятся – сроки хранения
Личные карточки оформляются в момент трудоустройства гражданина.
После заполнения они хранятся в папке или шкафу, недоступном для третьих лиц.
Ответственность за хранение и документа возлагается на специалиста, его оформляющего.
Личная карточка не уничтожается и после расторжения трудовых отношений с сотрудником, информация о котором в ней отражалась.
После увольнения трудящегося она хранится в отделе кадров от 1 до 3 лет. По окончанию этого срока документ попадает в архив, где хранится еще 75 лет.
Скачать бесплатно бланк и образец унифицированной формы Т-2 в ворде
Скачать бланк унифицированной формы Т-2 – word.
Скачать пример заполнения личной карточки сотрудника – word.
Полезное видео
Как правильно заполнить личную карточку по форме Т-2 и образец заполнения, можно узнать из данного видео:
Выводы
Личные карточки трудящихся – первичные документы, подлежащие обязательному оформлению. Пренебрегать их оформлением нельзя.
В противном случае могут возникнуть проблемы с вышестоящими органами. Для заполнения личных карточек государственные организации должны использовать унифицированную форму Т-2. Частные компании вправе пользоваться собственным образцом бланка.
Документ состоит из 4 страниц, 2 из которых заполняются сразу – при приеме на работу. Остальные оформляются по мере необходимости. В документе не должно быть исправлений, недостоверной информации и ошибок.
Оформлением документа, как и хранением, занимаются сотрудники отдела кадров. После увольнения личные карточки попадают на хранение в архив. Там они хранятся еще 75 лет.
