При осуществлении медицинских осмотров в отношении работника обязанностью работодателя является не только оплата первоначальных услуг, но и компенсация расходов, понесенных самим сотрудником.
Налоговое и трудовое законодательство обязывают работодателя при осуществлении своих функций направлять персонал для прохождения обязательного медосмотра в соответствии с занимаемой должностью.
Определенные виды работ требуют обязательного прохождения как предварительной медкомиссии, так и периодической.
Положительное заключение медицинской комиссии позволяет либо руководству принять на работу такого сотрудника либо продолжать рабочему свою деятельность.
Однако на практике встречаются случаи, когда работник проходит данную процедуру за собственный счет. В таких случаях ему со стороны руководства подлежит выплата материальной компенсации.
За соблюдением данных требований следит как налоговая служба, так и инспекция по труду.
При выявлении нарушений данных норм на администрацию предприятия и саму организацию, как юридическое лицо, будут наложены штрафы. Ответственные должностные лица понесут дисциплинарную ответственность.
Возмещение расходов на прохождение медкомиссии при приеме на работу
Законодательством о налогах и сборах предусмотрен порядок возмещения работодателем работнику понесенных затрат.
Данные расходы связаны с прохождением как предварительного медицинского осмотра, так и последующих периодических вне зависимости от статуса работника.
Такая ситуация может возникнуть по причине задержки выплат или нехватки собственных финансовых средств у работодателя.
Также специалист самостоятельно проходит медосмотр при нарушении и просрочке со стороны должностных лиц срока направления на такую процедуру.
В таком случае специалисту грозит недопуск к работе. Соответственно, ему самостоятельно приходится проходить данные медосмотры с сохранением права требовать возмещения расходов.
Также нередки случаи, когда работники сами изъявляют желание пройти соответствующий медосмотр на добровольной основе. В таком случае такие действия также подлежат возмещению в случае, если работник проходил медицинский осмотр по профилю своей деятельности.
Самым распространенным случаем возникновения таких правоотношений является прием на работу, во время которого работодатель может направить будущего сотрудника в медицинское учреждение.
В договоре об оказании медицинских услуг плательщиком указывается работник, а обязательства по компенсации и возмещению расходов берет на себя работодатель.
Для получения такого возмещения необходимо соблюсти определенный порядок.
К тому же штатные подразделения компании потребуют предоставления полного пакета документов, подтверждающих факт прохождения медосмотра и его оплаты.
Порядок возмещения затрат работника состоит из нескольких стадий:
- Получение направления от руководства фирмы для прохождения медицинского осмотра работником. Предварительно компании необходимо заключить договор на оказание медицинских услуг с лечебным учреждением.
- Осуществление мероприятий медосмотра и получение решения положительного или отрицательного. При положительном решении сотрудник, помимо компенсации, заключает трудовой договор с организацией. При отрицательном решении получает лишь возмещение понесенных расходов.
- Сбор и предоставление в финансовое подразделение фирмы (бухгалтерию) всей необходимой документации.
- Получение компенсации на основании решения руководства и бухгалтерии.
Возврат денег работодателем работнику за медицинский осмотр
Помимо порядка выплаты, в обязанности работника для получения соответствующей компенсации входит сбор определенного пакета документов.
Только на основании документов, подтверждающих оплату расходов на медосмотр, ему будет предоставлена компенсация.
Данная процедура производится путем издания соответствующего распоряжения.
Распоряжение издается на основании приказа о направлении на осмотр, а также решения администрации о полноте предоставленной информации.
В случае если администрация учреждения отказывает в выплатах, не имея на то законных оснований, гражданин может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию и судебные органы.
К необходимому пакету документов, требуемых для предоставления, относятся:
Направление на прохождение медосмотра. Такой бланк выдается самим работодателем при издании приказа в зависимости от правоотношений (периодическая проверка или предварительный медосмотр).- Справка из медицинского учреждения о заключении комиссии, с указанием итогов решения, а также произведенных процедур. Также указываются сданные анализы и дополнительные мероприятия, которые потребовались для точного определения состояния здоровья человека.
- Собственноручно заполненное заявление на имя главы организации о возмещении понесенных материальных расходов. В заявлении необходимо указать номер приказа, результаты заключения медицинского осмотра, собственные данные, а также реквизиты банковского счета для получения средств.
- Справка-счет или иной документ, подтверждающий оплату медицинских услуг гражданином.
После предоставления данных документов в организацию, она обязана при правильности их заполнения в 30-тидневный срок перечислить на счет лица денежные средства.
При уклонении от выплат в отношении организации компетентными государственными органами будут применены штрафные санкции.
Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ – порядок налогообложения
Компенсация, выплачиваемая работнику для возмещения его расходов на оплату прохождения медосмотра, освобождается от налогообложения, так как является прямой социальной обязанностью самой компании.
То есть компенсация не облагается подоходным налогом и страховыми взносами.
Что касается налога на прибыль, то выплаченную сумму можно учесть в расходах для уменьшения налогооблагаемой базы в том случае, если необходимость прохождения медицинского осмотра для данного сотрудника закреплена в законодательных документах.
Выводы
Работодатель обязан выплатить работнику компенсацию расходов на оплату медосмотра, если сотрудник самостоятельно оплатил комиссию. Выплачиваемая сумма денег работнику не облагается никаких налогами.
