Термин «недостача» подразумевает такое понятие, как недочет материальных и денежных средств, которая фиксируется в процессе проведения бухгалтерской проверки магазина (инвентаризации, ревизия).
Недостача на предприятиях розничной торговли, считается привычным и частым явлением. В нее включается нехватка наличности в кассе, недостача товарно-материальных ценностей на складе и в торговом зале.
В магазине в большинстве случаях это происходит путем расхищения товара или денег из кассы.
За любой вид недостачи, как правило, отвечает материально-ответственное лицо, в конкретном случае непосредственно продавец или кассир.
Основными причинами такого негативного факта считаются: некачественный учет и контроль. Немаловажным считается и человеческий фактор.
Что делать работодателю?
В случае обнаружения недостатка товара или денежных средств в магазине требуется:
- Составить акт о недостаче в двух экземплярах, с точным указанием наименования товара, количества и суммы. Акты должны быть заверены подписью ответственных лиц и подотчетным торговым работником.
- Материальноответственное лицо обязано составить объяснительную записку на имя руководителя, указав причину отсутствия товара или наличности.
Решение о мерах воздействия и наказания работодатель может выбрать самостоятельно, за исключением присутствия злого умысла и высокой степени вины.
Возможные причины в розничной торговле
Причины возникшего недочета могут носить всевозможный характер, а именно:
- естественные убытки, вызванные потеряй товара по их физико-химическим свойствам, а именно уменьшение массы и объема (испарение, утечка, выветривание, усушка и т.п.);
- потери, связанные с халатным отношением к хранению и обращению с товаром (порча, бой, лом);
- хищение работника;
- спорная недостача (хищение, без установления виновного лица);
- человеческий фактор (ошибка в расчете с покупателем в его пользу);
- невнимательность торгового работника (при списании бракованного, испорченного товара, при работе с документами поставщиков, неправильное или ошибочное оформление первичных документов прихода и расхода поступления товара).
Ответственность работника (материальная, уголовная)
При оформлении на работу в магазин розничной торговли продавца, кроме трудового соглашения, составляется договор о материальной ответственности, который имеет два понятия:
- полная ответственность, которая предполагает погашение нанесенного убытка в полном объеме;
- частичная ответственность, ограничивается выплатой ущерба в рамках среднемесячной заработной платы работника (продавца).
В трудовом кодексе РФ указаны случаи, которые влекут за собой наступление материальной ответственности:
- документально подтвержденная недостача денежных средств и товара;
- умышленное нанесение убытка;
- ущерб, нанесенный во время работы в состоянии алкогольного опьянения или под воздействием наркотических веществ;
- убыток, доказанный в процессе судебного разбирательства.
При установлении хищения наличных денег или товара в магазине, работодатель имеет право взыскать с продавца нанесенный материальный ущерб.
Взыскание можно производить частями, путем вычетов суммы недостачи из заработной платы виновного работника.
Такая сумма может взиматься в соответствии действующего законодательства РФ, ежемесячно в размере 20% от месячной зарплаты и до полного погашения ущерба. Сумма недостачи должна рассчитываться по закупочным ценам, а не по розничным.
Существует и такое понятие в магазине как коллективная ответственность, которая широко распространена в современных торговых сетях (супермаркеты, гипермаркеты и т.д.) В этом случае за недостачу отвечают все участники трудового процесса (смена, бригада) и сумма взыскания делится между ними поровну. Устанавливается она для работников с помощью приказа и заключение дополнительных соглашений.
В большинстве случаев подобные споры между работодателем и работником частных фирм и компаний решаются в добровольном порядке, что совершенно недопустимо для государственных структур.
В данной ситуации возникает необходимость не только в возмещении убытка, но и выявление и наказание виновного.
Для решения вопросов касательно недостачи, работодатель имеет право обратиться в суд.
Для этого требуется представить необходимые документы:
- оригинал и копию кассовой книги за период, когда выявлен недочет;
- приказ о проведении ревизии и акт о подтверждении недостачи;
- чеки кассового аппарата за период возникнувшей недостачи;
- документы о поступлении товара, с указанием сумм и подписи материально ответственного лица;
- дефектные ведомости, свидетельствующие о списании товаров;
- приходные и расходные документы на товары и денежные средства;
- договора трудовых соглашений и материальной ответственности с продавцом;
- объяснительные записки ответственных лиц.
В случае подтверждения доказательств хищения в магазине розничной торговли в отношении виновного в растрате или недостачи, возбуждается уголовное дело.
В зависимости от вины и умысла применяется как уголовно-административная, так и уголовная ответственность.
Что делать продавцу?
Если после проведения инвентаризации была обнаружена недостача, работодатель обязан собрать комиссию.
Продавцу, в свою очередь, необходимо написать объяснительную, детально описав ситуацию и его причастность к ней.
В случае отказа написания такого документа, составляется акт. В нем будет отражен факт отклонения продавца магазина от предоставления объяснения, что для самого работника отрицательно влияет на ход разбирательства.
Продавец может воспользоваться услугами адвоката, с которым он сможет участвовать в проверке и ознакомлении документов. В случае подтверждения факта недостачи, работодатель в праве будет вычесть выявленную недостачу.
Сумма ущерба не должна превышать среднемесячный заработок виновного, и расчет должен производиться после полных вычетов налогов из его зарплаты.
Порядок удержания из зарплаты при увольнении
Увольнение продавца после выявления недостачи не снимает с него обязательств по возмещению убытка.
Если работник признал факт недостачи и дал согласие на добровольное погашение задолженности за принесенный убыток, при увольнении работодатель должен заключить с ним письменное соглашение.
В нем необходимо указать: срок и сумму погашения, а также рассрочку платежей или замену денежной наличности в случае ее отсутствия на материальные ценности.
В случае отказа сотрудника в признании своей вины и возмещения ущерба, работодатель вправе обратиться за помощью в суд.
Если виновное лицо не устроено официально
Удержание недостачи с неофициально устроенных работников считается противозаконным. Так как данная форма трудоустройства не влечет за работником никаких обязанностей и, как правило, никакой ответственности за их невыполнение.
Если трудовой договор с продавцом магазина не заключен, вопрос о погашении убытка решается путем переговоров между работником и работодателем.
Возникнувшая конфликтная ситуация разрешается в судебном порядке.
Если на продавца вешают недостающую сумму, а он не виноват
При выявлении недостачи у продавца существует два варианта решения проблемы: возмещение убытков в соответствии с договором о материальной ответственности или попытка доказать свою непричастность к утрате материально-денежных средств.
Если торговый работник уверен в своей не виновности, он имеет право на обжалование предъявленного ему обвинения в суде.
Данное разбирательство является довольно сложной процедурой, в которой не обойтись без помощи юриста.
В случае шантажа и вымогания возмещения ущерба со стороны руководства магазина, продавцу целесообразно обратиться в правоохранительные органы с жалобой на злоупотребление служебным положением работодателя.
Полезное видео
Каков порядок действий работодателя при обнаружении недостачи и как взыскать денежные средства с работника, рассказано в данном видео:
Выводы
В заключении следует отметить, что недостача в магазинах — привычная картина. И задача каждого руководителя снизить наличие этого негативного явления до минимума.
Существует ряд мер, которые смогут понизить процент недостач: подбор кадров, трудоустройство в соответствии законодательства РФ, прозрачность и правильность ведения бухгалтерского учета и документации, установление регулярных сроков и порядка инвентаризации и т.д.
Для начала определим, что же такое полная материальная ответственность в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ. Общие положения о материальной ответственности работников перед работодателем содержатся в гл. 39 ТК РФ.