Проведение плановых, предварительных, внеочередных и прочих медицинских осмотров регламентируется Трудовым Кодексом Российской Федерации приказом под номером 302 и другими нормативно-правовыми актами.
Прохождение медицинских комиссий нужно грамотно оформлять сопутствующими документами, в том числе нужно вести учет выдачи направлений в журнале.
Обязательно ли вести учета выдачи?
Российский закон прямо не утверждает необходимость заполнения книги учёта выдачи направлений для проведения персоналу медосмотров.
Но ответственные по кадрам с большим стажем советуют вести подобный журнал для удобства контроля подобного процесса.
Работодатель фиксирует все выдаваемые направления, а факт их получения подтверждается росписью специалиста.
В случае если работник не прошёл медицинскую комиссию, это является отклонением от обязанностей и грозит в дальнейшем увольнением.
С помощью журнала регистрации можно собрать в одно целое все проводимые проверки состояния здоровья работников. Основной формы бланка не существует, организация вправе самостоятельно разработать свой вариант реестра.
Форма по приказу 302н
Приказ 302н не определяет типового бланка журнала учета направлений, однако рекомендуется включить в него табличную часть с определенными графами.
Основные графы:
число, месяц, год регистрации направления;- номер;
- данные работника, направленного на медосмотр;
- должность, на которую претендует или которую занимает в данный момент работник;
- подпись специалиста предприятия и дата.
Согласно приказу №302н работник обязан пройти медицинский осмотр, при этом список врачей составляется согласно особенностям его занимаемой должности.
Для этого ему обязательно выдается типовое направление, форма которого установлена приказом 302н.
После медосмотра производится заключение о том, годен или нет специалист к работе на занимаемой должности. Оно выдаётся в двух экземплярах. Один подшивается в личную медицинскую карточку, второй предъявляется руководителю отдела кадров.
Порядок регистрации медицинских осмотров
Зачастую журнал учета выдачи заполняется в электронном виде либо собственноручно.
Книга регистрации направлений на медкомиссию ведётся назначенным приказом администрации организации ответственным сотрудником в единственном экземпляре.
Для контроля документа он прошнуровывается, пронумеровывается и заверяется подписью директора организации и печатью.
Информацию, которую вносят в журнал учёта:
- название предприятия;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- факт выдачи направления на прохождение медосмотра;
- присвоенный номер;
- ФИО специалиста, который проходит медосмотр;
- причина медкомиссии;
- данные о месте работы;
- дата прохождения осмотра;
- заключение медицинской комиссии;
дата выдачи документов на осмотр высшего звена;- заключение вышестоящей медкомиссии;
- комментарии по изменению текущих условий труда;
- прочая информация.
Не обязательно все указанные выше графы включать в таблицу.
Необходимо выбрать те, что необходимы конкретной организации для учета выдачи направлений.
Ответственное лицо по кадрам вправе добавлять графы и строки, если есть необходимость дополнить данные о сотруднике организации.
Скачать образец
Скачать образец журнала выдачи направлений на медицинский осмотр – word.
Срок хранения
Если затрагивать вопрос о хранении журнала учёта направлений, то здесь нет однозначного ответа.
Согласно основному «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 2010 года, который можно применить к этому документу, устанавливается срок хранения от 3 до 5 лет.
Зачастую после выхода подобного закона внутри организации разрабатывается свои отраслевые перечни.
На сегодняшний день не существует нормативной базы по здравоохранению.
Раньше период хранения документов составлял 3-75 лет и имел зависимость от конкретных категорий специалистов. Теперь 75 летний период регламентирован новым Перечнем от 2010 года.
В основном в медицинских учреждениях, в которых проходит медосмотр результат медкомиссии подшивают в личную амбулаторную карточку, период хранения которой составляет 5-25 лет, не считая срок действия основного договора.
Точный период хранения регламентируется лично сотрудником архивного фонда.
В итоге желательно установить на предприятии период не меньше 5 лет, а для специфических профессий – 75 лет.
Выводы
Журнал учёта выдачи направлений на медицинский осмотр является одним из важных документов специалиста отдела кадров.
Медицинское заключение после медосмотра играет ключевую роль и служит пропуском для дальнейшей работы сотрудника на предприятии. Естественно это заключение обязано храниться.
При грамотном ведении в книге скапливается вся информация о каждом сотруднике, обо всех плановых и внеочередных осмотрах.
Необходимо создать условия для хранения данного документа. В этом должен быть заинтересован директор предприятия и ответственный в отделе кадров.
