Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачивания

Личное дело работника представляет собой совокупность всех документов, в которых присутствует информация о трудящемся.

В большинстве случаев бумаги такого характера скрепляются и помещаются в отдельную папку.

Список документов, в нее входящих, на законодательном уровне не установлен.

Каждый работодатель вправе корректировать его удобным для него образом.

Стандартный перечень бумаг, входящих в личное дело сотрудника, включает в себя следующие бумаги:

  • ксерокопии документов основного типа – паспорта, СНИЛСа;
  • документы, подтверждающие образование трудящегося;
  • различные заявление (о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.);
  • бумаги, подтверждающие право на различные льготы;
  • похвальные листы, грамоты и т.п.;
  • копии приказов и других документов, в которых фигурирует информация о сотруднике.

Следует отметить, что, опись, в свою очередь – подразумевает собой процедуру фиксации количества документов, присутствующих в личном деле сотрудника.

Обязательна ли нужна?

Опись можно назвать достаточно информативной бумагой. В ней присутствуют данные о всех документах, предоставленным сотрудником руководству с начала его трудоустройства.

Бумаги, оформляемые в процессе работы, также отражаются в ней. Нужно ли обязательно ее включать в дело работника?

Потеря или порча документов из личного дела сотрудника возлагается на лицо, отвечающее за их сохранность.

Опись позволяет вести четкий учет попадающих в дело бумаг, именно поэтому характеризуется такой важностью.

В законодательных актах, действие которых распространяется на территории РФ, данных об обязанности работодателя оформлять описи личных дел работников нет.

Из этого можно прийти к выводу о том, что документация носит не обязательный, а рекомендованный характер. При этом важно обратить внимание на один нюанс.

Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачиванияВыделяют личные дела, описи к которым оформлять необходимо в обязательном порядке. К таковым относят следующие папки с документами:

  • дела, попадающие в архив компании на продолжительное (более 10 лет) или постоянное хранение;
  • дела, по наименованию которых невозможно сделать вывод об их содержании.

Опись позволяет избежать вероятности возникновения спорных ситуаций, которые могут довести до суда.

В связи с этим специалисты рекомендуют не пренебрегать оформлением документа.

Читайте также: как оформить анкету для личного дела?

Что включает?

Чаще всего ответственность за оформление личных дела возлагается на специалистов отдела кадров. В ситуации с составлением описи обстоит аналогичным образом.

В компаниях с маленькой численностью трудящихся данным действием может заниматься секретарь или сам руководитель организации.

Важно, чтобы специалист обладал необходимыми навыками. Порядок ведения и оформления указанных бумаг должен устанавливаться локальным актом.

Опись оформляется в свободном виде, унифицированными бланками при ее оформлении пользоваться не нужно, потому как таких для нее разработано не было.

Технология заполнения может быть нескольких вариантов:

  • путем использования образца, разработанного специалистами компании;
  • путем постоянного использования свободного стиля написания.

В описи отражаются следующие данные:

  • наименование документа;
  • инициалы сотрудника, дело которого описывается;
  • номер дела;
  • таблица. В нее вносятся сведения о документах, входящих в состав личного дела. В идеале колонки таблица должна включать в себя такую информацию:
    • порядковый номер;
    • индекс (при наличии);
    • дата оформления;
    • наименование бумаги (полное или краткое);
    • Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачиванияколичество и номера листов, присутствующих по конкретной бумаге в личном деле;
    • дата внесения документа в личное дело трудящегося;
    • примечания.
  • итоговое количество записей в описи;
  • итоговое количество листов;
  • лицо, ответственное за оформление – его должность, инициалы и подпись;
  • дата оформления документации.

Опись может быть составлена как от руки, так и напечатана на компьютере.

Главное, чтобы в ней присутствовала подпись ответственного лица.

При необходимости работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления ему копии описи. Отказать в данной просьбе работодатель не имеет права.

Нужно ли личные дела регистрировать в журнале — читать здесь.

Скачать образец

Скачать образец внутренней описи документов личного дела сотрудника – word.

Выводы

В самом начале трудоустройства сотрудник предоставляет работодателю пакет документов, который включается в личное дело. Лицо, ответственное за оформление личного дела должен сделать его документальную опись.

Документ указанного характера имеет рекомендованный характер и не обязателен к оформлению. При его составлении можно использовать чистый лист формата А4 или бланк компании.

Оформлением описи должен заниматься тот же специалист, который несет ответственность за хранение личных дел.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: