Организации, осуществляющие деятельность в России, согласно нормам законодательства несут обязанность по перечислению в Фонд социального страхования взносы относительно всех сотрудников.
Если имеют место расходы фирмы на выплаты, носящие социальную направленность, то можно получить возмещение.
В частности возместить можно выплаченные сотрудникам пособия по нетрудоспособности.
Как возместить пособие по листу нетрудоспособности – пошаговая инструкция
Оплату нетрудоспособности на основании предоставленных листов изначально проводится работодатель, далее сумма расходов возмещается ФСС.
Процесс возмещения из ФСС больничного пособия может производиться такими способами:
- Сокращаются выплачиваемые взносы по нетрудоспособности в фонд. Эта процедура представлена тем, что организация не начинает перечисление взносов, если сотрудник утратил трудоспособность, пока полная сумма больничного не будет возмещена. Такое правило можно использовать в течение года.
- Происходит возмещение пособий, которые были уплачены ранее, в денежном виде. В этой
ситуации фирма должна подать заявление в ФСС о выплатах на расчетный счет. Совместно с заявкой представляется необходимые документы, которые требуются, чтобы подтвердить целесообразность выплаты.
Пошаговая инструкция для работодателей по возмещению средств из Фонда социального страхования:
- Получение от работника листка нетрудоспособности.
- Проведение расчета пособия и его выплата сотруднику в ближайший день выдачи зарплаты.
- Сбор документов для возмещения из ФСС (подготовка заявления и справки-расчета).
- Подача документов в территориальный орган, где работодатель числится в качестве страхователя.
- При отсутствии проверок – получение в десятидневный срок страхового возмещения, в случае проверок – получения запроса от ФСС на дополнительную документацию.
Возврат переплаты, образовавшейся до 2017 года, осуществляется согласно промежуточным расчетам, взятым из формы 4–ФСС, с 2017 года – на основании справки-расчета.
Связано это с тем, что с 2017 года отчет 4-ФСС содержит сведения только по взносам на травматизм, а отчисления по нетрудоспособности производятся в налоговый орган и отражаются в налоговом расчете.
Срок для возврата переплаты – 3 года с момента ее появления.
Если ФСС имеет задолженность перед организацией, то она должна быть уплачена.
Важно! В соответствии с законодательством при рассмотрении заявления, поданного организацией, Фонд имеет право проводить проверку относительно обоснованности и правильности проведения расчетов.
Осуществляются выездные проверки, также могут быть затребованы дополнительные документы.
Решение о выплате принимается после проверки.
Если сотрудник работает в организации в течение непродолжительного времени, то он также имеет право на оплату больничного листа, а работодатель может рассчитывать на возмещение.
Чтобы работнику в будущем был оплачен больничный в правильном размере с учетом заработка в последние 2 года по прошлым местам работы, при трудоустройстве нужно представить с предыдущего места организации справку, оформленную по форме 182н.
Если человек работал в нескольких фирмах, то получить такую документацию нужно во всех местах. Если отсутствует возможность получения справки, то делается запрос в ПФ РФ.
Если до устройства в компанию сотрудник ранее нигде не работал, то основой при расчете будет МРОТ, действующий по региону.
Следует учитывать, что ФСС начинает оплачивать больничный, начиная с четвертого дня болезни. Первые три дня подлежат оплате за счет работодателя.
Какие нужны документы в ФСС?
Перечень документов утвержден приказом №951н от 04.12.2009, в него внесены изменения приказом от 28.10.2016 №585н. Изменения связаны с тем, что взносы, уплачиваемые в связи с нетрудоспособности в ФСС, переданы в ведомство налоговой службы. Действовавший ранее отчет 4-ФСС теперь содержит сведения только по отчислениям на травматизм.
Работодатель может рассчитывать на возмещение по больничному листу, если предоставит следующие документы отделение ФСС:
- Заявление. Составляется оно в произвольной форме. В некоторых регионах фонд разрабатывает собственные бланки заявлений на получение возмещения пособий по нетрудоспособности.
- Произведенные исчисления в справке-расчете, который с целью подачи запроса на возмещение пособий заменил собой форму 4-ФСС.
Важно! После того, как фонд получит перечисленную документацию, перед началом выплат по возмещению сотрудники ФСС могут потребовать представить документы, которые подтвердят правомерность понесенных организацией расходов.
