Личная карточка трудящегося – это документ первичного типа, в котором отражается информация о сотруднике.
Документация носит обязательный характер.
При ее оформлении используется утвержденная форма Т-2.
Заполнением формы должен заниматься кадровик – доступ самого сотрудника к документу ограничен.
Работник лишь при необходимости ставит в документе свою подпись, к примеру, при внесении записей в трудовую книжку.
Нужно ли вести книгу для регистрацию карт работников Т-2?
Личные карточки официально трудоустроенных лиц подлежат обязательному учету. При оформлении документа ему присваивается порядковый номер, под которым он регистрируется в соответствующем журнале учета.
Ведение учета и регистрации личных карточек трудящихся позволяет придать документу юридическую силу, а также при появлении необходимости найти индивидуальную бумагу работника в оперативном порядке.
В журнал вносится основная информация о формах Т-2. Ведением книги занимается работник, наделенный соответствующими полномочиями.
Как заполнять правильно?
Документация указанного образца оформляется в соответствии с формой, разработанной на предприятии. Унифицированного бланка для заполнения подобных бумаг законодательными актами не предусмотрено.
Следует отметить, что в большинстве случаев журнал учета выглядит во всех компаниях одинаково.
Документ оформляется с учетом всех правил, используемых в процессе ведения документооборота.
В нем не должно быть ошибок и исправлений.
Журнал с записями о личных карточках подлежит обязательному хранению, продолжительность которого – 75 лет.
Доступ к журналу должен быть ограничен. Информацией, в нем присутствующей, должен иметь определенный круг лиц, назначенных работодателем.
В журнале учета личных карточек обязательно должен быть титульный лист. На нем должна присутствовать следующая информация:
- наименование;
- наименование организации;
- регистрационный номер;
- дата начала и окончания ведения;
- адрес компании-работодателя;
- количество листов/внесенных записей;
- дата окончания хранения;
- печать фирмы (при наличии);
- подпись главного руководителя, ее расшифровка.
В основной части, оформленной в виде таблицы, отражаются следующие данные:
- порядковый номер записи;
- дата оформления личной карточки;
- инициалы и должность сотрудника, которому принадлежит личная карточка;
- дата заключения трудового договора, его номер;
- дата издания приказа о приеме на работу, его номер;
- наименование отдела;
должность специалиста;- ИНН, СНИЛС;
- дата издания приказа о расторжении трудовых отношений;
- примечания.
Названия и количество столбцов могут быть абсолютно любыми.
Форма журнала, используемая в компании, должна быть утверждена работодателем.
Скачать образец
Скачать бланк журнала учета и регистрации личных карточек работников Т-2 – word.
Полезное видео
Как правильно заполнить личную карточку работника по форме Т-2, можно узнать из данного видео:
Выводы
Для каждого трудящегося гражданина его руководитель обязан завести личную карточку, подлежащую обязательному учету.
Для регистрации документов указанного образца оформляется специальный журнал учета.
Журнал должен иметь титульную и основную часть. На первую вносится стандартная информация – сведения о работодателе и периоде ведения книги, датах начала и окончания ее заполнения.
Последняя оформляется в виде таблицы. Журнал должен быть прошит, а каждая его страница – пронумерована. Унифицированной формы документа не существует.
Ведением документа чаще всего занимается специалист отдела кадров. Посторонние лица не могут иметь к нему доступ. Заполненный журнал хранится в архиве организации 75 лет.
