Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.
В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.
Сроки хранения больничных листов
Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.
Важно! Закон о страховых взносах говорит, что все документы, на основании которых осуществляются выплаты, должны храниться 6 лет. Именно этим законом следует руководствоваться.
Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.
Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.
Как ведется учет в организации?
Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.
Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.
Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.- Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
- На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
- В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.
Обязательно ли вести книгу регистрации?
Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:
- Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
- Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
- Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
- Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.
Какую форму нужно использовать?
Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала.
Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:
- Номер страницы;
- Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
- Номер и серия листка нетрудоспособности;
- Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
- Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
- Продолжительность нетрудоспособности в днях;
- Сумма начисленного пособия;
- Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.
Инструкция по заполнению
Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:
Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.- Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
- Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.
Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.
Скачать бланк и образец формы
Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.
Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.
Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.
Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?
Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.
Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка
- В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
- Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
- В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
- В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.
Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.
Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.
Выводы
Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.
Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.
