Каждая организация, индивидуальный предприниматель при наличии работников обязаны подавать сведения по начисленным, удержанным и уплаченным суммам подоходного налога.
Данный вид налоговой нагрузки применяется в отношении доходов, получаемых физическими лицами.
Одним из обязательных отчетов является расчет форма 6-НДФЛ.
Что такое простыми словами
Форма 6-НДФЛ – это отчет, который сдают работодатели. В данном расчете приводятся суммарные данные о начисленных доходах и удержанном подоходном налоге (13%).
В первом разделе сведения приводятся в сумме по всем работникам за период с начала года по конец отчетного или налогового периода. Во втором – за последние 3 месяца, то есть за последний квартал.
Ранее работодатели по подоходному налогу сдавали только один раз в год 2-НДФЛ, данный отчет заполнялся на каждого работника отдельно.
С 2016 года, помимо годовой справки 2-НДФЛ, работодатели стали сдавать еще и ежеквартальный расчет 6-НДФЛ без детализации по каждому сотруднику.
Отчитываться по данному виду отчета работодатели обязаны в ФНС, где они стоят на учете в качестве налогоплательщика.
Актуальная форма отчета
Форма 6-НДФЛ была утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450@, а в 2018 году были внесены изменения в действующую форму приказом от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@.
Что изменилось в новой форме 6-НДФЛ?
Изменения не значительно – поменялись штрихкода и добавлены два поля при заполнении расчета в случае ликвидации, реорганизации организации.
Скачать бланк расчета бесплатно в excel
Скачать актуальный бланк новой формы 6-НДФЛ в формате excel можно здесь.
В конце статьи можно скачать образец заполнения расчета для 2018 года, его также можно бесплатно скачать в удобном формате.
Отчетные периоды и даты сдачи 2018 — 2019
Предусмотрено 4 периода, три из них отчетных, один – налоговый:
- 1 квартал – включается в себя три первых месяца с января по март.
- Полугодие – включает шесть первых месяца текущего года с января по июнь
- 9 месяцев – включаются месяцы с января по сентябрь — образец заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев.
- Год – налоговый период, включает полностью календарный год.
За отчетные периоды расчет 6-НДФЛ нужно сдать не позднее последнего числа следующего за периодом месяца. Если это выходной, то крайний срок сдвигается на следующий рабочий день.
За налоговый – до 1 апреля будущего года включительно.
О сроках сдачи читайте также здесь.
Таблица со сроками сдачи в 2023 году:
| Период | Срок подачи в ИФНС |
| 2022 год |
02.04.2023 (01.04 – воскресенье) |
| 1 квартал | 03.05.2023
(с 30.04 – 02.05 – праздники) |
| Полугодие (6 мес.) | 31.07.2023 |
| 9 месяцев | 31.10.2023 |
Таблица со сроками сдачи в 2024 году:
| Период | Срок подачи в ИФНС |
| 2023 год | 01.04.2024 |
| 1 квартал | 30.04.2024 |
| Полугодие (6 мес.) | 31.07.2024 |
| 9 месяцев | 31.10.2024 |
Кто сдает по НК РФ?
Обязанность отчитываться перед ФНС с помощью расчета 6-НДФЛ имеется у следующих лиц:
- юридические лица;
- ИП с работниками.
То есть обязанность по подаче отчета возникает у налоговых агентов, использующих наемный труд.
Правила оформления отчетности
В приложении 2 к приказу ФНС №ММВ-7-11/450@ приведен порядок заполнения формы 6-НДФЛ.
В соответствии с данным порядком необходимо придерживаться следующих правил при заполнении расчета 6-НДФЛ:
- данные для заполнения необходимо брать из налоговых регистров;
- если одного листа не достаточно для заполнения, то берутся дополнительные листы;
- на каждом листе проставляется номер страницы в сквозном порядке в специальном поле «стр.» в формате «001», «002»… «010»;
- применение корректоров не допустимо;
- распечатка заполненного отчета с двух сторон листов запрещена;
- не допускается скрепление листов, так как это вызывает их повреждение;
- в каждой клетке заполняется только один показатель;
- дата указывается в цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ;
- десятичная дробь указывается через точку;
- заполнять форму 6-НДФЛ можно чернилами черного или синего оттенка;
- поля с суммами должны быть все заполнены, если показатель для заполнения отсутствует, то проставляются нули;
- в пустых клетках проставляются прочерки;
- по каждому ОКТМО расчет заполняется отдельно;
- каждый лист должен быть подписан либо руководителем, либо его представителем, для ИП подпись ставит сам предприниматель или его представитель;
- если расчет заполняется на компьютере, то последующая его распечатка допускается без обрамлений клеток и полей, также не обязательно ставить прочерки, штрифт должен быть courier new 16-18.
