По ФЗ – 86 от 01.05.2017 с письменного согласия человека ему оформляют электронный больничный лист.
Такие нововведения дают возможность снизить степень бумажной волокиты.
А также, сделать документооборот быстрым и прозрачным, исключить возможность подделок и изготовления фальшивых листков нетрудоспособности.
Что такое и как выглядит?
Листок временной нетрудоспособности оформляется медицинским учреждением, если:
- заболел работник;
- работнику требуется больничный лист по уходу за членом семьи;
- женщина идет в отпуск по беременности и родам.
Больничный лист является основанием для начисления пособия и уважительной причиной отсутствия на работе.
Переход на электронные больничные предполагает облегчить жизнь кадровиков, бухгалтеров и самих работников.
Такой листок нетрудоспособности не выдается на руки застрахованному лицу, его создают в личном кабинете на сайте ФСС.
После создания документ подписывается электронной подписью медработника.
Электронный листок нетрудоспособности имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ.
Важное условие для выдачи и оформления – участие работодателя в обмене.
Каждый год ревизоры находят кучу ошибок при заполнении бумажных больничных листов.
Электронный листок позволяет свести к минимуму ошибки в оформлении и вероятность его утери. Кроме того, при выдачи таких больничных снизится количество подделок.
Рекомендуем прочитать: Как определить подлинность листа нетрудоспособности?
Переход и выписка – как подключить?
Перейти на электронные листки нетрудоспособности должна, прежде всего, сама организация, работодатель.
Для этого в Единой интегрированной информационной системе (ЕИИС) на сайте cabinets.fss.ru создается личный кабинет. Войти в него можно через госуслуги по учетной записи юридического лица.
Если такой записи нет, ее придется создать на esia.gosuslugi.ru.
Чтобы ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, мог работать с листками нетрудоспособности, дополнительно на него создается электронная подпись.
При необходимости сотрудника обучают работе с электронными больничными листками.
Выписать такой лист нетрудоспособности могут только медицинские учреждения, подключенные к ЕИИС.
Обязательно ли переходить?
Закон пока обязует только медицинские учреждения оформлять больничные листы по письменному заявлению согласию работников.
Для работодателей пока никаких рамок не установлено и штрафных санкций не предусмотрено.
То есть переход для работодателя не является обязательным.
Законодательство гласит, электронные листы выдаются с письменного согласия застрахованного лица. Поэтому человек самостоятельно вправе решать, получить документ на бумаге или электронно.
Одного решения сотрудника не достаточно. Необходимо также наличие у работодателя доступа к электронному документообороту.
Порядок выдачи листка нетрудоспособности
Процедура предоставления электронного листа нетрудоспособности происходит в несколько этапов:
- Застрахованное лицо пишет согласие на электронный больничный.
- Сотрудник медицинского учреждения на основании письменного разрешения застрахованного лица вводит информацию в документ электронно, в соответствии с порядком выдачи листков нетрудоспособности №624 – Н.
- Происходит заверение документа усиленной подписью медработника и медицинского учреждения.
- После закрытия, автоматически документ направляется в ФСС, также его может увидеть в системе и работодатель. Последнему необходимо заполнить свою часть документа тоже электронно.
- Застрахованному лицу на руки выдают только номер листка. На его основании работодатель найдет больничный в системе.
Как работает – взаимодействие всех сторон
Схема взаимодействия между медучреждением, работником и работодателем довольно проста:
- Работник заболевает и обращается в медучреждение к доктору, пишет заявление на оформление электронного больничного.
- Ответственный сотрудник медучреждения в ЕИИС заводит листок нетрудоспособности.
- После закрытия документа работодатель должен его дооформить. Для этого работник сообщает номер документа по месту работы.
- Далее выплату пособия производит работодатель, в дальнейшем ФСС возместит расходы.
Действия работника
Когда доктор закрывает электронный больничный лист, информация о нем автоматически поступает в ФСС, также работодатель может найти его в ЕИИС.
Работнику при выписке сообщают номер. С ним он идет к работодателю.
Больше застрахованному лицу делать ничего не нужно.
Действия работодателя
Бухгалтер работодателя совершает следующие шаги:
На основании предоставленного работником номера ищет его в личном кабинете на сайте ФСС и заполняет больничный электронно по всем положенным правилам и направляет данные в фонд.- Производит расчет пособия — пошаговый порядок расчета.
- Производит выдачу рассчитанного пособия по временной нетрудоспособности.
Если организация была ликвидирована, и работник заболел в течение тридцати дней после увольнения, за пособием ему нужно обратиться напрямую в ФСС. Оплата больничного после увольнения.
Инструкция по оформлению и заполнению
Алгоритм действий бухгалтера, если работник воспользовался правом получения электронного документа:
- Заходит на сайт cabinets.fss.ru и нажимает на позицию «Электронные листки нетрудоспособности».
- Для поиска документа заполняет номер больничного листа и СНИЛС работника. Нажимает кнопку «Запросить ЛН».
- Заполняет листок по тем же правилам, что и бумажный вариант.
Инструкция по заполнению:
- Название организации – заполняется автоматически при входе в личный кабинет.
- Ставится галочка в нужном окошке: основное место труда или по совместительству.
- Заносится регистрационный номер, код подчиненности и ИНН организации.
- Строка «акт формы H1» заполняется, когда нетрудоспособность наступила в результате несчастного случая на работе.
- ФИО руководителя и главного бухгалтера;
- Средний заработок для расчета пособия.
- Средний дневной заработок.
- Страховой стаж сотрудника: лет, месяцев и дней.
- В окне «в том числе нестраховые периоды» — период военной службы.
- Выбрать нужное из раскрывающегося списка – «условия начисления».
- За какой период положено пособие.
- Сумма за счет работодателя.
- Размер за счет ФСС.
- Итого пособие начислено.
- Дата начала работы.
Если нажать кнопку «сохранить», сведения направляются на сервер ФСС. В электронный документ всегда можно внести изменения. Поэтому ошибок по оформлению должно быть значительно меньше.
Полезное видео
Как происходит оформление электронного больничного листа и работа с сайтом cabinets.fss.ru, подробно рассмотрено в данном видео:
Выводы
По теме электронные листы нетрудоспособности можно сделать несколько основных выводов:
1. Если работодатель имеет возможность электронно обрабатывать больничные листы, работник вправе самостоятельно решить бумажный документ ему получить или электронный.
2. Для выдачи застрахованное лицо пишет письменное согласие.
3. Для работы работодатель должен иметь доступ к ЕИИС и соответствующую подпись.
4. На руки застрахованному лицу выдается только номер документа, с ним он обращается к работодателю.
5. Пособие сотруднику выплачивает работодатель, впоследствии ФСС производит возмещение расходов.
