Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.
В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.
Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.
С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.
Нужно ли вести учет?
Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.
Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.
В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.
Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.
Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.
Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.
Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.
При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.
В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.
Читайте также:
Как оформить правильно?
За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.
Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.
Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.
Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.
Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.
Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.
Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.
В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.
В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.
Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.
При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.
При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.
Скачать бесплатно образец
Скачать образец журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.
Выводы
Для удобства использования информации и поиска необходимой документации, на предприятиях (в организациях) ведутся книги учета личных дел работников.
Представленные акты заполняются уполномоченными сотрудниками в соответствии с общими требованиями действующего законодательства и правилами делопроизводства.