Таковыми документами выступает:
- копия больничного листка;
- копия трудовой книжки, которая подтверждает трудовые взаимоотношения;
- платежные документы, подтверждающие выплату выплату больничных;
- также это может быть реестр листков нетрудоспособности.
Как составляется справка-расчет?
Данный документ отражает информацию об уплаченных взносах в связи с нетрудоспособностью для установления суммы, подлежащей возмещению из ФСС.
Документ не имеет типового бланка и составляется работодателем самостоятельно.
Обязательно в текст справки-расчета включается достаточный набор сведений для установления суммы возмещения из ФСС:
- долг фонда перед организацией в связи с выплатой больничных пособий;
- суммы взносов – начисленные, уплаченные, израсходованные, возмещенные, зачтенные и незачтенные;
- суммы списанных долгов.
Если ФСС будет недостаточно приведенных данных или появятся сомнения в истинности указанной информации, то фонд вправе подать запрос в ФНС.
Как составить заявление?
Основным этапом в ходе получения от ФСС возмещения затрат по выплате больничного пособия выступает заполнения бланка заявления в отделении фонда.
Важно! В законодательстве отсутствует единая форма документа, поэтому работодатель может написать заявление самостоятельно.
Однако с целью сокращения времени и недопущения ошибок, рекомендуется посетить отделение ФСС и получить бланк заявления.
В таком случае остается заполнить пустые строки.
Некоторые территориальные подразделения фонда предпочитают, чтобы работодатели заполняли именно разработанный ими бланк, нежели писали заявление сами. Связано это с тем, что ФСС хочет видеть расшифровку суммы, которая подразумевает разбивку на отдельные виды выплачиваемых пособий.
Кроме того, в разработанном бланке имеется отдельная строка, где нужно указать номер налогоплательщика. По нему определяется наличие льготных условия для организации.
Возможный образец заявления о возмещении ФСС расходов на выплату больничных пособий представлен ниже – скачать — word.
Сроки возврата средств
ФСС обязан произвести возврат переплаты по страховым взносам в связи с выплатой пособий по нетрудоспособности в срок до 10 дней с момента поступления документов от страхователя.
Если проводится камеральная проверка по поданной документации, то срок возврата увеличивается до 3 месяцев, если выездная проверка – до 2 месяцев.
Проверки проводятся не всегда, а по решению ФСС, если возникают сомнения в корректности предоставленных данных по начисленным, уплаченным взносам, выплаченным пособиям по больничным листам.
Если результаты проверок положительнее, то принимается решение о возмещении.
Возврат денежной суммы производится в трехдневный срок.
Пилотный проект
В соответствии с этим проектом часть больничного пособия возмещается напрямую работнику из ФСС, при этом работодатель оплачивает только ту часть выплаты, которая производится за его счет – за 3 первых дня.
Чтобы фонд перечислил сумму по больничному застрахованному лицу, работодатель может направить необходимые документы сам в ФСС или передать их работнику для самостоятельной подачи.
Данные документы подаются в фонд в пятидневный срок с момента получения работодателем листа нетрудоспособности.
Если в организации действует такой способ оплаты больничных, то возмещение страхователю не производится ввиду отсутствия такой необходимости.
В данном пилотном проекте участвуют с 2011 года не все регионы, а лишь небольшая часть.
Полезное видео
В данном видео эксперт компании «Правовест Аудит» Татьяна Тарасова ответит на актуальные вопросы, связанные с возмещением пособий:
Выводы
В некоторых ситуация фирмы с недостаточной долей ответственности подходят к вопросу подачи заявлений на возмещение больничных. В частности, иногда не уделяют внимания подтверждающей документации либо считают, что заполнять реестр расходов не обязательно. Указанные факты становятся известными в результате проверок, проводимых фондом.
К финансовым отчетам рекомендуется прикреплять копии платежных документов, согласно которых производились выплаты в отделение ФСС.
Когда вся документация собрана и заполнена корректно, можно переходить к подаче заявки на получение возмещения.
В отделение фонда может обратиться сотрудник компании, при наличии у него соответствующей доверенности. Составляется такой документ в произвольной форме, заверяется печатью фирмы и подписью руководителя.
