Трудовым законодательством определён перечень лиц, которых разрешено или запрещено привлекать к сверхурочной работе.
Кроме этого, существует строгий порядок оформления документов.
Хотя большинство работодателей стараются пренебрегать нормативными актами, не допуская назначения им административной ответственности.
Как правильно оформить?
Переработка в разных ситуациях по-своему квалифицируется, следовательно, вначале необходимо определить вид сверхурочной работы, как она оплачивается, а только потом представить её на бумаге.
В Трудовом Кодексе присутствует два понятия, которые между собой не пересекаются.
Сотрудники, согласно ст.97 ТК РФ, могут привлекаться к работе после окончания основного рабочего времени, если им установлен ненормированный рабочий день или возникла производственная необходимость.
В первом случае не требуется дополнительного оформления переработки, во втором — привлечение руководством работников к сверхурочной деятельности требует соблюдения конкретной процедуры фиксации дополнительных часов.
Чтобы приказ руководителя носил официальный характер, в кадровом делопроизводстве нужно оформить следующие внутренние документы:
- согласие работника на выполнение сверхурочной работы — скачать образец;
- служебная записка, подписанная руководителем подразделения;
- приказ о привлечении к дополнительной работе с указанием вида компенсации.
Также следует разграничивать случаи, когда сотрудник по собственной воле остаётся после работы на месте в силу неисполнения обязанностей в установленные сроки, и когда инициатором является работодатель. Во втором примере требуется оформление документов и выплата компенсации.
Образец служебной записки
Руководитель подразделения не имеет права заставить подчинённого остаться после работы без его согласия. Для этого оформляется уведомление и предоставляется работнику для ознакомления.
Своё согласие сотрудник визирует подписью и фразой «Ознакомлен. Согласен». Согласно ст. 152 ТК РФ привлекшийся к дополнительной работе гражданин имеет право избрать меру компенсации в виде материального вознаграждения или дополнительного отгула.
Без оформления письменного уведомления и согласия можно обойтись, если на кону жизнь или возникло чрезвычайное положение, когда сверхурочная работа необходима во избежание производственной аварии или направлена на ликвидацию последствий.
Поскольку привлечение к дополнительной трудовой деятельности – это исключение из правил, и запланировать должным образом мероприятие сложно, то первым делом следует составить докладную или служебную записку, которая зафиксирует факт возникновения непредвиденной ситуации.
Этот документ должен быть подготовлен и подписан руководителем подразделения до окончания рабочей смены.
Оформляется служебная записка на имя директора организации. В тексте обязательно должны присутствовать:
- цель привлечения сотрудников;
- основание;
- дата и время привлечения;
- вид компенсации.
Во избежание нарушений статей ТК РФ, целесообразно заручиться письменным согласием. Пусть процедура будет пройдена позже, а для начала достаточно получить устное одобрение.
Скачать образец служебной записки о привлечении к сверхурочной работе – word.
Пример уведомления о привлечении к переработке
Уведомление сотрудника о предстоящей задержке может иметь вид самостоятельного документа. Иногда работодатель экономит время и просит оставить своё согласие на служебной записке, тогда оно приобретает вид приписки.
Пренебрегать этим положением не следует, поскольку уведомление выражает инициативу руководителя, с которой одновременно соглашается подчинённый.
По структуре оповестительный текст имеет конкретного адресата. Уведомление оформляется от имени директора на имя подчинённого, которого планируется привлечь к дополнительным работам.
В контексте следует ссылаться на ст.152 ТК РФ, где говорится о виде компенсации. В последнем абзаце работодатель просит сотрудника сообщить о своём решении и способе возмещения потраченного времени путём постановки отметки на втором экземпляре уведомления.
Документ подлежит возврату в отдел кадров независимо от принятого решения.
Скачать образец уведомления о привлечении к работе сверхурочно – word.
Написание согласия работником
Прежде чем оформить приказ, ответственным специалистам следует должным образом осуществить подготовительный этап — исключить вероятность попадания привлечённого сотрудника в льготный список граждан, включающий:
- молодых родителей, воспитывающих детей в возрасте до 3-х лет или до пяти, если речь идёт об одиноких матерях или отцах;
- родителей, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
- сотрудников, имеющих инвалидность.
Если кадровики удостоверились в достоверности информации и своевременно направили в адрес подчинённого соответствующее уведомление, то подготовительный этап можно счесть пройденным. Сделать это необходимо в кратчайшие сроки, так как далее ещё предстоит оформить приказ.
Привлечение сотрудников к сверурочной работе можно оформить и без получения предварительного согласия. Такая ситуация возможна, если речь идёт о безотказных случаях. Неподчинение в чрезвычайном положении приводит к дисциплинарной ответственности.
Скачать образец заявления о согласии работника работать сверхурочно – word.
Составление приказа
Приказ о привлечении к работе сверхурочно следует оформлять на основании подготовленных ранее бумаг.
Процедуру визирования необходимо завершить до момента непосредственного приступления работником к должностным обязанностям.
Связано это с тем, что исполнитель может травмироваться во время переработки.
Оформление приказа, привлекающего подчинённого к работе вне основного времени, станет гарантией для выплат за получения производственной травмы.
Оформляется приказ от имени директора в повелительном наклонении. Руководитель приказывает ответственным лицам:
- организовать работу вне основного времени в связи с производственной необходимостью;
- произвести расчёт компенсации в соответствии со ст. 152 ТК РФ, опираясь на сведения, указанные в приказе (день и время выхода сверх нормы);
- отразить переработку в табеле учёта рабочего времени;
- ознакомить с документом задействованных специалистов.
Традиционно контроль за исполнением приказа возлагается на директора или лицо, исполняющее обязанности директора организации.
Кроме оформления служебной записки, согласия и приказа, необходимо правильно заполнить табель учёта времени. Сотрудник отдела кадров в конце отчётного периода должен внести корректировку в поле сотрудника, который привлекался к сверхурочной работе.
Переработка отражается в виде буквенного обозначения – кода «С» с проставлением количества дополнительных часов.
Скачать образец приказа о привлечении к сверхурочной работе и ее оплате – word.
Полезное видео
О порядке и оформлении сверхурочной работы, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Работодатель и сотрудник должны знать, что согласно ст.99 ТК РФ привлекать исполнителей к сверхурочной работе допускается не более чем на 4 часа в течение 2-х смен подряд и за год переработка не должна превышать 120 часов.
Приказ о выполнении обязанностей вне основного рабочего времени оформляется после получения письменного согласия от подчинённого.
Промежуточным исполнительным документом, в отношении которых требуется оформление, является служебная записка, исходящая от имени руководителя подразделения, на имя директора, подкреплённая уведомлением, подписанным работником.
