На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.
Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.
Назначение документа
В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.
Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.
Функции акта о недостаче следующие:
- Позволяет определить точную сумму убытка.
- Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
- Используется для составления отчетности.
- Позволяет определить уровень работы предприятия.
Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.
Что делать, если выявлена недостача при увольнении?
Как составить?
Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.
Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.
Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным
При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации
Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.
Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.
Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:
- В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
- Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
- В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
- Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
- В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
- Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
- Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
- В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.
Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.
Скачать образец заполнения
Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel
Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.
При выявлении недостачи денежных средств в кассе
По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.
Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:
- При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
- В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
- По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
- На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.
Пример оформления
Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.
Полезное видео
О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.
Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.
Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.