Для оформления предоставления работнику отгулов руководителем составляется приказ.
Форма данного документа свободная, а содержание зависит от основания для предоставления выходного.
Чаще всего основанием для подготовки распоряжения становится заявление или служебная записка.
Когда предоставляется дополнительный отдых?
Действующее законодательство допускает несколько рабочих моментов, согласно которым позиционируется отгул:
- Дополнительные дни отдыха, положенные подчиненному при осуществлении сверхурочных работ. Специалист самостоятельно выбирает отгул вместо причитающейся ему материальной компенсации (ст.152 ТК РФ).
- Работа в выходные (праздничные) дни также дает право работнику на составление просьбы о предоставлении выходного. Этот день не оплачивается, компенсационные выплаты за выполнение трудовых функций в праздник не начисляются – «отгул» будет оплачиваться за будний день.
- Дополнительный день отдыха в перерывах между сменами (вахтами). Сотрудник переработав необходимое количество часов в свою смену, продолжительность которых можно прировнять к рабочему дню, имеет право рассчитывать на выходной. Переработанные часы могут копиться месяцами или годами.
- Доноры при сдаче крови претендуют на добавочный отдых, его можно присоединить к ежегодному отпуску или в другой нужный период времени.
Важно! В Трудовом кодексе конкретного регламента по оформлению отгулов не содержится (в какой именно период времени его необходимо представлять).
Лишь для доноров трудовое право обязывает работодателей отпустить трудящегося для прохождения обследование в медицинском учреждении в день сдачи крови. Но некоторые работники отказываются от отдыха, желая перенести его на другую дату.
Перед выбором дня отдыха сначала необходимо обсудить ситуацию с начальством, а придя к единому мнению приступить к оформлению приказа на отгул.
Назначение документа
Большинство ситуаций при оформлении сотруднику отгула предполагают составление приказа с обозначением точной даты отдыха и фиксированием основания, являющегося причиной предоставления дополнительного времени для отдыха (к примеру, труд в выходной день, сверхурочные часы работы).
Составление приказа о предоставлении отгула позволяет работодателю и подчиненному избежать конфликтных ситуаций (договорившись в устной форме руководитель на бумаге может зафиксировать факт неявки сотрудника на работу).
Трудовой кодекс не подчеркивает обязательность составления документа, но без его наличия подчиненный не сможет воспользоваться правом на получение отгула.
Образец оформления за свой счет (без сохранения зарплаты)
Дополнительные дни без сохранения заработной платы предоставляются сотрудникам только после согласования данного вопроса с главой предприятия.
Но как быть, если причина достаточно уважительная, но работодатель не издает приказ? В таких ситуациях на помощь может прийти ТК РФ, где обозначается неукоснительность предоставления дней отдыха в некоторых случаях:
- рождение ребенка;
- день бракосочетания;
- смерть близкого родственника.
Важно! При уважительной причине продолжительность отпуска может длиться до 5 дней. Воспользовавшись этим правом, в заявлении указывается основание — статья 128 ТК РФ.
Любая другая причина для администрации предприятия может показаться неуважительной и служит отказом в предоставлении отгула. Отрицательное решение директора зачастую обуславливается личными конфликтами с сотрудником или невозможностью заменить его на время отсутствия.
Структура приказа:
- наименование компании, тип документации (приказ), номер и дата распоряжения, присвоенный согласно документообороту фирмы;
- ФИО работника и его должность, дата предоставления отпуска;
- информация об отсутствии оплаты за предоставленные дни отдыха;
- указание кадровому специалисту об ознакомлении трудящегося с распоряжением;
- должность главы предприятия, его виза.
Отдельной строкой указывается основание для оформления приказа (статья 128 ТК РФ, заявление подчиненного), а также сотрудники, которые должны ознакомиться с документом и ответственные за его выполнение.
Скачать пример приказа на выходные за свой счет без содержания – word:
Составление при предоставлении в счет отпуска
Если работодатель согласен на предоставление своему подчиненному отгула в счет отпуска, он издает приказ также на основании составленного заявления сотрудника.
Распоряжение составляется по утвержденной форме (как обычный отпуск), произвольная форма тоже не запрещается.
Если документ готовится по форме Т-6, то условно его можно разделить на три блока:
- заголовок, где фиксируются основополагающие сведения предприятия (коды ОКУД, и ОКПО), личные данные сотрудника, должность в соответствии со штатным расписанием;
- содержание, где указывается срок, за который полагается отпуск, графа «А» содержит фразу «ежегодный оплачиваемый отпуск»;
- оформляющий блок, подтверждающий законность документа.
Далее проставляет свою подпись руководитель, сотрудник также оставляет ознакомительную роспись.
Скачать пример приказа на отгулы в счет ежегодного оплачиваемого отпуска – word:
За ранее отработанное время
Данный вид приказа составляется по общепринятым нормам делопроизводства.
Важно! Заявление работника и приказ об отгуле за ранее отработанное время оформляется в один и тот же месяц, когда сотрудник выходил на работу.
Тогда сотрудник бухгалтерии не начисляет к заработной плате сумму, причитающуюся за труд в предоставляемую дату (денежное вознаграждение начисляется за отработанный день в одинарном размере, оплата отгула не осуществляется). В приказе обязательно подчеркивается данный факт.
Кадровой службой делаются необходимые поправки в табель учёта рабочего времени.
С приказом обязательно знакомят самого подчиненного и бухгалтера для правильного начисления заработной платы.
Образец приказа о предоставлении отгула за ранее отработанное сверхурочно время – word:
За работу в выходные дни
Если работник вызывался на работу в праздничные нерабочие или календарные выходные дни, то он вправе выбрать либо повышенную оплату за отработанное время, либо дополнительный день отдыха – отгул.
Даже одного часа, отработанного в выходной, достаточно, чтобы просить у руководства один полный день отгула.
Иногда в приказе о выходе на работу в выходные (праздничные) дни уже содержится информация о предоставлении трудящемуся дня отгула в определенную дату либо повышенной оплаты. Тогда оформление дополнительного распоряжения не потребуется.
Действующее законодательство позволяет работнику самому выбирать способ компенсации переработок.
При положительном решении о выходе на дополнительную работу он указывает, что именно он хочет получить — денежную доплату или дополнительный отдых.
В случае отказа руководства компании фиксировать отгулы, работник для урегулирования конфликта вправе написать обращение Инспекцию по труду или в суд.
Скачать образец распоряжения на отгул за труд в выходные дни – word:
Выводы
Приказ является обосновывающим документом для отсутствия работника на работе в период отгулов. Только при наличии данного распорядительного бланка сотрудник вправе спокойно отдыхать, не боясь, что его отсутствие будет расценено как прогул.
Приказ можно не оформлять, если заранее обговорен факт предоставления отгула в другом распорядительном документе – например, в распоряжении о выходе на работу в праздничный день.
