Отчетность на рабочих местах служит для начисления заработной платы, учета переработки, командировок и других факторов, связанных с работой.
Документ, который включает всю информацию о прошедшем периоде, называется табель учета рабочего времени.
Факты сверхурочной работы также нужно отражать в табеле с помощью специальных кодов и обозначений.
Как ведется учет часов переработки?
Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников. На практике данным вопросом занимается отдел кадров, при отсутствии такого подразделения учет ведет ответственное лицо либо сам работодатель.
Все записи о сверхурочном времени обозначаются в табеле формы Т-12 или Т-13.
Данный документ может быть оформлен на каждого сотрудника по отдельности или быть коллективным.
Периодом отчетности считается один месяц.
Первая титульная страница табеля включает в себя информацию об организации или индивидуальном предпринимателе, порядковый номер, период отчетности, дату документа.
Далее, внутри таблицы указывается такая информация:
- порядковый номер строчки в таблице, цифры располагаются вертикально сверху вниз;
- напротив каждой цифры пишется ФИО сотрудника, его занимаемая должность;
- в горизонтальном расположении напротив каждого человека указывается табельный номер работника;
- строки с обозначениями кодов явок на работу;
- обозначается отработанное время, а также отмечается сверхурочное время;
- отражается заработная плата сотрудников;
- дни неявки на рабочем месте и сведения о причинах.
В конце документа под таблицей табель визируется фамилией и подписью уполномоченного ответственного лица.
Какими кодами обозначается в форме Т-12?
Форма Т-12 предполагает использование унифицированных символов и кодов в виде цифр и буквенных обозначений. Указанная кодировка предназначена для всех видов организаций, кроме государственных учреждений. Коды можно найти на титульной форме бланка Т-12.
Согласно данной форме сверхурочная работа обозначается кодом 04 или буквой С.
В дневное время:
Обычная работа в дневное время обозначается кодом 01 или буквой Я, сверхурочные часы – обозначением 04 или С.
В праздничные и выходные дни отражаются коды 03 или РВ.
В ночное время:
Привлечение сотрудника в ночную смену отмечается цифрой 02 либо буквой Н.
В частных организациях используются как цифровые, так и буквенные обозначения, каждый субъект хозяйствования выбирает удобную для себя форму отчетности.
Некоторые организации составляют свою форму табеля, это не запрещено законом, однако, использование унифицированных кодов более привычно и понятно для контролирующих органов.
Как отразить коды – образец заполнения обозначений
Информация табеля предназначена для отчетности за отработанный период и начисления на его основании заработной платы.
В конце месяца в табеле подбиваются итоги отработанных часов, командировок, больничных, сверхурочных часов и невыходов на работу.
Отмечать обычные рабочие дни соответствующим символом не представляет сложности, но некоторые ситуации провоцируют возникновение вопросов.
Вопросы при заполнении могут вызывать сверхурочные работы, командировки, выходные и больничные дни. Наличие сверхурочной работы отмечается кодом С, направление работника в командировку обозначением К, а если произошла переработка во время командировки в соответствующей графе необходимо проставить К/С.
В случае когда командировка выпадает на выходной день, и сотрудник не работает такой день отмечается буквой В, когда в выходной день работник находится в командировке и выполняет трудовые обязанности необходимо проставить К/В. Другие ситуации следует отражать подобным образом соответствующими символами.
Образец заполнения табеля Т-12 при наличии сверхурочной работы:
Полезное видео
Как правильно составить табель учета рабочего времени в таблице excel и что должен содержать документ, подробно рассмотрено в данном видео:
Выводы
Учитывая вышеописанное, отметим, что сверхурочные работы обязательно должны быть указаны в табеле учета.
Существует унифицированная форма отчетного документа и типичный набор обозначений, предназначенных для заполнения.
Каждый работодатель имеет право использовать свою систему учета, законодательством это не запрещено.
