В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.
Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.
Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?
Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:
- в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
- потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;
Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.
- далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
- после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.
Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.
В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.
Читайте также: Что делать, если выявлена недостача в кассе?
Причины выявления
Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.
Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:
- кража на производстве;
- расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
- очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.
Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.
Оформление документов
Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.
К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.
В процессе списания недостачи ТМЦ используются:
- акт приема-передачи, как основание;
- акт о проведении служебного расследования;
- приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
- книга учета недостачи.
Кроме этого, придется использовать такие документы как:
- сличительные ведомости;
- объяснительная и докладная записки;
- бухгалтерские первичные и учетные документы.
Как оформляется акт?
По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:
- дата и место оформления;
- перечень состава уполномоченных лиц;
- условия хранения ТМЦ;
- в табличном варианте недостающий товар или материалы;
- стоимость недостачи;
- указание на ответственного сотрудника.
Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.
Скачать образец акта о недостаче – word.
Образец докладной записки
Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.
Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.
После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.
Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.
Акт о служебном расследовании по данному факту
Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.
Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.
Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.
Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:
- решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
- описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
- следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
- указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
- описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
- вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.
В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.
Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.
Приказ о возмещении материально-ответственным лицом
Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.
Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.
Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:
- реквизиты организации и ее местоположение;
- число составления и порядковый номер;
- основания для оформления распоряжения;
- указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
- ссылка на законодательство;
- ссылка на акт проверки, докладную записку;
- фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.
Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.
Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.
Книга учета
Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.
В нее вносятся все виды потерь предприятием:
- хищение;
- незаконные растраты;
- переплаты и незаконные расходы материала;
- порча материала;
- уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;
Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.
Состоит документ из 3 частей:
- первый – оформляется для учета недостач;
- второй с целью контроля расходов на пени, штрафы и неустойки;
- третий – для фиксирования прочих несанкционированных расходов, таких как кража, незаконные растраты и прочее.
Первый раздел содержит форму для открытия лицевых счетов по денежным средствам и каждому виду имущества.
При возникновении необходимости внесения записи нужно указать:
- вид имущества;
- число возникновениям недостачи;
- полное описание предмета, включая порядковый номер;
- реквизиты первичной накладной;
- объем и сумма недостачи.
Второй раздел имеет отдельные лицевые счета специального назначения – нарушение:
- условий перевозок;
- санитарных норм;
- условий договоров;
- расчетной дисциплины;
- уплата различных видов штрафных санкций.
В третьем разделе собраны счета, которые не входят в первые два.
Важно: для внесения записи необходим приказ руководителя.
В книге ежеквартально выводятся итоги, а в конце года подбивается общая сумма расходов, заверяется подписями руководителя и бухгалтера.
В конце книги необходимо указать название всех счетов с указанием номеров листов, все листы следует пронумеровать, и указать на последнем их общее количество, данная запись также заверяется ответственными лицами.
Полезное видео
Порядок оформления приказа о проведении инвентаризации и регистрации в журнале учета, подробно рассмотрен в данном видео:
Выводы
Многие предприятия сталкиваются с таким явлением как недостача ТМЦ очень часто, так как она может возникнуть не только по причине халатности или корысти ответственного лица, но и в случае возникновения каких-либо недочетов со стороны бухгалтерии или пересортицы.
В любом случае ее необходимо правильно оформить, составить все необходимые документы, получить доказательства ее возникновения и пояснения по этому поводу.
