Личное дело работника представляет собой совокупность всех документов, в которых присутствует информация о трудящемся.
В большинстве случаев бумаги такого характера скрепляются и помещаются в отдельную папку.
Список документов, в нее входящих, на законодательном уровне не установлен.
Каждый работодатель вправе корректировать его удобным для него образом.
Стандартный перечень бумаг, входящих в личное дело сотрудника, включает в себя следующие бумаги:
- ксерокопии документов основного типа – паспорта, СНИЛСа;
- документы, подтверждающие образование трудящегося;
- различные заявление (о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.);
- бумаги, подтверждающие право на различные льготы;
- похвальные листы, грамоты и т.п.;
- копии приказов и других документов, в которых фигурирует информация о сотруднике.
Следует отметить, что, опись, в свою очередь – подразумевает собой процедуру фиксации количества документов, присутствующих в личном деле сотрудника.
Обязательна ли нужна?
Опись можно назвать достаточно информативной бумагой. В ней присутствуют данные о всех документах, предоставленным сотрудником руководству с начала его трудоустройства.
Бумаги, оформляемые в процессе работы, также отражаются в ней. Нужно ли обязательно ее включать в дело работника?
Потеря или порча документов из личного дела сотрудника возлагается на лицо, отвечающее за их сохранность.
Опись позволяет вести четкий учет попадающих в дело бумаг, именно поэтому характеризуется такой важностью.
В законодательных актах, действие которых распространяется на территории РФ, данных об обязанности работодателя оформлять описи личных дел работников нет.
Из этого можно прийти к выводу о том, что документация носит не обязательный, а рекомендованный характер. При этом важно обратить внимание на один нюанс.
Выделяют личные дела, описи к которым оформлять необходимо в обязательном порядке. К таковым относят следующие папки с документами:
- дела, попадающие в архив компании на продолжительное (более 10 лет) или постоянное хранение;
- дела, по наименованию которых невозможно сделать вывод об их содержании.
Опись позволяет избежать вероятности возникновения спорных ситуаций, которые могут довести до суда.
В связи с этим специалисты рекомендуют не пренебрегать оформлением документа.
Читайте также: как оформить анкету для личного дела?
Что включает?
Чаще всего ответственность за оформление личных дела возлагается на специалистов отдела кадров. В ситуации с составлением описи обстоит аналогичным образом.
В компаниях с маленькой численностью трудящихся данным действием может заниматься секретарь или сам руководитель организации.
Важно, чтобы специалист обладал необходимыми навыками. Порядок ведения и оформления указанных бумаг должен устанавливаться локальным актом.
Опись оформляется в свободном виде, унифицированными бланками при ее оформлении пользоваться не нужно, потому как таких для нее разработано не было.
Технология заполнения может быть нескольких вариантов:
- путем использования образца, разработанного специалистами компании;
- путем постоянного использования свободного стиля написания.
В описи отражаются следующие данные:
- наименование документа;
- инициалы сотрудника, дело которого описывается;
- номер дела;
- таблица. В нее вносятся сведения о документах, входящих в состав личного дела. В идеале колонки таблица должна включать в себя такую информацию:
-
- порядковый номер;
- индекс (при наличии);
- дата оформления;
- наименование бумаги (полное или краткое);
количество и номера листов, присутствующих по конкретной бумаге в личном деле;
- дата внесения документа в личное дело трудящегося;
- примечания.
- итоговое количество записей в описи;
- итоговое количество листов;
- лицо, ответственное за оформление – его должность, инициалы и подпись;
- дата оформления документации.
Опись может быть составлена как от руки, так и напечатана на компьютере.
Главное, чтобы в ней присутствовала подпись ответственного лица.
При необходимости работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления ему копии описи. Отказать в данной просьбе работодатель не имеет права.
Нужно ли личные дела регистрировать в журнале — читать здесь.
Скачать образец
Скачать образец внутренней описи документов личного дела сотрудника – word.
Выводы
В самом начале трудоустройства сотрудник предоставляет работодателю пакет документов, который включается в личное дело. Лицо, ответственное за оформление личного дела должен сделать его документальную опись.
Документ указанного характера имеет рекомендованный характер и не обязателен к оформлению. При его составлении можно использовать чистый лист формата А4 или бланк компании.
Оформлением описи должен заниматься тот же специалист, который несет ответственность за хранение личных дел.