Данные правила заполнения обязательны к соблюдению всеми лицами.
Как отразить в 6-НДФЛ:
Как правильно составить — порядок действий
Форма расчета 6-НДФЛ состоит из титульного листа и второго листа, на котором расположены два раздела.
В первом разделе нужно показать данные по всем работникам, исчисленные нарастающим итогом с 1 января текущего года по конец периода, за который заполняется отчетность.
Во втором разделе приводятся даты только для трех последних месяцев периода.
Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ — пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Заполнить титульный лист расчета.
Здесь нужно указать ИНН, КПП, общие параметры о периоде, за который сдается расчет, коде ФНС и места подачи формы. Необходимые коды берутся из приложений к порядку заполнения расчета 6-НДФЛ.
Далее нужно вписать наименование работодателя, проставить ОКТМО, контактные данные и сведения, подтверждающие достоверность заполнения.
Если организация ликвидируется или реорганизуется, то дополнительно заполняется два новых поля на титульном листе.
Шаг 2. Заполнить раздел 1.
Следует указать суммарные значения с 1 января по последнее числе отчетного или налогового периода.
Данные приводятся суммарные по всем сотрудникам.
Шаг 3. Заполнить раздел 2.
Здесь достаточно показать показатели за последний квартал в разрезе по каждому месяцу. Сведения также приводятся в суммарном виде по всем работникам.
Шаг 4. Подписать все заполненные листы расчета и пронумеровать их в сквозном порядке.
Подробное заполнение всех строк формы 6-НДФЛ.
Разъяснения, как заполнить Раздел 1
Данные заполняются в обобщенном виде по всему персоналу за время с начала января отчетного года по последний день периода, за который сдается форма расчета по налогу на доходы физических лиц. Раздел заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ.
Все суммы считаются нарастающим итогом с начала налогового периода (года).
Вверху проставляется ИНН и КПП организации работодателя либо ИНН ИП, а также ставится номер страницы в формате 002.
В разделе 11 полей с 010 по 090, расшифровка и правильное заполнение этих строк представлено в таблице ниже:
| Коды поля | Информация для заполнения |
| 010 | Налоговая ставка |
| 020 | Общая величина дохода, который начислен работникам с 1 января |
| 025 | Общая сумма дивидендов с начала года, начисленная физлицам |
| 030 | Общая величина вычетов с начала года |
| 040 | Налог, рассчитанный с начала года с доходов физических лиц |
| 045 | Налог, рассчитанный с дивидендов |
| 050 | Общая величина фиксированных авансовых платежей с начала года, сокращающая налог к уплате |
| 060 | Число работников, которым выплачен доход с начала года |
| 070 | НДФЛ, который удержан с доходов персонала, с начала года |
| 080 | НДФЛ, который по какой-то причине не удержан работодателем |
| 090 | НДФЛ, который возвращен работникам согласно ст.231 НК РФ |
Рекомендации по правильному составлению Раздела 2
В данном разделе расчета форма 6-НДФЛ достаточно заполнить сведения за три последних месяца.
Здесь приводятся даты и суммы, которые были исчислены, удержаны или уплачены в соответствующую дату.
Особенности заполнение полей раздела отчета 6-НДФЛ представлены в таблице:
| Коды поля | Информация для заполнения |
| 100 | Дата получения дохода, указанного в строке 130 данного раздела (фактическая) |
| 110 | Дата, когда НДФЛ удержан с дохода, указанного в строке 130 |
| 120 | Дата, когда данный налог уплачен в ФНС |
| 130 | Сумма дохода, с которого удерживается подоходный налог. Значение вносится до момента налогообложения |
| 140 | Величина удерживаемого подоходного налога |
Указанные сведения приводятся по всем перечисляемым суммам налога за три последних месяца. Если для разных доходов сроки перечисления НДФЛ разные, то для каждого заполняется отдельно строки с 100 по 140.
Если одного листа недостаточно для указания всех дат, то заполняются дополнительные.
Образец
Скачать пример заполнения отчета форма 6-НДФЛ для сдачи в ФНС в 2018 году — excel.
Скачать бланк расчета — excel
Выводы
Расчет 6-НДФЛ обязаны заполнять все работодатели. Отчет нужно представлять в срок, в противном случае придется заплатить штраф за каждый просроченный месяц в размере 1000 руб.
Важно правильно заполнять форму на основании актуального бланка, иначе ФНС может не принять отчетность у налогового агента.
