График отпуска — это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала отпусков и их длительности по каждому сотруднику фирмы. Выписка из графика отпусков, образец выписки и многое другое есть в нашей статье.
Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.
Для чего нужна выписка из графика отпусков
Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.
Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.
Наиболее частые причины запроса выписки работником:
- предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
- передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
- использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, досрочный отзыв из отпуска без согласия сотрудника и т.д.).
Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:
- бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
- начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.
Причины могут быть и другие.
Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.
Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.
Как сделать?
Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.
Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.
В заявлении сотрудник должен указать:
- свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
- просьбу на оформление выписки;
- причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
- дату составления и подпись.
Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.
Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.
После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.
Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.
Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.
При этом нужно обеспечить наличие:
- подходящее наименование документа;
- номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
- табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
- если в утвержденный график вносились какие-либо изменения в связи с переносом отпускных дней или разделением периода, то эти сведения также включаются в выписку.
Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.
Как сделать заверение:
- На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
- Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
- Указывается дата внесения заверяющей записи.
- Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.
После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.
Выписка из графика отпусков (образец)
Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.
Выписка из графика отпусков – образец скачать:
На основании письменного запроса ответственным лицом может быть составлена выписка из графика, распределяющего очередность ежегодный отпусков персонала.
В документ включается только запрашиваемая информация, что обеспечивает конфиденциальность информации и обеспечивает защиту персональных данных сотрудников.
