Отчет о командировке представляет собой документ, оформляемый по возвращению на место работы с целью предоставления данных о выполнении командировочного служебного задания.
Это отчетная документация, необходимая обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и командированному сотруднику.
Обязателен или нет?
Периодически у работодателя может возникать необходимость отправки трудящегося в командировку. Каждая служебная поездка предполагает выполнение определенных заданий.
Наиболее распространенными целями командировки считаются следующие:
- проведение деловых переговоров;
- заключение соглашений, подписание контрактов;
- обслуживание структурного подразделения или филиала, находящегося в отдаленном регионе;
- приобретение или продажа материальных ценностей, каких-либо товаров;
- проведение или посещение тренингов, обучающих курсов, собраний и других мероприятий подобного характера.
Независимо от целей и задачи командировки, по возвращению из нее сотрудник должен подготовить соответствующий отчет о выполнении командировочного задания.
Такая необходимость регламентирована трудовым законодательством РФ.
Отчет о рабочей поездке важен не только для трудящегося, но и для его руководителя.
Документ содержит в себе информацию, на основании которой работодатель может определить, как сотрудник справился с поставленными перед ним производственными задачами.
Специалист, в свою очередь, может избежать излишних вопросов со стороны начальства.
Все действия, им произведенные, должны быть четко отражены в отчете.
Проанализировав отчет о командировке и сопоставив его с реальностью, руководство компании может оценить уровень выполнения служебного задания и принять решение о поощрении работника и выдать ему премию.
Возможна и другая, обратная ситуация, при которой работодатель будет не удовлетворён результатами работы сотрудника.
В таком случае он сможет наложить на него дисциплинарное взыскание, если таковое допускается законом.
Срок сдачи отчета о выполнении командировочного задания
Отчет о выполненном командировочном задании принято заполнять по возвращению из рабочей поездки. Следует учесть, что этот срок не критичен.
При необходимости сотрудник может приступить к заполнению документа, еще находясь в отъезде – по мере выполнения заданий руководителя.
После того, как трудящийся возвращается из служебной поездки, у него есть 3 дня, чтобы довести отчет до должного вида.
По истечению этого срока (или раньше) трудящийся должен предоставить документ руководству предприятия.
Важно отметить, что в каждом случае срок предоставления отчета о выполнении командировочного задания может быть различен.
3 дня после возвращения – стандартный период подготовки документации.
При необходимости, а также по решению работодателя, этот срок может быть изменен. Самовольно работник задерживать сдачу отчета не может.
По какой форме отчитаться?
Трудовым законодательством РФ не установлена форма, которой необходимо пользоваться при оформлении отчета о выполнении задания.
В большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается единая форма для заполнения подобных бумаг.
Только таким образом работодатель может получить документ, отвечающий всем необходимым, по его мнению, требованиям.
Информацию, касающуюся методики оформления командировочного отчета, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте.
Каждый трудящийся должен быть ознакомлен с этими сведениями.
Свое ознакомление и согласие работники подтверждают личной подписью.
При оформлении важно руководствоваться правилами русского языка и придерживаться делового стиля повествования.
Допускается печатное и письменное заполнение документации в свободном произвольном виде.
Как оформить?
Для того чтобы грамотно составить отчет о командировке, важно соблюдать определенные правила оформления подобной документации.
В идеале следует придерживаться определенной последовательности действий:
- Указание получателя.
В шапке отчета отражаются инициалы и должность руководителя, на имя которого составляется документ. Далее указывается полное наименование компании-работодателя.
Если отчет составляется не на фирменном бланке, в верхней части документа следует проставить реквизиты фирмы и регистрационные данные.
- Регистрация данных о работнике.
Составитель указывает свои инициалы, должность, табельный номер, адрес места проживания, контактный телефон.
- Указание названия бланка.
- Указание продолжительности и целей служебной командировки.
В этом пункте отражается дата отъезда, приезда и общая длительность рабочей поездки. Цель должна быть сформулирована максимально точно.
К примеру, прохождение курсов повышения уровня квалификации. Если целей командировки несколько, их рекомендуется оформить списком или таблицей.
- Отражение результатов командировки.
Сотрудник должен в подробностях расписать, чего ему удалось добиться во время нахождения в рабочей поездке, каких целей он достиг, каким образом.
К примеру, если цель командировки была выражена в необходимости подписания контракта, ее результат может быть сформулирован как «успешное подписание договора» или т.п.
Если цель не удалось выполнить, указывается причина, по которой произошло это явление.
К примеру, договор не удалось подписать из-за несогласия стороны поставщика с условиями контракта.
- Заключительная часть.
В конце командированный работник указывает дату оформления отчета.
Ставит свою подпись и ее расшифровку. После этого документ передается руководству.
Краткий пример написания в свободной форме
Ранее уже было указано, что для оформления в каждой компании может разрабатываться наиболее подходящий образец. Структура документа зависит от особенностей предприятия и требований руководителя.
Один из образцов написания отчета в произвольной форме представлен ниже:
Директору ООО «Пламя»
г. Нижний Новгород, ул. Левобережная, д. 20
Васильевой Н.И.
Отчет о командировке
Я, сотрудник отдела маркетинга, Кузнецов А.В. (табельный номер 123456789), находился в командировке 4 дня – с 14 по 17 ноября 2019 года. Передо мною была поставлен следующая цель – заключение договора с поставщиком мебели.
Результат командировки – успешно подписанный договор. Партнера полностью устроили условия для сотрудничества, которые предлагает наша компания. Оформленную документацию прикладываю к настоящему отчету.
20 ноября 2019 года
Кузнецов А.В. подпись
Выводы
Работодатель отправляет сотрудников в командировки для выполнения определенных заданий. По возвращению из поездки трудящийся должен предоставить документально оформленный отчет, в котором отражается информация о проделанной специалистом работе.
На предоставление отчета работнику дается 3 дня. При необходимости этот срок может быть изменен. Унифицированной формы для заполнения отчета нет.
В компаниях может разрабатываться специальный образец, предназначенный для заполнения подобных бумаг.
Структура документа и требования к его оформлению должны быть отражены в распорядительной документации предприятия и утверждены руководителем фирмы.
